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Strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten in SAP-Akten mit dem Doxis4 Folder Cockpit for SAP

Strukturierte Aufbewahrung von Dokumenten in SAP-Akten

Elektronische Akten in SAP mit Doxis4

Das Doxis4 Folder Cockpit for SAP integriert strukturiert alle Informationen zu einem Vorgang in einer Übersicht. Sie verbinden so Dokumente, Geschäftsprozesse und Anwendungsdaten im Kontext zu  einander. Alle Informationen sind so unabhängig vom Format an einer zentrale Stelle („Akte“) verfügbar.

Sie erhalten einen komfortablen Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Dokumente, Notizen, verwandte SAP‐Objekte, laufende SAP Business Workflows etc. direkt aus SAP. Doxis4 Folder Cockpit for SAP ist für alle elektronischen Aktenlösungen (Kundenakten, Kreditorenakten, Vertragsakten etc.) innerhalb von SAP anwendbar.

Mit dem Doxis4 Folder Cockpit for SAP ist die sehr rudimentäre Standard-Anlagenliste passé, ohne die Notwendigkeit, ein komplexes SAP Folder Management einzuführen. Damit ist der Weg frei für effizientes Dokumentenmanagement in SAP. Das Doxis4 Folder Cockpit for SAP gibt Dokumenten die Übersicht und Struktur, die die SAP-Anlagenliste nicht bietet.

Im Gegensatz zum SAP-eigenen Folder Management und dessen Komplexität nutzt das Doxis4 Folder Cockpit for SAP die in SAP vorhandenen Objektstrukturen und ergänzt diese um Aktenmodelle, mit denen eine Akte erzeugt wird. Die Einrichtung, Administration und Pflege des Doxis4 Folder Cockpit findet komplett in SAP statt. Dort, wo Fremdarchive im Einsatz sind, können diese flexibel ohne aufwendige Migration eingebunden werden.

Mehr über elektronische Akten in SAP mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Ausbau der SAP Anlagenliste zu einer strukturierbaren Akte
  • Einheitliche Sicht auf Dokumente, SAP‐Workflows, Reports, Transaktionen usw.
  • Frei definierbare Aktenmodelle, die die Registerstruktur der Akten vorgeben
  • Statische und dynamische Aktenregister
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Fähigkeiten & Stärken

  • Einheitliche Sicht auf alle SAP-Business-Objekte

    Das Doxis4 Folder Cockpit for SAP ermöglicht eine strukturierte Darstellung von beliebigen SAP‐Business‐Objekten (z.B. Kunde, Lieferant, Projekt) in Form einer Akte. Die elektronische Akte dient als Informationscockpit und ermöglicht Anwendern eine einheitliche Sicht sowie den Zugriff auf Dokumente, SAP‐Workflows,‐Reports, oder Transaktionen zum jeweiligen SAP Business-Objekt.

  • Schnelle Aktensuche

    Damit SAP-Nutzer die gewünschte Akte mit allen relevanten Informationen (Dokumente, Notizen, verwandte SAP‐Objekte, laufende SAP Business Workflows) zu einem Kunden, Lieferanten, Projekt usw. schnell finden, stellt das Doxis4 Folder Cockpit for SAP eine integrierte Aktenschnellsuche nach beliebigen Aktenattributen zur Verfügung.

  • Komfortable Navigation zwischen SAP-Objekten und Akten

    Hat der Anwender z.B. bereits einen Lieferanten in SAP aufgerufen, kann er über die generischen Dienste zum Objekt (Funktionsaufruf) direkt auf die Akte zugreifen. Innerhalb dieser Akte ist wiederrum ein Absprung auf weitere – mit der „Ausgangsakte“ in Beziehung stehende – Akten möglich, so z.B. der Absprung von einer Bestellung zum Wareneingang.

  • Akten mit „sprechenden“ Informationen

    Die integrierte Aktenansicht in SAP bietet den großen Vorteil, dass die SAP-Objekte mit „sprechenden“ Informationen wie einer Dokumentenbeschreibung, der Dokumentenart (z.B. Rechnung, Lieferschein) oder einem Elementtypen (z.B. Notiz) angezeigt werden. Dadurch erkennen SAP-Nutzer direkt, um was für ein Dokument bzw. um welche Information es sich handelt.

  • Schneller Überblick durch Informationscockpit

    Jede Akte des Doxis4 Folder Cockpit for SAP verfügt über ein Informationscockpit, das die wichtigsten Informationen zu einem SAP‐Business‐Objekt strukturiert zusammenfasst, wodurch sich Nutzer einen schnellen Überblick über einen Vorgang verschaffen können. Bei einer Kreditorenakte sehen Anwender auf einen Blick z.B. die Adresse, Bankverbindung, offene und gebuchte Rechnungen sowie offene Bestellungen des Kreditors.

  • Aktenregister mit statischen und dynamischen Inhalten

    In statischen Aktenregistern in SAP können Anwender Dokumente einfach per Drag & Drop aus der Anlagenliste einsortieren.

    Zudem stellt Doxis4 Folder Cockpit for SAP dynamische Register zur Verfügung, die eine automatische Suche nach entsprechenden Kriterien (z.B. alle Bestellungen aus einem Quartal, Rechnungen der letzten sechs Monate) darstellen.

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Virtuelle Akte statt Anlagenliste

Das Doxis4 Folder Cockpit for SAP macht aus der SAP‐Anlagenliste eine SAP-Akte. Dokumente können dabei entsprechend ihrer Zugehörigkeit verschiedenen Registern zugeordnet werden.

Die wichtigsten Informationen auf einen Blick

Der elektronische Aktendeckel versorgt SAP-Nutzer mit den wichtigsten Informationen zu einem SAP-Business-Objekt. Dazu zählen etwa zusammenhängende Daten, Dokumente oder Vorgänge.

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Flexibel erweiterbare Register

Neben Dokumenten können SAP-Nutzer auch weitere Elemente wie z.B. SAP‐Workflows, SAP‐Reports oder SAP Transaktionen in die Registerstruktur einer virtuellen Akte in SAP aufnehmen. So können sich Einkäufer z.B. innerhalb einer Lieferantenakte laufende Vorgänge (Workflows) wie „aktuelle Bestellungen“ anzeigen lassen, wodurch sie schnell erkennen, welche Einkäufe bei einem Lieferanten getätigt werden.

Den Bestellprozess im Blick

Die elektronische Akte in SAP bietet als Informationscockpit eine einheitliche Sicht auf zusammengehörige Dokumente, Vorgänge, Berichte und SAP Business-Objekte. Somit erhalten Anwender eine schnelle und umfassende Übersicht über komplexe Prozesse – so auch über den Bestellprozess in SAP.

Mit dem Doxis4 Folder Cockpit for SAP haben Nutzer den gesamten Bestellprozess eines Kunden jederzeit im Blick. Von der Anfrage des Kunden, der daraufhin erstellten Korrespondenz (wie z.B. das Angebot, E‐Mail‐Verkehr usw.), der Bestellung des Kunden bis hin zur Lieferungen und der Rechnung stehen alle Informationen innerhalb einer elektronischen Akte auf Knopfdruck in SAP bereit.

Durch die Zusammenfassung aller relevanten Informationen entfällt für den SAP‐Anwender die Suche oder Navigation über den SAP‐Belegfluss zu einem Bestellprozess. Dies spart wertvolle Zeit, z.B. bei einer Kundennachfrage zu einem Angebot oder einer Bestellung und erlaubt dem Anwender schneller, flexibler und effizienter auf Rückfragen zu reagieren.

Elektronische Akten in SAP & Doxis4 im Überblick

Doxis4 Folder Cockpit for SAP

  • Abbildung eines SAP‐Business‐Objektes als elektronische Akte in der SAP GUI
  • Einheitliche Sicht auf Dokumente, SAP‐Workflows, Reports, Transaktionen usw.
  • Frei definierbare Aktenmodelle, die die Registerstruktur der Akten vorgeben
  • Klassifizierung der Dokumente in der Aktenansicht per Drag & Drop
  • Statische und dynamische Aktenregister
  • Vollständige Integration sowie Administration in SAP
  • Unabhängig von eingesetzten Archivsystemen

Lösungspaket Kreditorenakte

  • Vorkonfigurierte Aktenmodelle zur Abbildung des Einkaufsbelegflusses aus Kreditorensicht
  • Spezifische Registerstruktur für jedes Aktenmodell
  • Verfügbare Aktenmodelle:
    • Kreditor
    • Bestellung
    • Eingangsrechnung
    • Wareneingang
    • Buchhaltungsbeleg

Experten für SAP-Integration

Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner steht SER für eine tiefe Integration von SAP und der Doxis4 iECM-Suite.

Alle Funktionen für die SAP-Datenarchivierung, SAP-Belegarchivierung, elektronische Akten in SAP und SAP-Rechnungseingangsverarbeitung sind über zertifizierte SAP Repository-Schnittstellen mit der Doxis4 iECM-Suite integriert. SER verfügt über einen eigenen Namensraum in SAP.