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Elektronische Projektakte –
komplexe Projekte sicher im Griff

Die elektronische Projektakte in Doxis4

Projektakten mit Doxis4 managen

Die Doxis4 Projektakte ermöglicht den schnellen, standortunabhängigen und gegen unbefugten Zugriff gesicherten Zugriff auf alle projektrelevanten Dokumente und Informationen – immer im relevanten Kontext. Gemanagt und archiviert werden die gesamten multimedialen Informationen zu einem Projekt: Vom Schriftverkehr über die Planung bis hin zu CAD-Dokumenten. Zur Bewältigung der Dokumentenfülle bei der Recherche stehen vielfältige Filter sowie eine Sortierung von Trefferlisten bereit. Zusätzlich bietet Doxis4 über das Modul Projektraum extern am Projekt beteiligten Unternehmen via Web-Frontend einen gesicherten und dokumentierten Zugriff auf erforderliche Projektinformationen.

Die elektronische Akte unterstützt insbesondere dokumentenintensive Projekte, beispielsweise in der Fertigung oder im Bauwesen. Die zentrale Registerstruktur der elektronischen Projektakte lässt sich, je nach Projekttyp und gewählter Methode des Projektmanagements, an die individuellen Erfordernisse des konkreten Projekts anpassen sowie im dynamischen Projektverlauf verändern. Eine nahtlose Integration in ERP-, CAD- und PPS-Systeme ermöglicht die Übernahme und Synchronisation von Stamm- und Bewegungsdaten im Produktionsablauf oder den Aufruf archivierter Dokumente direkt aus den Produktionssystemen. Ohne Medienbrüche ist so auch in komplexen Projekten die jeweils aktuelle Information verfügbar. Automatische Versionsverwaltung und Historisierung sorgen für rechtssichere Dokumentation und für Compliance und Haftungsfragen dokumentiert die Audit Trail-Funktion, wer wann was gesehen, eingefügt, bearbeitet oder gelöscht hat.

Ihr Nutzen

  • Zentrales Steuern und Überwachen sämtlicher Dokumente in Projekten
  • Transparenz und Kontrolle über Ressourcen, Termine und Entscheidungen 
  • Abbildung unterschiedlichster Projektstrukturen in einer Aktenlösung
  • Rechtssichere Dokumentation für Compliance und Haftung

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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Fähigkeiten und Stärken

  • Ganzheitliche Aufbewahrung und Ansicht

    Mit der elektronischen Doxis4 Projektakte lassen sich im Projekt alle Dokumente aller Typen und Formate – E-Mails, Pläne, (CAD-) Zeichnungen, Bilder, Videos etc. – zentral erfassen, managen und dokumentieren. Ein Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Dokumente an, auch wenn das originäre Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Alternativ kann die archivierte Datei auch mit einer anderen Anwendung geöffnet und angezeigt werden.

  • Rechtskonforme Archivierung und Dokumentation

    Die Doxis4 Projektakte sorgt für die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente und Akten eines Projekts über die gesetzliche Frist hinaus bis hin zum Ablauf möglicher Verjährungsfristen. Die Audit Trail-Funktion dokumentiert bei allen Dokumenten fortlaufend wer, was wann, eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Die revisionssicher archivierte Dokumentation ist für Compliance mit rechtlichen oder internen Vorschriften ebenso relevant wie für Fragen der Haftung im Streit- oder Schadensfall. 

  • Informationsbereitstellung - intern und extern

    Mit einem elektronischen Postkorb werden im Projekt Dokumente beliebiger Größe an Beteiligte unbegrenzt oft verteilt ohne physisch redundant vorzuliegen. Geringere Netzbelastung und Sicherheit durch verschlüsselte Kommunikation sind deutliche Vorteile gegenüber der unsicheren Kommunikation via E-Mail. Über den Doxis4 Projektraum erhalten externe Projektbeteiligte via Web passwortgeschützten Zugriff auf die elektronische Projektakte. Für Register, Ordner oder einzelne Dokumente können differenzierte Berechtigungen für Funktionen, wie Ansehen, Bearbeiten, Up- und Download, vergeben werden.

  • Übertragbare Projektstruktur

    Die auf individuelle Anforderungen anpasste Struktur der elektronischen Projektakte mit Doxis4 lässt sich für parallele oder aufeinander folgende Projekte ebenso übertragen wie deren Anpassung im dynamischen Projektverlauf. Typische Beispiele finden sich in beinahe allen Branchen vom Veranstaltungs- und Netzmanagement über den Bau und in der Fertigung.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 Projektakte unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über ein erneute Benutzerautorisation und –Authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann alternativ über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden. Eine erneute Benutzerautorisation und -Authentifizierung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

  • Dokumente schnell und einfach finden

    Die Suche nach Dokumenten kann mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg erfolgen. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei Bewältigung der Dokumentenfülle. 

Fähigkeiten & Stärken Projektakte
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Informationscockpit

Das Projektdeckblatt der eAkte stellt auf einen Blick grundlegende Informationen wie Projektdaten und Kommentare zum Projekt bereit. Zusammen mit der übersichtlichen Registerstruktur des Projekts steht so ein komplettes Informationscockpit für den schnellen und zielsicheren Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen zur Verfügung.

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Einheitliche Registerstruktur

Die Projektakte mit zentral gesteuerter, einheitlicher Registerstruktur kann flexibel auf jeden Projekttyp und jede Methodik abgestimmt werden. Einmal hinterlegte Aktenstrukturen können jederzeit auf andere Projekte gleichen Typs übertragen werden. Zusätzlich ermöglicht ein zentral definierter Aktenplan eine eindeutige Struktur und Systematik für alle vorhandenen Dokumente und Akten, unabhängig von den eigentlichen Projektakten.

Projektraum mit Web-Frontend

Extern Projektbeteiligte erhalten passwortgeschützt via Web-Frontend Zugriff auf die für sie projektrelevanten Dokumente. Entsprechende Berechtigungen können granular für Register, Ordner oder sogar einzelne Dokumente sowie mit zeitlicher Begrenzung erteilt werden – die Benutzerverwaltung kann dabei direkt vom Projektmanager vorgenommen werden.

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Elektronische Projektakten mit Doxis4 im Überblick

Projektaktenmanagement

  • Einheitliche Verwaltung von Projektinformationen und
    -dokumenten unterschiedlichster Formate und Quellen in vordefinierter, einheitlicher Aktenstruktur
  • Kompakte Übersicht aller wichtigen Projektdaten (Informationscockpit)
  • Rollenbasiertes und feinstufiges Berechtigungs­system (Register, Ordner, Dokument; temporäre Zugriffe etc.)
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Akte: Mitnahme einer elektronischen Akte mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)
  • Projektraum (sichere Einbindung Externer)
  • Flexibel konfigurierbare Aktensichten: individuell (z.B. Genehmigungen, Freigaben und Termine) oder abtei­lungsbezogen (z.B. Einkauf, Finanzen, Materialwirtschaft)
  • Integration von systemübergreifenden Funktionalitäten, z.B. Adressanzeige in Google Maps (Projektstandorte, Position von Baumaschinen), integriertes Wiki
  • Übernahme der Berechtigungsstrukturen aus Fremdsystemen (z.B. LDAP)

Projektdokumentenmanagement

  • Revisionssichere Speicherung der Dokumente und Akten
  • Klare Ablagestrukturen und normierte Ablagevorgänge vermeiden Redundanzen und Mehrdeutigkeiten bei den Ablagemerkmalen
  • Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Internationalität durch Mehrsprachigkeit (UNICODE-fähig)
  • Logisches Zuordnen der Dokumente zu mehreren Teil­projekten oder Beteiligten, ohne Redundanzen im Archiv
  • Anreichern der Dokumente um zusätzliche Indizes (Metadaten) im laufenden Betrieb
  • Viewer für mehr als 300 Formate, auch wenn die Anwen­dung, mit der sie erstellt wurden, nicht vorliegt (auch CAD)
  • MS-Office-Integration - Dokumente direkt aus MS-Office heraus recherchieren und ablegen
  • Elektronischer Postkorb für dokumentenintensive Prozesse
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software

Projektprozessmanagement

  • Audit Trail-Funktion – Clientseitige Dokumentation: Wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen
  • Doxis4 Workflow-Anbindung möglich: z.B. Terminierung, Fristen, Wiedervorlage
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für Statusänderung, Freigabe/Genehmigung

Projektdatenmanagement

  • Zusammenführung unterschiedlichster Informations­objekte aus verschiedenen Datenquellen in der elektroni­schen Projektakte (z.B. aus ERP, CRM, CAD, PPS-Systemen)
  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation sowie Übernahme von Berechtigungen

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