www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Leistungsstarkes Dokumentenmanagement in Microsoft SharePoint

ECM-Integration von Doxis4 in Microsoft SharePoint

ECM-Integration von Doxis4 in Microsoft SharePoint

In Microsoft SharePoint tauschen sich Mitarbeiter aus, erstellen und bearbeiten Websites, Dokumente, Präsentationen und recherchieren nach Informationen innerhalb des SharePoint-Portals. Jedoch ist der Zugriff auf andere Informationsquellen, wie eingegangene Post, Akten, Aufgaben oder Daten aus dem ERP-System, innerhalb von SharePoint nur eingeschränkt möglich – vielfach müssen die relevanten Informationen aus vielen verschiedenen Quellen bzw. Anwendungen selbst zusammengesucht werden. Genau hier bietet Enterprise Content Management (ECM) mit Doxis4 erhebliches Optimierungspotential.

Die Doxis4 iECM-Suite und Microsoft SharePoint ergänzen sich in vielen Punkten, wobei SharePoint die Rolle als Portal und Doxis4 die Rolle als zentrales, unternehmensweites Content Repository für die Dokumentenerfassung, die Steuerung von dokumentorientierten Geschäftsprozessen sowie die Aktenverwaltung und revisionssichere Archivierung ausfüllen.

Mit drei unabhängig voneinander einsetzbaren Modulen erweitert der Doxis4 SharePoint Portal Connector das Zusammenspiel zwischen der Doxis4 iECM-Suite und Microsoft SharePoint. Er stellt vielfältige Inhalte aus Doxis4 wie etwa eingegangene Post, Akten, Dokumente, Vorgänge und Aufgaben in SharePoint bereit. Zudem ermöglicht er den direkten Zugriff auf Doxis4-Inhalte aus SharePoint heraus. Die Integration von Doxis4 in die Suche und Trefferlistendarstellung von SharePoint erlaubt es SharePoint-Nutzern außerdem, nach Doxis4-Inhalten aus der gewohnten Portaloberfläche heraus zu recherchieren. Damit wird das Doxis4 Content Repository zur durchsuchbaren Informationsquelle für die Microsoft SharePoint-Portalsuche.

Darüber hinaus stellt die revisionssichere Archivierung mit Doxis4 eine ideale SharePoint-Ergänzung dar. Der Vorteil dabei: Durch das Auslagern von Dokumenten, Dateien und sonstigen Items aus SharePoint in das unternehmensweite Doxis4 Content Repository wird die SharePoint-Datenbank deutlich entlastet, was wiederum zu einer dauerhaft konstanten Performance des SharePoint-Systems führt.

Die beste Strategie für SharePoint-Anwender bleibt es, mit der Doxis4-Integration auf ein solides ECM-Fundament zu setzen.

Mehr über die ECM-Integration von Doxis4 in Microsoft SharePoint

Ihr Nutzen

  • Leistungsstarke ECM-Funktionen integriert in SharePoint-Portalseiten
  • Enterprise Search mit allen relevanten Informationsquellen über SharePoint hinaus
  • Umfassendes Information Lifecycle Management und revisionssichere Archivierung
PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

Mehr lesen »

Fähigkeiten & Stärken

  • Nahtlose ECM-Integration in SharePoint-Portalseiten

    Durch die Einbettung von Doxis4 webCube-Ansichten („Mashups“) können Portalnutzer nahezu alle Funktionalitäten nutzen, die Doxis4 webCube für die Postkorb-, Vorgangs-, Dokumenten- oder Akten-Ansicht bietet. So können sich SharePoint-Nutzer Dokumente, Akten, Postkörbe, Vorgänge und Aufgaben, die in Doxis4 verwaltet werden, auf einfache Weise in der gewohnten Microsoft SharePoint-Umgebung anzeigen lassen und auf sie zugreifen.

    Eine weitere Variante für die Darstellung von Doxis4-Inhalten in SharePoint stellen „externe Listen“ dar, mit denen SharePoint vielfältige ECM-Daten aus anderen Informationsquellen einblenden kann. Über diese Listen können SharePoint-Nutzer auf Doxis4-Dokumente zugreifen, wobei die Echtzeitdarstellung der Inhalte vollständig durch SharePoint erfolgt. Anwender können die Inhalte zudem in Doxis4 winCube oder webCube öffnen und anschließend bearbeiten.

  • Enterprise Search für universelle Recherchen

    Im Sinne von Enterprise Search ermöglicht es der Doxis4 SharePoint Portal Connector – aus der SharePoint-Oberfläche heraus – nach Dokumenten, Akten und Aufgaben in Doxis4 zu suchen und darauf zuzugreifen.

    Zunächst baut SharePoint einen zentralen Volltextindex auf, wobei die gesuchten Inhalte in der SharePoint-Umgebung angezeigt werden. Im Anschluss können Mitarbeiter die vielfältigen Inhalte sowohl downloaden als auch direkt in Doxis4 winCube oder webCube öffnen.

  • eAkten machen SharePoint-Inhalte zugänglich

    So wie mit dem Doxis4 SharePoint Portal Connector zahlreiche Doxis4-Inhalte in SharePoint zur Verfügung stehen, ist auch der umgekehrte Weg möglich. Demnach können SharePoint-Inhalte innerhalb von elektronischen Akten der Doxis4 iECM‐Suite einfach dargestellt werden. Damit erfüllt die elektronische Akte ihre Rolle als Informationscockpit, die Informationen aus verschiedenen Datenquellen zusammenführt.

  • Revisionssichere Archivierung

    Mithilfe des Doxis4 SharePoint ILM Manager können nicht nur E‐Mails und Dateien, sondern auch Dokumente aus SharePoint revisionssicher im Doxis4 Content Repository archiviert werden, wodurch die SharePoint-Datenbank entlastet wird. Infolgedessen ist eine dauerhaft konstante Performance des SharePoint-Systems – auch bei schnell wachsenden Datenmengen – sichergestellt.

Fähigkeiten & Stärken der Microsoft SharePoint Integration
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Windows-basierter Client der Doxis4 iECM-Suite - Doxis4 winCube
Fact Sheet

Windows-basierter Client der Doxis4 iECM-Suite - Doxis4 winCube

Fact Sheet »
Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integrationsmöglichkeiten der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 Integration

Fact Sheet »
Archivierung & ILM für SharePoint
Whitepaper

Archivierung & ILM für SharePoint

Whitepaper »
Test
PreviewLupe
Screen

Alle Doxis4-Inhalte auf Portalseiten

SharePoint-Nutzer können über den Doxis4 SharePoint Portal Connector schnell auf alle Inhalte von Doxis4 iECM zugreifen. Dokumente, Akten, Postkörbe, Vorgänge und Aufgaben werden dabei in übersichtlichen webCube-Ansichten („Mashups“) angezeigt.

Verschiedene Darstellungsoptionen

Neben Mashups können sich SharePoint-Nutzer vielfältige Doxis4-Inhalte auch über „externe Listen“ anzeigen lassen, wobei die Echtzeitdarstellung hierbei vollständig durch SharePoint erfolgt. Mit einem Klick können die Inhalte sowohl direkt in SharePoint als auch in Doxis4 winCube oder webCube geöffnet und bearbeitet werden.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Universelle Recherchen

Die Volltextsuche in SharePoint liefert durch die Doxis4-Integration auch Dokumente, Akten und Aufgaben aus dem universellen Content Repository. Die Darstellung der Treffer erfolgt analog zu einer „normalen“ SharePoint-Suche.

Revisionssichere Archivierung und Information Lifecycle Management

Die leistungsstarke Doxis4-Archivierung stellt eine optimale Ergänzung für Microsoft-SharePoint dar. Dokumente, Dateien und sonstige Items können aus SharePoint heraus in das unternehmensweite Content Repository ausgelagert werden. Dadurch wird die SharePoint-Datenbank spürbar entlastet, was wiederum zu einer dauerhaft konstanten Performance des SharePoint-Systems führt.

Die Doxis4-Archivierung ist zudem die Basis für umfassendes Information Lifecycle Management, bei dem Dokumente je nach ihrem aktuellen Wert für die Geschäftsprozesse auf unterschiedliche Speichersysteme verlagert werden können. Außerdem werden mehrfach verknüpfte Inhalte redundanzvermeidend nur einmal im System vorgehalten – das sorgt zusätzlich für eine effiziente Nutzung des vorhandenen Speicherplatzes.

Zudem ermöglicht die SharePoint-Archivierung mit Doxis4 sowohl die regelbasierte, als auch die manuelle Archivierung der Inhalte aus SharePoint-Farmen. Doxis4 gewährleistet darüber hinaus die Übernahme und Versionierung von Dokumenten, die in SharePoint noch bearbeitet werden.

Mehr zur Microsoft SharePoint-Archivierung mit Doxis4

Revisionssichere Archivierung & Information Lifecycle Management

Microsoft SharePoint & Doxis4 im Überblick

ECM-Integration

  • Zugriff auf Doxis4‐Inhalte aus SharePoint über Doxis4 webCube „Mashups“
  • kein zusätzliches Customizing oder spezielles Scripting
  • Zugriff auf Doxis4‐Inhalte aus SharePoint über externe Listen
  • Absprung zu Doxis4-Clients mit vielen weiterführenden Funktionen

Enterprise Search

  • Asynchroner Zugriff auf Doxis4 Content Repository
  • Volltextsuche nach Dokumenten, Akten und Aufgaben
  • Suchergebnisse auf bestimmte Bereiche im Content Repository einschränkbar
  • Absprung zu Doxis4-Clients mit vielen weiterführenden Funktionen

Revisionssichere Archivierung

  • Umfassendes Regelwerk zur Archivierung von Dokumenten aus SharePoint
  • Manuelle, revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Ordnern aus SharePoint
  • Aufruf archivierter Elemente aus SharePoint
  • Anzeige des Archivstatus in SharePoint-Listen

Mehr ECM für Microsoft

Als langjähriger zertifizierter Microsoft Gold Partner steht SER für eine tiefe Integration von Microsoft-Lösungen und der Doxis4 iECM-Suite. Neben Microsoft SharePoint integriert Doxis4 weitere umfassende ECM-Unterstützung direkt in die gewohnten Microsoft-Oberflächen: Mit smarten Add-Ins für  Microsoft Office und Microsoft Outlook sowie Konnektoren für Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics stehen Microsoft-Anwendern alle Möglichkeiten offen.

Integration von Doxis4 & Microsoft