www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronische Personalakte —
sensible Dokumente effizient
und sicher managen

Die elektronische Personalakte in Doxis4

Doxis4 für elektronische Personalakten

Die Doxis4 Personalakte ermöglicht das sichere und intuitive Managen aller sensiblen perso­nenbezogenen Dokumente und Daten von Mitarbeitern und Bewerbern. Ob Bewerbungs­unterlagen, Verträge, E-Mails, Aufzeichnungen von Mitarbeitergesprächen oder Qualifika­tionen im Rahmen der Personalentwicklung – auf Knopfdruck bietet die elektron­ische Akte einen Überblick über alle relevanten Mitarbeiter- und Bewerberinformationen sowie einen direkten Zugriff auf die erforderlichen Personaldokumente.

Über einen differenzierbaren Zugriffsschutz wird sichergestellt, dass Anwender nur genau die Akten bzw. die Dokumente der elektronischen Personalakte sehen und bearbeiten können, für die sie berechtigt sind. Mit diesem Berechtigungskonzept lassen sich so alle geforderten daten­schutzkonformen Einsichtsbeschränkungen abbilden, die aus Führungs-, Sachbearbeitungs- und Mitarbeitersicht erforderlich sind. Automatisierte Prozesse wie Ein- und Austritt, Mutter­schutz oder der regelmäßige Nachweis notwendiger Qualifikationen lassen sich ebenso unterstützen wie die Einhaltung gesetzlicher oder betrieblich wichtiger Fristen. Standardi­sierte Schnittstellen zu HR-Systemen und die Übernahme sowie regelmäßige Synchroni­sation von Personal­stammdaten garantieren die nahtlose Einbindung in die Personalprozesse.

Doxis4 Personalakte:

  • Medienbruchfreie, mandanten­fähige und revisionssichere Aufbewahrung der Personal- und Bewerberunterlagen
  • Standardisierte Funktionalität für den Aufbau einheitlicher Akten­strukturen
  • Schutzmechanismen gegen unbe­fugten Zugriff/Einsichtnahme
  • Einbindung in HR- und Abrechnungssysteme durch standardisierte Schnittstellen

Kontakt aufnehmen »

Short Best Practice: Elektronische Personalakten bei Randstad

Short Best Practice: Elektronische Personalakten bei Randstad

Rund 2.500 Randstad-Mitarbeiter sind deutschlandweit mit der Vermittlung von Arbeitskräften beschäftigt. Dreh- und Angelpunkt der Geschäftstätigkeit ist der Bewerber- und Mitarbeiterpool. Der jederzeitige, direkte Zugriff auf alle Personaldokumente ist geschäftskritisch für den Personaldienstleister.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über den erfolgreichen Einsatz der elektronischen Personalakte mit Doxis4 bei Randstad Deutschland.

zum kostenlosen Best Practice Pfeil

Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

Mehr lesen »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

Mehr lesen »
LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

Mehr lesen »
SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

Anwenderbericht »
Aktion Mensch e.V.

Aktion Mensch löst die papierbasierte Aktenführung durch digitales Dokumentenmanagement und elektronische Akten mit Doxis4 ab.

Mehr lesen »

Elektronische Personalakte - Fähigkeiten und Stärken

  • Sofort produktiv einsetzbar

    Die elektronische Personalakte ist als Doxis4 Solutions Package verfügbar und steht nach Implementierung sofort zum Einsatz bereit. Die vorkonfigurierte Personalakten-Lösung beruht auf einer Vielzahl von Kundenprojekten und deckt in Struktur und Funktionalität die wichtigsten Anforderungen an eine Personalakte im Standard bereits ab. Individuelle Anforderungen lassen sich jederzeit optional umsetzen. Zentral gepflegt und gesteuert, sind Anpassungen an individuelle Erfordernisse im gesamten Unternehmen sofort verfügbar.

  • Finden und standortunabhängiger Zugriff

    Das Wiederfinden der Personalakten und -Dokumente erfolgt durch Absprung aus dem HR-System bzw. mittels Index- und Volltextsuche im Doxis4 Client. Während bei der Indexrecherche schnell und gezielt nach bestimmten Akten oder Dokumenten gesucht wird, durchsucht die Volltextsuche (Textmining) die Dokumenteninhalte. Mit Doxis4 lassen sich Personaldokumente unternehmensweit bündeln und zentral nutzen: Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Zertifikate oder andere Dokumente. Die Doxis4 Personalakte bietet Unternehmen mit mehreren Standorten große Vorteile: Der Zugriff auf die Personalakten wird entkoppelt von der Aufbewahrung und kann zudem zeitgleich erfolgen. Standortunabhängig stehen die digitalen Personalakten als Offline-Akte oder optional mittels Zugriff über Web und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt! In Abhängigkeit von den jeweiligen IT-Strukturen lassen sich die Personalakten zentral, an verteilten Standorten oder in einer Kombination beider Verfahren langzeitsicher aufbewahren. 

  • Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz

    Der hohe Schutz der sensiblen Personaldokumente wird durch die persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, die SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie die Übernahme der Berechtigungen aus dem jeweiligen HR-System erreicht. Temporär können Zugriffe für Vorgesetzte zur disziplinarischen Führung und für Mitarbeiter zur Wahrnehmung der gesetzlich garantierten Einsicht gewährt werden. Mittels Audit Trail-Funktion wird revisionssicher dokumentiert, wer, wann Dokumente eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Alle Bearbeitungsschritte werden so durch Protokollierung transparent gehalten.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 Personalakte unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über ein erneute Benutzerautorisation und –Authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann aber auch über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden. 

  • Integration in HR- und Entgeltabrechnung sowie Microsoft Office

    Die Doxis4 Personalakte lässt sich in jegliche HR- und Entgeltabrechnungssysteme integrieren. Zum Aufruf der Personalakte wird mittels iECM-Link dazu ein direkter Absprung angeboten. Die Übernahme und das Synchronisieren der Personaldaten erfolgt über standardisierte Schnittstellen, ebenso wie das Überführen der zu archivierenden Dokumente, z.B. Entgeltabrechnungen. Durch die Microsoft Office-Integration lassen sich Dokumente und E-Mails direkt aus der jeweiligen Microsoft-Anwendung heraus recherchieren und ablegen. Die Vorlagenverwaltung erleichtert und automatisiert zudem das Erstellen von Korrespondenz, Verträgen etc. 

  • Dokumentenintensive Personalprozesse

    Über das revisionssichere Archivieren und Managen der relevanten Dokumente hinaus lassen sich auch dokumentenintensive Personalwirtschaftsprozesse digital abbilden sowie manuell oder automatisiert ausführen. Das manuelle Verteilen der Personaldokumente kann mittels elektronischer Postkörbe erfolgen. Der elektronische Postkorb funktioniert wie ein klassischer E-Mail-Zugang, allerdings mit zwei wichtigen Unterschieden: die kommunizierten Dokumente bleiben gesichert in Ihrem Personalaktensystem. So können Sie sicher sein, dass jede Nachricht, welche Sie versenden, nicht von Dritten eingesehen werden kann. Im Gegensatz zur E-Mail ist der Bearbeitungsstatus jederzeit transparent. Das erspart Ihnen Nachfragen per Mail und Telefon.

Icon: Fähigkeiten & Stärken Personalakte in Doxis4
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Archivierung von Personaldokumenten mit SAP-Integration
Short Best Practice

Randstad: Archivierung von Personaldokumenten mit SAP-Integration

Short Best Practice »
Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen
Fachartikel

Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

Fachartikel »
Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fact Sheet

Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP

Fact Sheet »

Die elektronische Personalakte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Personalakten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Alle Personaldaten im Blick

Die Doxis4 Personalakte zeigt alle wichtigen Personaldaten übersichtlich in einem Informationscockpit an – inklusive aller anstehender Termine und Fristen sowie hinterlegten Kommentare. Übersichtlich und medienbruchfrei werden alle Personaldokumente in einer standardisierten Struktur angezeigt. Über diese vorgegebene Struktur hinaus lassen sich mit wenigen Klicks individuelle „virtuelle“ Aktensichten erzeugen, die optimal auf den individuellen Informationsbedarf zugeschnitten sind, z.B. alle in den nächsten 30 Tagen auslaufenden Zeitarbeitsverträge.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Optimiertes Personalmanagement

Elektronische Workflows unterstützen und beschleunigen typische und häufig wiederkehrende Vorgänge wie Ein- und Austritt, Aus- und Weiterbildungen etc. Neben dem Vorteil höherer Automatisierung wird, unabhängig vom Standort und jeweiligen HR-Mitarbeiter, ein stets gleichbleibendes Qualitätsniveau garantiert.

Doxis4 Personalakte im Überblick

Personalaktenmanagement

  • Einheitliche Verwaltung von Personalinformationen und -dokumenten unterschiedlichster Formate und Quellen in vordefinierter, einheitlicher Aktenstruktur
  • Kompakte Übersicht aller Personaldaten (Informationscockpit)
  • Detailliertes Berechtigungsmanagement für Zugriff auf Personalakten oder einzelne Dokumente, auch temporär möglich
  • Übernahme der Berechtigungsstrukturen aus allen gängigen HR-Systemen
  • Einschränkungen der Berechtigung für Zugriff/Verände­rung aufgrund von Personaldaten (z.B. Mitarbeiter­gruppe):
    • gesamte Akten
    • Aktenregister
    • Personal(stamm)daten

Personaldokumentenmanagement

  • Logische Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Personalvorgängen ohne Redundanzen im Archiv
  • Erweiterung und Indexierung von Dokumenten um zusätzliche Indizes (Metadaten) im laufenden Betrieb
  • Komfortable Ablage von Dokumenten: manuell oder automatisierte Stapelablage
  • Ablage von MS-Office Dokumenten via Drag & Drop in den Doxis4 Client inkl. Übernahme von Dateieigenschaften
  • Recherche relevanter Personaldokumente direkt aus MS Office heraus
  • Ablage von Dokumenten in verschiedenen Repräsenta­tionen als Quell- und Zielformat, z.B. Word und PDF
  • Erfassung von Papierdokumenten über vollständig integrierte Scan-Software

Personalprozessmanagement

  • Automatische Wahrung von Fristen zur Löschung bestimmter Dokumente
  • Abbildung standardisierter und Ad-hoc-Workflows für wiederkehrende Prozesse (Ein- & Austritt, Elternzeit, Azubi etc.)
  • Warnung vor Überschreitung in mehrfacher Teilzeitbeschäftigung
  • Clientseitiges Auditing – wer hat was, wann, an welchen Dokumenten vorgenommen
  • Automatisierte Wiedervorlage zum Nachweis von Qualifikationen, Befugnissen etc.

Personaldatenmanagement

  • Übernahme und Synchronisation von Personaldaten über standardisierte Schnittstellen zu jeglichen marktgängigen HR- und Abrechnungssystemen, wie z.B. SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY u.a.m
  • Direkter Absprung aus dem jeweiligen HR- und Entgelt-System in die Doxis4 Personalakte (und umgekehrt)
  • Automatisierte Übernahme von Personaldokumenten, z.B. Entgeltabrechnungen

Haben Sie Fragen zur elektronischen Personalakte oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur elektronischen Personalakte oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.