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eAkte in Doxis4

Elektronische Akte (eAkte) mit Doxis4 –
aus Akten werden Anwendungen

Die elektronische Akte mit Doxis4 kombiniert Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen. Sie dient als zentraler Einstiegspunkt in der Vorgangsbearbeitung und zur Recherche von Geschäftsunterlagen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, Vorgänge können in Akten aufgenommen oder eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar gemacht werden. eAkten versorgen Anwender proaktiv mit neuesten Informationen und beziehen dabei auch die heute isolierte E-Mail-Kommunikation mit ein.

Mit der Doxis4 eAkte lassen sich jegliche Akten- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren. Je nach Ausprägung finden Sie Doxis4 eAkten beispielsweise im Vertrieb als Kundenakte, im HR/Personalbereich als Personalakte, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakte, im Vertragswesen als Vertragsakte, in der Verwaltung als Bürgerakte und im Gesundheitswesen als Patientenakte. Hinsichtlich ihrer Strukturmerkmale und visuellen Erscheinung gleicht die eAkte der physischen Akte mit den hierfür typischen Aktendeckblättern und Registern. Wer also seine Papieraktenordner, Hängeregister und Fileverzeichnisse ablösen möchte, findet mit der Doxis4 eAkte die richtige Lösung.

eAkte stellt unabhängige Zusammenarbeit sicher

Die elektronische Akte führt bislang getrennt abgelegte Informationen zu einem Sachvorgang zusammen. Strukturierte und unstrukturierte Daten sind zumeist auf unterschiedlichen Ablagesystemen gespeichert, oftmals abgelegt in Ordnern oder Dateisystemen ohne Bezug zu den Geschäftsprozessen. Im Gegensatz dazu können mit der Doxis4 eAkte jegliche Informationsobjekte im Geschäftskontext gemanagt und dargestellt werden. Ebenso sind redundanzfreie Mehrfachzuordnungen möglich. Durch die Möglichkeit der Verknüpfung - Dokumente mit Akten, Vorgänge mit Akten, Akten mit Akten etc. - lassen sich Zusammenhänge transparent dokumentieren. Dort, wo Mitarbeiter bereichsübergreifend und standortübergreifend in Teams und Prozessen gleichzeitig mit denselben Informationen arbeiten, ermöglichen Doxis4 eAkten die gesicherte, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit, wie beispielsweise in der Projektabwicklung, im Rechnungswesen und Einkauf sowie dem Qualitätsmanagement.

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Ihr Nutzen

  • Standortübergreifender und sicherer Zugriff auf Akten
  • Dynamische Register halten eAkten automatisch aktuell und vollständig
  • Umfassende, aktuelle Sicht auf alle Informationen, auch Fremdsysteme
  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen – auf gleichem Akten­bestand von mehreren Standorten
  • Reduzierte Raum-, Material- und Personalkosten

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Anwendervideo: Elektronische Akten beim LWL

Anwendervideo: Erfolgreicher Einsatz der elektronischen Akten beim LWL

"Die eAkten sind permanent auf dem Tisch. Ich genieße jetzt täglich die Vorteile." - Die Einführung elektronischer Akten hat die Mitarbeiter des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL) überzeugt. Zur früheren Arbeitsweise mit Papierakten will niemand zurück. Nachfolgend finden Sie einen Filmbeitrag, in dem Anwender über ihre Erfahrungen berichten.

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Elektronische Akten (eAkten) – Fähigkeiten & Stärken

  • Informationscockpit

    Die Doxis4 eAkte bietet ein digitales Aktendeckblatt, das alle zentralen Informationen zur Akte übersichtlich darstellt. Die Informationen lassen sich aus Drittsystemen wie beispielsweise ERP, CRM und HR übernehmen und automatisiert synchronisieren. Welche Informationen auf dem virtuellen Aktendeckel stehen, ist für jeden Aktentyp frei über den Doxis4 cubeDesigner definierbar. Neben den zur Identifikation der Akten erforderlichen Informationen (Indexwerte/Metadaten), lassen sich auch Fristen und Termine hinterlegen, die automatisch von Doxis4 überwacht werden. Die Metadaten finden zudem Anwendung bei der Suche nach den Akten. 

  • Vollständige Aufbewahrung und Ansicht

    In der elektronischen Akte auf Basis von Doxis4 lassen sich Informationsobjekte unterschiedlicher Datenquellen und Formate – gescannte Papierdokumente und digitale Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos, Verlinkungen etc. - zentral erfassen, managen und dokumentieren. Der integrierte Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Informationsobjekte an, auch wenn das originäre Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Optional können alle Informationsobjekte natürlich jederzeit mit einer anderen im System installierten Anwendung dargestellt werden.

  • Informationen finden und standortübergreifende Zusammenarbeit

    Die Navigation in und über die eAkte erfolgt einfach über die jeweilige Registerstruktur oder mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei der Bewältigung auch großer Dokumentenmengen. Standortunabhängig steht die elektronischen Akte als Offline-Akte oder optional mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt! Zugeschnitten auf die jeweiligen IT-Strukturen, lassen sich die elektronischen Akten zentral, an verteilten Standorten oder in einer Kombination beider Verfahren langzeitsicher aufbewahren.

  • Strukturierte Aktenanlage und individuelle Aktensichten

    Die Anlage einer eAkte erfolgt über zentrale (bzw. pro Fachabteilung oder sonstige Organisationseinheit), frei definierbare Aktenmodelle. Sie geben vor, welche Inhalte zu einer Akte gehören und wie diese in der Akte strukturiert sind. Neben der Ablage in hierarchisch organisierten, statischen Registern unterstützt Doxis4 auch dynamische Register, deren Inhalt anhand definierter Suchkriterien automatisch aus dem gesamten Content Repository gebildet wird. Nutzer können zudem jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen. Für diese sogenannten „virtuellen Akten“ muss kein Inhalt verschoben oder kopiert werden – jedes Informationsobjekt kann redundanzfrei mehreren Akten zugeordnet werden.

  • Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz

    Für die Doxis4 eAkte lässt sich exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Zum Schutz sensibler Dokumente tragen  persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, die SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie – je nach Anwendungsfall – die Übernahme der Berechtigungen aus Drittsystemen (wie LDAP, HR-, CRM- und ERP-Systeme) bei. Über die Audit Trail-Funktion lassen sich alle Zugriffe und Änderungen protokollieren.

  • Mandantenfähigkeit und Berechtigungen

    Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 eAkte unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über eine erneute Benutzerautorisation und –authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann aber auch über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden.

  • „Made-by-Yourself“-Fachanwendungen

    Aktenanwendungen können mittels des Doxis4 cubeDesigners individuell definiert, konzipiert und administriert werden („Made-by-yourself“). Dazu stellt Doxis4 Fachadministratoren und Power-Usern einen einfach zu bedienenden, grafischen Maskendesigner bereit. Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Akten-Anwendungen lassen sich parallel über die unterschiedlichen Doxis4-Clients verteilen und darstellen.

Elektronsiche Akten in Doxis4
BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Stadt Göttingen

Die Stadt Göttingen setzt auf eGovern­ment und hat mit Unter­stützung von SER in den ersten Orga­ni­sations­einheiten die elek­tro­nische Akten­führung eingeführt.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Aktion Mensch e.V.

Aktion Mensch löst die papierbasierte Aktenführung durch digitales Dokumentenmanagement und elektronische Akten mit Doxis4 ab.

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Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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ikw

Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortüber­greifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg reformiert mit der elektronischen Grundbuchakte (elGA) auf Basis der PRODEA-Software der SER eGovernment Europe sein Grundbuchwesen.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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eAkten mit Doxis4 - Eine Lösung für unterschiedlichste Aktenarten

Die eAkten-Technologie in Doxis4 ist die einheitliche Basis für das Design unterschiedlichster Aktenanwendungen. Einige typische Beispiele sind hier aufgeführt. Ein Klick auf Icon oder Überschrift führt zur ausführliche Darstellung der einzelnen Aktenarten.

eAkte als BelegakteneAkte als Belegakten

Beschaffungsakte

Stellt übersichtlich alle relevanten Informa­tionen, z.B. Bestellun­gen, Liefer­scheine, Rech­nungen, Preis­informa­tio­nen, Schrift­verkehr und Verträge, bereit.

eAkten als Bestandsakte

Bestandsakte (Versicherungen)

Verwaltet Millionen von Kunden­akten und bietet eine einheitliche Kundensicht über alle Dokumente aus unterschiedlichen Versicherungsbereichen.

eAkte als Gerichtsakte

Gerichtsakte

Ent­hält alle rele­vanten Dokumente, vom Schrift­satz der Klage, über Schrift­verkehr (inkl. elektronischer Kommunikation) bis zum digital signierten Urteil.

eAkte als Immobilienakte

Immobilienakte

Ermöglicht die zentrale Verwaltung, Nutzung und revisionssichere Archivierung sämtlicher mit einer Immobilie verbundenen Dokumente.

eAkten als KreditakteeAkten als Kreditakte

Kreditakte

Stellt den Sachbearbeitern alle ent­scheidungs­relevanten Dokumente und kunden­bezogenen Daten auf Knopf­druck zur Verfügung.

eAkten als KundenakteeAkten als Kundenakte

Kundenakte

Beinhaltet alle aktuellen und histori­schen Informationen zu einem Kunden, ein­schließ­lich der Brief- und E-Mail-Korrespondenz.

eAkten als PatientenakteeAkten als Patientenakte

Patientenakte

Ermöglicht beliebige patienten-, fall- und perioden­bezogene Sichten auf Daten, Dokumente, Bilder und multimediale Objekte in der Krankengeschichte.

eAkte als PersonalakteeAkte als Personalakte

Personalakte

Verwaltet und archiviert (revisionssicher) alle Dokumente und Belege zu einem Mit­arbei­ter (auch ausgehende Belege, wie z.B. Gehalts­mitteilungen). 

eAkte als ProjektakteeAkte als Projektakte

Projektakte

Ermög­licht eine zentrale Ver­waltung und Zugriff auf sämt­liche Projektinhalte, unab­hängig vom Ur­sprungs­system und den beteiligten Bereichen.

eAkte als VertragsakteeAkte als Vertragsakte

Vertragsakte

Nimmt alle vertrags­relevanten Schriftstücke auf­ (papier­basierende genauso wie elektronische Dokumente) und überwacht Termine und Fristen.

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Best Practice: TGW Logistics Group
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„Wir leben Logistik” – SER unterstützt die TGW Logistics Group beim globalen Know-how-Transfer

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Duravit AG: ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung

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DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv bei Knipex
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Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP

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Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

 

Erfahren Sie in Teil 2 unseres Erklärvideos, wie eAkten den Digital Workspace zur Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen machen.

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eAkte mit Doxis4: Eine Basis für alle Aktenanforderungen

Dokumente, Akten und Vorgänge lassen sich beliebig kombinieren und verknüpfen. Diese Freiheit der Kombination ermöglicht einen allumfassenden Akten-Ansatz auf einer einheitlichen Technologiebasis unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen verschiedener Fachbereiche und Aufgabenstellungen.

Übersichtliches Informationscockpit

Jede eAkte in Doxis4 bietet ein digitales Aktendeckblatt – das Informationscockpit, das alle zentralen Informationen zur Akte übersichtlich darstellt – je nach Aktenart auch aus Drittsystemen wie HR, ERP und CRM. Von hier aus lassen sich alle erforderlichen Arbeiten erledigen und Aktionen starten. 

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Eine Fachadministration für alle Clients

Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Akten-Anwendungen lassen sich parallel über den Doxis4 winCube (Windows) und webCube (Web) verteilen und darstellen.

Die eAkte mit Doxis4 im Überblick

Aktenmanagement

  • Aktendeckblatt mit Metainformationen zur Akte (auch aus Fremdsystemen, z.B. ERP, CRM, HR)
  • Aufnahme jeglicher Art von Informationsobjekten aus unterschiedlichsten Datenquellen, z.B. Dokumente, Links/Referenzen und multimediale Inhalte
  • Flexible, zentrale Definition von Aktenstrukturen über Aktenmodelle
  • Hierarchisch strukturierbare Register in beliebiger Tiefe
  • Individualisierbare Sichten auf Informationen der Akten („virtuelle Akten“)
  • Dynamische Register bleiben automatisch aktuell und stets vollständig
  • Anwendung von Organisationsmodellen und Rechten auf Akten
  • Rückwärtsverlinkung: Ansicht aller Akten, in denen ein betrachtetes Dokument enthalten ist
  • Klare Ablagestrukturen und normierte Ablagetätigkeiten vermeiden Redundanzen und Mehrdeutigkeiten bei den Ablagemerkmalen
  • Parallele Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Akten ohne redundante Ablage

Aktennutzung

  • Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen: Arbeiten auf gleichem Aktenbestand von verschiedenen Standorten aus
  • standortunabhängiger und paralleler Zugriff auf elektronische Akten
  • „Mitnahme“ von Akten als Offline-Akte
    (Check-in/Check-out)
  • E-Mail-Benachrichtigung über Veränderungen in der eAkte per Abonnement-Funktion
  • Übergreifende Suche von Akten und Dokumenten und dedizierte Suche nach Akten
  • Recherche innerhalb einer einzigen Akte bzw. in einem dedizierten Register
  • Komfortabler Zugang über iECM-Links: Versand von zugriffsgeschützten Links auf spezifische Akten oder Dokumente direkt aus dem Client heraus
  • Suche nach Dokumenten in Kombination mit Aktenattributen
  • Integrierter Viewer für mehr als 300 Formate
  • Audit Trail für alle Operationen in einer Akte
  • „Tabbed Browsing“ in einer Akte

Aktenmodelle

  • Unterstützung unterschiedlicher Registertypen:
    • Register für Gliederungszwecke
    • Register für statische Inhalte
    • Referenzielles Übersichtsregister
    • Register für dynamische Inhalte
    • Register für ActiveX-/-iframe-Fenster
  • Optionale automatische Nummerierung der Aktenregister
  • Änderung des Aktenmodells für alle Akten automatisch möglich (keine „Copy&Paste“-Semantik)
  • Vordefinierte Register des Aktenmodells lassen sich für einzelne Akten durch Unterregister verfeinern
  • Rechte auf Registerebene und Rechtevererbung

Entdecken Sie interessante Inhalte zum Thema elektronische Akte in der SER-Mediathek

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In unserer Mediathek finden Sie eine Vielzahl interessanter und umfangreicher Dokumente und Referenzen rund um das Thema elektronische Akte (eAkte). Hier finden Sie:

  • Anwenderberichte & -videos
  • Fact Sheets, Broschüren & Whitepaper
  • Webinar-Aufzeichnungen
  • und vieles mehr zum Thema eAkten.

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Die elektronische Akte im Kontext der Doxis4-Architektur

Die elektronische Akte auf Basis der integrierte ECM-Plattform Doxis4

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