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Elektronische Kundenakte – alle Geschäftsunterlagen im Zugriff

Die elektronische Kundenakte in Doxis4

Mit Doxis4 gut über Kunden informiert

Wer sich zur Kundenorientierung bekennt, sollte seine Kunden gut kennen. Das Wissen über die Geschäfts­beziehung zum Kunden lässt sich in der digitalen Kundenakte auf Basis der elektronischen Akte in Doxis4 managen. Im Gegensatz zur standortgebundenen Papierablage, chaotischen Fileverzeichnissen oder verteilten Informationssilos, hauptsächlich in ERP- und CRM-Systemen, bieten Doxis4 Kundenakten eine vollständige Dokumentation der Geschäftsbeziehung und einen jederzeitigen, standortunabhängigen Zugriff auf die Kundenunterlagen – die Berechtigung hierfür vorausgesetzt.

Mit Doxis4 erhalten Sie ein Informationscockpit mit dem Sie gesicherte und konkrete Auskünfte zum Kunden, Auftrag und Projekt treffen können. Nach Aufruf der Kundenakte erhalten Sie eine Übersicht (Aktendeckel) über alle für Sie wichtigen Kundendaten. Der Zugriff auf die Kundenakte kann stationär über den PC-Arbeitsplatz – Doxis4 winCube und webCube – erfolgen oder mobil über den Doxis4 mobileCube, alternativ auch über die Offline-Akten-Funktion.

Statt Korrespondenz in E-Mail-Systemen, Angebote im Vertriebsinformationssystem (CRM), Aufträge im Warenwirtschaftssystem und Rechnungen in der Fibu-Software aufzubewahren, erhalten Sie mit der Doxis4 Kundenakte eine strukturierte Aufbewahrung aller kundenrelevanten Belege. Durch die Übernahme der Dokumente und Indexwerte aus den jeweiligen E-Mail-, MS-Office-, ERP-, CRM- und Fibu-Systemen wird die Kundenakte weitestgehend automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Lediglich eingehende Papierdokumente werden der Kundenakte durch Scannen hinzugefügt. Die Microsoft Office-Integration ermöglicht zusätzlich eine Suche in der Kundenakte direkt aus Word, Excel & Co. heraus. Durch den direkten Absprung aus bestehenden Drittsystemen wie ERP, CRM etc. ist eine schnelle und durchgängig medienbruchfreie Bearbeitung möglich. Dabei werden sämtliche Bearbeitungsschritte ebenso lückenlos wie rechtssicher dokumentiert und archiviert.

Die Doxis4 Kundenakten bieten eine einheitliche Ablagestruktur, die beliebig gemäß der unternehmensindividuellen Anforderungen definiert werden kann. Individuelle Sichten auf die Geschäftsunterlagen eines Kunden lassen sich einfach selbst durch den Anwender definieren, z.B. „Zeige mir auf Kopfdruck alle Aufträge eines Kunden innerhalb der vergangenen drei Monate.“ Werden Dokumente in der Doxis4 Kundenakte neu eingestellt – beispielsweise eine Auftragsbestätigung – erhält der Anwender automatisiert eine Information per E-Mail.

Mehr über die elektronische Kundenakte

Ihr Nutzen

  • Jederzeitiger, standort­unab­hängiger Zugriff auf alle Geschäfts­unterlagen eines Kunden
  • Direkter Aufruf aus und Integration in ERP, CRM und Co.
  • Vollständige und medienbruchfreie Aufbewahrung von Geschäfts­unterlagen
  • Aktive Benachrichtigung bei neu eingestellten Dokumenten, z.B. Aufträge, Bestellungen etc.

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Digitale Kundenakten mit Doxis4

Broschüre: Digitale Kundenakten mit Doxis4

Der Informationsfluss ist heute schneller denn je, Kunden erwarten sofort Antworten auf ihre Fragen. Kompetente und service-orientierte Dienstleister müssen deshalb in Echtzeit reagieren. Die sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Partnern und Lieferanten wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Alle Dokumente auf einen Blick zu erfassen ist aber erst der Anfang. Damit Ihr Service rund um die Uhr reibungslos funktioniert, brauchen Sie einen zeit- sowie ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Nur so schaffen Sie zufriedene Kunden.

Erfahren Sie mehr über die digitale Kundenakte mit Doxis4 in unserer Broschüre.

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Fähigkeiten & Stärken

  • Alle Kundeninformationen im Blick

    Die Doxis4 Kundenakte zeigt in einem Informationscockpit alle wichtigen Geschäftsunterlagen (Schriftverkehr, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen etc.) zu einem Kunden strukturiert in beliebigen Registern an. Den Anwender erwartet nach Aufruf der Kundenakte ein virtueller Aktendeckel mit allen wichtigen Kundeninformationen, die unternehmensindividuell bestimmt werden können. Daten selbst lassen sich automatisiert aus ERP, CRM etc. übernehmen und regelmäßig synchronisieren. Darüber hinaus lassen sich von Anwendern selbst schnell und einfach „virtuelle“ Ansichten auf die Kundenakte erzeugen, die zugeschnitten auf einen bestimmten Informationsbedarf sind, z.B. alle Reklamation innerhalb der vergangenen 14 Tage.

  • Kundenanfragen effizient und schnell bearbeiten

    Bei Kundenanfragen zu Lieferterminen oder Reklamationen ist jederzeit eine schnelle und qualifizierte Auskunft auf Basis der elektronischen Kundenakte möglich. Sie steht unabhängig vom Standort – Berechtigung vorausgesetzt – 7 x 24 Stunden zur Verfügung und ermöglicht effizientes Kundenmanagement mit der Anforderung „one face to the customer“.

  • Revisionssichere Archivierung und Dokumentation

    Die Doxis4 Kundenakte sorgt für die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung aller Dokumente und Akten eines Kunden über die gesetzliche Frist hinaus bis hin zum Ablauf möglicher Verjährungsfristen. Die Audit Trail-Funktion dokumentiert bei allen Dokumenten fortlaufend, wer was wann eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Die revisionssicher archivierten Geschäftsunterlagen sind zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Vorschriften ebenso relevant wie für Fragen der Haftung im Reklamations- und Schadensfall. 

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und große mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit unentbehrlich. Sie bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Die Mandantentrennung kann alternativ über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden. Eine erneute Benutzerautorisation und -Authentifizierung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Innerhalb von Doxis4 lassen sich umfangreiche Berechtigungskonzept (Gruppen, Rollen, Einheiten etc.) realisieren, die Ihren Geschäftsunterlagen zusätzliche Sicherheit geben.

  • Intelligente Workflows

    Im Rahmen der Akquise, Auftrags- und Bestellabwicklung arbeiten Mitarbeiter häufig abteilungsübergreifend zusammen. Diese besonders dokumentenintensiven Prozesse verlangen nach einem elektronischen Workflow, damit die Vorgänge just-in-time abgewickelt werden können. Der Doxis4 Workflow stellt eine ideale Ergänzung zur Doxis4 Kundenakte dar und ermöglicht das kontrollierte Verteilen und Bearbeiten von Vorgängen. Innerhalb der Vorgangsbearbeitung haben die Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigung Zugang zur Kundenakte, einzelnen Register oder Dokumenten. Der Vorgang selbst wird Teil der Akte, so dass im Rückblick dokumentiert ist, wer, wann was getan und entschieden hat.

  • Arbeiten wie mit Microsoft, Suchen wie bei Google

    Während der Bearbeitung eines MS-Office-Dokuments kann direkt aus Word, Excel und Co. eine Suche nach Dokumenten mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg erfolgen. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei Bewältigung der Dokumentenfülle.

Elektronische Kundenakte in Doxis4
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Elektronische Kundenakten mit Doxis4 im Überblick

Kundenaktenmanagement

  • Verwaltung von Geschäftsunterlagen und Belegen unterschiedlichster Formate und Quellen in einheitlicher Kundenaktenstruktur
  • Kompakte Übersicht aller grundlegenden Kundendaten und Einstieg in die Aktenregister (Informationscockpit)
  • Mobiler Zugriff via Web- und Mobil-Client
  • Offline-Akte: Mitnahme einer elektronischen Akte mittels Check-in/Check-out mit voller Funktionalität: ansehen und bearbeiten (automatische Synchronisation)
  • Flexible konfigurierbare Aktensichten: Individuell (z.B. Aufträge, Reklamationen etc.)  oder abteilungsrelevant (z.B. Vertrieb, Kundenservice, Finanzen)
  • Abonnement-Funktion zur Information per E-Mail z.B. für Statusänderung, Freigabe/Genehmigung
  • Integration von systemübergreifenden Funktionalitäten in die elektronische Kundenakte, z.B. Adressanzeige in Google Maps (Bestell- oder Lieferorte)

Kundendokumentenmanagement

  • Revisionssichere Archivierung aller Geschäftsunterlagen
  • Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage (manuell oder automatisierte Stapelablage), Suche, Bearbeiten, Versionieren, Historie etc.
  • Internationalität, u.a. durch Mehrsprachigkeit
    (Unicode-Fähigkeit)
  • Logisches Zuordnen der Dokumente zu mehreren Aktenregistern, ohne Redundanzen im Archiv
  • Anzeige von mehr als 300 Formaten im integrierten Viewer, auch wenn die Anwendung, mit der eine Datei erstellt wurde, nicht verfügbar ist
  • MS-Office-Integration – Dokumente direkt aus MS-Office heraus recherchieren und ablegen
  • Doxis4 Workflow-Anbindung möglich: z.B. Terminierung, Fristen, Wiedervorlage
  • Elektronischer Postkorb für dokumentenintensive Prozesse
  • Erfassen der Papierdokumente über vollständig integrierte Scan-Software

Compliance/Sicherheit

  • Sicherheit durch Autorisation und Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation sowie Übernahme von Berechtigungsstrukturen aus Fremdsystemen (z.B. LDAP)
  • Rollenbasiertes und fein granulierbares Berechtigungs-System (Register, Ordner, Dokument; temporäre Zugriffe etc.)
  • Audit Trail-Funktion – revisionssichere Dokumentation: Wer hat was, wann an welchen Dokumenten vorgenommen

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kundenakte oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur elektronischen Kundenakte oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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