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ECM-Integration in SAP

Doxis4-Integration in SAP

Doxis4 Dokumentenmanagement macht SAP komplett

Das einheitliche und vollständige Managen geschäftsrelevanter Informationen stellt für viele Unternehmen eine erfolgskritische Herausforderung dar, zumal die geschäftsrelevanten Dokumente einen direkten Bezug zu den Daten in SAP & Co. besitzen. So dient das eingehende Bestelldokument dem Erfassen der Bestelldaten in SAP und nachfolgend zur Rechnungsstellung. Das eingehende Rechnungsdokument wird zur Verbuchung und Zahlungsfreigabe in SAP benötigt. Die Dokumente dienen im weiteren Verlauf der Unterstützung der Geschäftsprozesse und der Erfüllung regulatorischer Vorgaben. Während SAP zum Bearbeiten strukturierter Daten wie z.B. Kunden-, Lieferanten-, Bestell-, Auftrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten angewendet wird, ist die Doxis4 iECM-Suite auf unstrukturierte Daten spezialisiert, z.B. Schriftverkehr / E-Mails, Verträge und Rechnungen.

Wie der Geschäftsalltag ohne ECM-Unterstützung aussieht, wenn die unstrukturierten Daten nicht in SAP & Co. integriert sind, weiß jeder Mitarbeiter: Dokumente liegen verteilt im gesamten Unternehmen. Der erforderliche Rechnungsbeleg wurde im Rechnungswesen bereits in Papierordner abgelegt, die dazugehörige Bestellung ist in SAP zu finden, der Vertrag mit dem Lieferanten liegt im Dateiverzeichnis, die Korrespondenz mit dem Kunden befindet sich im E-Mail-Postfach der Auftragsbearbeitung. Der Informationsweg führt daher meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche. Das ist mühsam, kostet Zeit und verursacht hohe Kosten.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Doxis4 iECM-Suite eine einheitliche Informationsmanagementstrategie realisieren können.

Für viele Geschäftsprozesse benötigen SAP-Anwender neben den strukturierten Daten in SAP auch die dazugehörigen Geschäftsdokumente, Vorgänge und Akten. Einige dieser Dokumente und Vorgänge werden durch SAP selbst erzeugt, z.B. Bestellungen, Rechnungen, etc. Andere wiederum stammen aus Nicht-SAP-Systemen oder gehen auf Papier oder per E-Mail im Unternehmen ein.

Tiefe Integration in SAP

Durch die tiefe Integration von Doxis4 in SAP werden die strukturierten Daten aus SAP ERP und anderen Business-Anwendungen mit den geschäftsrelevanten Dokumenten im Doxis4 ECM verknüpft. Durch die nahtlose Integration von Doxis4 in die SAP-Geschäftsprozesse lassen sich die unternehmenskritischen Dokumente vollständig und einheitlich im Geschäftskontext managen. Damit erhöhen Sie die Effizienz und Wirtschaftlichkeit Ihrer Geschäftsprozesse, verringern Ihr Geschäftsrisiko, optimieren die Performance Ihres SAP-Systems und verringern nicht zuletzt die SAP-Betriebskosten. Die SAP-Anwender erhalten einen spürbaren Mehrwert, wenn sie direkt aus SAP auf die zugrundeliegenden Dokumente zugreifen können.

Die revisionssichere Aufbewahrung aller Informationsobjekte aus SAP und anderen Business-Anwendungen erfolgt einheitlich und formatunabhängig im Doxis4 Content Repository. Durch die tiefe Integration der Doxis4 iECM-Suite in SAP erfolgt der Zugriff auf die Dokumente unmittelbar aus der SAP-Benutzeroberfläche. Doxis4 stellt dazu SAP die erforderlichen ECM-Funktionen für die Recherche und die Anzeige der Dokumente bereit. Dort, wo die SAP-Anlagenliste nicht ausreicht, bietet Doxis4 zusätzlich ein Doxis4 SAP Folder Cockpit, das u.a. eine Strukturierung der Dokumente in Registern erlaubt.

ECM über SAP- und Doxis4-Clients nutzen

Alternativ oder parallel zur nahtlosen Doxis4 SAP-Integration können zusätzlich Doxis4-Clients (Windows / Web / Mobil) genutzt werden. Nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten mit SAP. Die Lizenzkosten sind häufig der Grund dafür, dass Gelegenheitsanwender nicht mit SAP arbeiten. Damit diese Mitarbeiter nicht weiter von den Geschäftsprozessen ausgeschlossen sind, wie z.B. bei der Rechnungsprüfung, bieten sich Doxis4-Clients an. Ein breiteres Funktionsspektrum ist häufig ein weiterer Grund, warum SAP-Anwender zusätzlich und / oder alternativ zu SAP einen Doxis4-Client bevorzugen. Das gilt beispielsweise für jegliche eAkten-Anwendungen, z.B. die Personalakte, Vertragsakte, Auftragsakten u.a.m.

Business Process Management

Häufig stellen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse eine Schwachstelle in der Organisation dar. Das liegt zum einen daran, dass die auf Basis von SAP angebotene Prozessunterstützung nicht ausreichend ist oder häufig als zu komplex, starr und teuer empfunden wird. Dort, wo neben SAP noch eine Reihe anderer Business-Anwendungen zum Einsatz kommen, finden sich Brüche in den Geschäftsprozessen am häufigsten. In Abhängigkeit der jeweiligen Anwendungslandschaft und Aufgabenstellung bietet SER alternative Business Process Management-Lösungen auf Basis von SAP und Doxis4, die auch kombiniert eingesetzt werden können. Fachabteilungen können mit Doxis4 BPM ihre Ad-hoc- und Standard-Prozesse selbst einfach und flexibel modellieren und ausführen. 

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Ihr Nutzen

  • Langjährige SAP-Partnerschaft
  • Zertifizierte ECM-Integration
  • Arbeiten in gewohnten SAP-Oberflächen, ergänzt um Funktionen für Dokumenten-, Akten- und Prozessmanagement
  • Integrierte Rechnungseingangs- und Freigabeprozesse in SAP
  • Enterprise Search für Recherche im gesamten Repository auch über SAP-Lösungen hinaus

Kontakt aufnehmen »

Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

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DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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ERP und ECM

Das „E“ in ERP und ECM steht für Enterprise und soll die unternehmensweite Bedeutung hervorheben. ECM (Enterprise Content Management) wie ERP dienen allen Unternehmensbereichen. Zwischen SAP und Doxis4 gibt es also einige Parallelen im Systemansatz. Diese Gemeinsamkeiten dürfen aber nicht über den unterschiedlichen Einsatzzweck hinwegtäuschen. Die in einem Unternehmen im Rahmen der operativen Geschäftstätigkeit elektronisch verarbeiteten Daten lassen sich in strukturierte und unstrukturierte Daten unterteilten. Die nachfolgende Darstellung macht in Bezug auf die Datenstruktur die Unterschiede zwischen SAP (ERP) und Doxis4 (ECM) deutlich. 

ERP und ECM - Gegenüberstellung

ERP – Enterprise Resource Planning

Die SAP ERP-Software plant und steuert rechtzeitig und bedarfsgerecht die Ressourcen entlang der Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen. Dazu werden strukturierte Daten elektronisch erfasst, be- und verarbeitet. Ein Beispiel hierfür sind Buchungssätze. Sie werden auf Basis eines Datenschemas strukturiert erzeugt. Gleiches gilt für SAP CRM, SCM, HCM sowie andere SAP-Produkte und -Lösungen. Sie allesamt erzeugen strukturierte Daten, die sich in Echtzeit zu Dokumenten zusammenfügen.

ECM – Enterprise Content Management

Mit der Doxis4 iECM-Software lassen sich unstrukturierte und strukturierte Informationsobjekte – wie beispielsweise Dokumente, E-Mails, Fotos, Videos, SAP-Daten u. m. – format- und quellenunabhängig erfassen, im Geschäftskontext strukturiert verwalten, revisionssicher aufbewahren und jederzeit direkt wiederfinden. Im Gegensatz zu den strukturierten liegt unstrukturierten Daten wie z.B. Geschäftskorrespondenz, Bestellungen, etc. keine Definition der Datenstruktur zugrunde. Das Ablegen und Wiederfinden der unstrukturierten Daten erfolgt mittels beschreibender Metadaten, die sich über die SAP-zertifizierten Schnittstellen automatisiert bereitstellen und verknüpfen lassen.

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Doxis4 verwaltet Dokumente revisionssicher und mit direktem Zugriff aus der SAP-Anlagenliste. Für alle SAP Ablage- und Erfassungsszenarien.

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Elektronische Akten in SAP

Doxis4 bringt Struktur in SAP – nahtlos integriert als Doxis4 FolderCockpit for SAP oder über Doxis4 eAkten. Damit stehen sämtliche Geschäftsunterlagen vollständig und einheitlich im SAP-Kontext bereit. 

Rechnungseingang in SAPRechnungseingang in SAP

Rechnungseingang in SAP

Doxis4 automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen über die Freigabe bis hin zum (Dunkel-)Verbuchen in SAP.

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Doxis4 entlastet die SAP-Datenbank, erhöht die SAP-Performance und sorgt für eine revisionssichere Archivierung der geschäftsrelevanten Daten aus allen SAP-Modulen.

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Experten für SAP-Integration

Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner steht SER für eine tiefe Integration von SAP und der Doxis4 iECM-Suite.

Alle Funktionen für die SAP-Datenarchivierung, SAP-Belegarchivierung, elektronische Akten in SAP und SAP-Rechnungseingangsverarbeitung sind über zertifizierte SAP Repository-Schnittstellen mit der Doxis4 iECM-Suite integriert. SER verfügt über einen eigenen Namensraum in SAP.

Haben Sie Fragen zur ECM-Integration für SAP oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur ECM-Integration für SAP oder Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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