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Smartes Dokumenten- und E-Mail-Management für Microsoft Outlook

ECM-Integration für Microsoft Outlook

ECM-Integration von Doxis4 in Microsoft Outlook

Der Großteil an Geschäftskorrespondenz wird heute per E-Mail geführt. Für die E-Mail-Kommunikation ist Microsoft Outlook der meistgenutzte Groupware-Client. Mit Outlook lassen sich Mails, Kontakte und Kalender einrichten und verwalten – allerdings losgelöst von den Geschäftsprozessen. Die per E-Mail empfangene und versendete Geschäftskorrespondenz landet oft nur im persönlichen Postfach oder in Gruppenpostfächern und ist so nicht im Geschäftskontext für andere Beteiligte verfügbar. Viele Mitarbeiter behelfen sich und drucken Mails aus, um sie in Akten abzuheften. Andere wiederum konvertieren E-Mail-Texte, um sie mit den Anhängen anschließend in chaotischen Dateiverzeichnissen abzulegen. In Summe führt dieser Medienbruch zu Mehrarbeit, Intransparenz und stockenden  Geschäftsprozessen.

Doxis4 SmartOutlook erweitert Microsoft Outlook um wichtige Archivierungs- und Suchfunktionen und stellt diese direkt im Outlook-Postfach zur Verfügung. So können E-Mails mit oder ohne Anhang schnell und einfach im unternehmensweiten Content Repository passend zum Geschäftsvorgang und -kontext abgelegt und archiviert werden. Statt in persönlichen Postfächern verschüttet zu werden, ist die Korrespondenz überall dort verfügbar, wo sie benötigt wird und eine entsprechende Zugriffsberechtigung vorhanden ist. 

Ihr Nutzen

  • Leistungsstarke ECM-Funktionen integriert in Microsoft Outlook
  • Schnelle Ablage von E-Mails im Geschäftskontext
  • Systematischer Zugriff auf E-Mails und Dokumente statt isolierten Informationssilos in Postfächern
  • Entlastung des Microsoft Exchange-Servers
PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Fähigkeiten & Stärken

  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook-Oberflächen

    Doxis4 SmartOutlook integriert sich nahtlos in die Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook. Wer hauptsächlich mit Microsoft Outlook arbeitet, muss seine gewohnte Arbeitsumgebung und das persönliche Postfach nicht verlassen, um E-Mails abzulegen und Informationen im Content Repository zu recherchieren. Das Outlook-Add-In, das wie die nativen Microsoft-Funktionen in der Menüleiste bzw. dem Menüband (Ribbon) auftritt, lässt sich mit individuellen Ablage- und Suchdialogen ausstatten – genau zugeschnitten auf Ihre Geschäftskorrespondenz und Anforderungen. 

  • Vollständige E-Mail-Kommunikation im Geschäftskontext

    E-Mails sind Teil der Sach- oder Vorgangsbearbeitung und müssen als solche gemeinsam mit Dokumenten anderer Herkunft und Formate (PDF, Office-Dokumente, Grafiken etc.) auch verwaltet, abgelegt und letztendlich archiviert werden. Doxis4 SmartOutlook erweitert Microsoft Outlook um wichtige Funktionen des E-Mail-Managements inklusive Metadaten. Statt in persönlichen Postfächern werden E-Mails im Kontext der Sach- und Vorgangsbearbeitung im unternehmensweiten Doxis4 Content Repository abgelegt und stehen damit allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung. Gleichzeitig sichert die Ähnlichkeitsprüfung, dass auch bei mehreren Prozessbeteiligten keine versehentliche Doppelablage erfolgt. 

  • Integration mit eAkten und Workflows

    In Verbindung mit elektronischen Akten wie Kunden- oder Lieferantenakten in Doxis4 lassen sich E-Mails aus Outlook schnell und strukturiert in die passenden Aktenregister ablegen. Alle E-Mails und Dokumente eines Kunden mit Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und weiteren wichtigen Informationen stehen so gebündelt im Geschäftskontext zur Verfügung, auch für beteiligte Kollegen im Tagesgeschäft oder bei Urlaubsvertretungen. Bei der Recherche führen sowohl Inhalte und Metadaten der E-Mails und Dokumente als auch der Akten zur gewünschten Information. 

  • Entlastung der Outlook-Postfächer

    Mit der Archivierung im Doxis4 Content Repository können E-Mails oder ihre Anlagen aus dem Microsoft Outlook-Postfach gelöscht werden. Dabei wird ein Verweis auf die E-Mail in Doxis4 eingetragen, so dass von der E-Mail jederzeit ein Absprung zum Doxis4-Dokument möglich ist.

  • Einheitliche Administration

    Die bereitgestellten Dialoge für Ablage und Suche in Microsoft Outlook werden zentral in der Doxis4 iECM-Suite verwaltet und mittels des Design- und Fachadministrations-Clients Doxis4 cubeDesigner erstellt bzw. aktualisiert. Über Doxis4 cubeDesigner können die SmartOutlook-Dialoge u.a. mit Zugriffsrechten für bestimmte Rollen, Gruppen und Abteilungen versehen werden. Mit einer derartigen, zentral administrierten Plattform lassen sich unterschiedliche Anforderungen im Unternehmen systematisch, einfach und effizient in Microsoft Outlook umsetzen.

Fähigkeiten & Stärken der Microsoft Outlook Integration
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Doxis4 SmartOutlook Plus
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Digitale Büroorganisation und -automatisierung - Doxis4 SmartOutlook Plus

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Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integrationsmöglichkeiten der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 Integration

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Oberflächen à la Microsoft

Doxis4 SmartOutlook integriert sich als Menüband (Ribbon) und Aufgabenleiste in Microsoft Outlook. Damit stehen die Doxis4-Funktionen für die Ablage von eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie für die Recherche von E-Mails und weiteren Dokumenten direkt in der gewohnten Anwendung zur Verfügung. Die Such- und Ablagedialoge und enthaltenen Einstellungen können darüber hinaus individuell konfiguriert werden. 

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Integrierte Ablagedialoge und -vorlagen

Mit Doxis4 SmartOutlook lassen sich E-Mails über den integrierten Ablagedialog jederzeit aus dem eigenen Postfach in das Content Repository übernehmen – inklusive Metadaten zum Geschäftskontext. Wer viele E-Mails zu bearbeiten hat, dem helfen Ablagevorlagen und  Eingabehilfen. Zeitaufwendiges Weiterleiten, Antworten an alle oder ähnliche manuelle „Updates“ für am Vorgang beteiligte Kollegen sind nicht mehr nötig.

Ausgewählte Anhänge und Formate

Bei der Ablage von E-Mails mit Doxis4 SmartOutlook kann jeweils gewählt werden, welche Bestandteile der E-Mail in welchen Formaten abgelegt werden sollen: die komplette E-Mail inkl. aller Anlagen, nur der Nachrichtentext, der Nachrichtentext mit ausgewählten Anlagen oder nur die Anlagen. E-Mails und Anlagen können im Originalformat abgelegt oder ins PDF- oder PDF/A-Format konvertiert werden.

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Universelle Recherche im E-Mail-Postfach

Doxis4 SmartOutlook durchsucht über integrierte, konfigurierbare Suchdialoge in Microsoft Outlook das gesamte Doxis4 Content Repository nach den gewünschten E-Mails, Anhängen und weiteren Dokumenten. Volltextsuche, Indexsuche oder kombinierte Suche führen auch bei umfangreichen E-Mail-Beständen schnell zum passenden Geschäftskontext. Die eingeblendete Trefferliste mit E-Mails und weiteren Formaten bietet einen vollständigen Überblick über Suchergebnisse, ohne das Outlook-Postfach zu verlassen.

Microsoft Outlook & Doxis4 im Überblick

Ablage, Indexierung & Kontextuierung

  • Revisionssichere Ablage von E-Mails direkt aus Outlook
  • Ablage von E-Mails mit allen Anhängen, ohne Anhang, mit ausgewählten Anhängen oder nur als Anhang möglich
  • Ähnlichkeitsprüfung zur Vermeidung von Doppelablagen bzw. Redundanzen
  • Vordefinierte Ablagedialoge, Auswahllisten und Eingabefelder mit Vorschlagslisten in Outlook
  • Unterstützung von Mehrfach-Attributen, maskierten Eingabefeldern, Pflichtfeldern und gesperrten Feldern für Ablagedialoge
  • Ablagevorlagen für häufig verwendete Einstellungen bzgl. E-Mails und Anlagen
  • Wandlung von E-Mails und Anlagen nach PDF und PDF/A mit optionalem Doxis4 PDF & TIFF Producer oder serverseitig mit Doxis4 Rendition Server

Recherche & Anzeige

  • Suche im gesamten Doxis4 Content Repository direkt aus Microsoft Outlook
  • Indexsuche nach E-Mail- und Dokumentattributen
  • Volltextsuche nach E-Mail- und Dokumentinhalten
  • Kombinierte Suche nach Attributen und Inhalten
  • Systemseitige Vorschlagswerte für Suchfelder in Microsoft Outlook
  • Trefferliste mit Sortierung, Gruppierung und Filterung direkt in Outlook
  • Anzeige der Suchergebnisse mit Microsoft Outlook bzw. einer anderen Originalapplikation oder mit den Doxis4-Clients (Windows, Web, Mobile) bzw. dem Doxis4 Viewer
  • Suchvorlagen für häufig verwendete Recherche-Einstellungen

Verwaltung & Administration

  • Mandantenfähig
  • Automatische Benutzeranmeldung über Betriebssystemanmeldung (SSO), Doxis4-Clients oder Login-Manager
  • Frei gestaltbare Ablage- und Recherchedialoge
  • Zentrale Verwaltung von Dialogen, Benutzern und Rechten im Admin-Client
  • Scripting-Umgebung für Event-Handling und erweitertes Customizing

Eingangsverarbeitung

Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente – sowohl per E-Mail als auch über andere Kanäle (Post, Fax, Web) – belasten die Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.  

Eingangsverarbeitung mit Doxis4

E-Mail-Management

Doxis4 ergänzt Ihr E-Mail-Management um ECM-Funktionen, mit denen Sie E-Mails vollständig in die Geschäftsprozesse integrieren und Aufbewahrungspflichten erfüllen. Ein- und ausgehende E-Mails können mit Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) dem jeweiligen Geschäftskontext zugeordnet werden und stehen dann in den zugehörigen Akten und Vorgängen zur Verfügung. 

E-Mail-Archivierung

Zur E-Mail-Archivierung bietet Doxis4 umfassende Möglichkeiten, auch unabhängig von Microsoft Outlook: manuelle Archivierung durch den Nutzer, automatische Archivierung basierend auf Regeln oder vollständig per Journal-Archivierung. So werden E-Mails optimal zur Prozessunterstützung eingesetzt und sicher verwahrt, während gleichzeitig die E-Mail-Server deutlich entlastet werden.

Microsoft Gold Certified Partner

Mehr ECM für Microsoft

Als langjähriger zertifizierter Microsoft Gold Partner steht SER für eine tiefe Integration von Microsoft-Lösungen und der Doxis4 iECM-Suite. Neben Microsoft Outlook integriert Doxis4 weitere umfassende ECM-Unterstützung direkt in die gewohnten Microsoft-Oberflächen: Mit smarten Add-Ins für Microsoft Office sowie Konnektoren für Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics NAV/AX stehen Microsoft-Anwendern alle Möglichkeiten offen.

Integration von Doxis4 & Microsoft