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Smarte Dokumentenverwaltung für Word, Excel und PowerPoint

ECM-Integration für Microsoft Office

ECM-Integration von Doxis4 in Microsoft Office

Microsoft Word, Excel und PowerPoint bieten vielfältigste Möglichkeiten für die Bearbeitung von Dokumenten, lassen allerdings wichtige Funktionen wie ein universelles, abteilungsübergreifendes Dokumenten-Repository mit Versionierung, Vorlagenmanagement und Check-in/Check-out-Funktionalität vermissen. Dokumente lassen sich hierbei beliebig duplizieren und willkürlich in Dateiverzeichnissen redundant ablegen, ohne dass die Veränderungen am Dokument dokumentiert werden. Zusammenhänge zwischen den Dokumenten werden nicht dargestellt und es ist nicht klar ersichtlich, welches das Original- und das aktuelle Dokument ist.

Enterprise Content Management mit Doxis4 ist mehr als nur eine Alternative für heutige Dateiverzeichnisse. Es bietet darüber hinaus viele weitere wichtige Funktionen für die tägliche Dokumentenarbeit, insbesondere dort, wo Dokumente in Teams und abteilungsübergreifend bearbeitet und genutzt werden.

Doxis4 SmartOffice erweitert die Microsoft Office-Suite um wichtige Archivierungs- und Dokumentenverwaltungsfunktionen und stellt diese direkt in den Microsoft-Oberflächen zur Verfügung. So können neue Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente in Microsoft Office ohne Umwege schon beim Erstellen im geschäftlichen Kontext abgelegt werden. Die Ablage der Dokumente kann, muss allerdings nicht, revisionssicher erfolgen. Das gilt z.B. für Vorgängerversionen oder nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente.

Ihr Nutzen

  • Leistungsstarke ECM-Funktionen integriert in den Microsoft Office-Client
  • Redundanzfreie und revisionssichere Ablage im Geschäftskontext ohne Ordner- und Versionschaos
  • Direkter, team- und abteilungsübergreifender Zugriff auf benötigte Office-Dokumente
  • Versionsmanagement inkl. Veränderungsdokumentation
PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Fähigkeiten & Stärken

  • Nahtlose Integration in die Microsoft Office-Oberflächen

    Doxis4 SmartOffice integriert sich nahtlos in die Oberflächen von Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Wer hauptsächlich mit Microsoft Office arbeitet, muss seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen, um neue Dokumente abzulegen oder vorhandene Dokumente zu suchen und zu bearbeiten. Das Doxis4 Office-Add-In erscheint dem Anwender wie native Microsoft-Funktionen. Die zusätzlichen DMS-Funktionen erschließen sich ihm somit direkt. Die Ablage- und Suchdialoge lassen sich individuell entsprechend Ihren Nutzungsanforderungen gestalten.

  • Vollständige Informationen im Geschäftskontext

    Ein Großteil aller Schriftstücke wird in Microsoft Word, Excel und PowerPoint erfasst, bearbeitet und verteilt. Diese Dokumente sind Teil der Sach- oder Vorgangsbearbeitung und müssen als solche gemeinsam mit Dokumenten anderer Herkunft und Formate (PDF, E-Mails, Grafiken etc.) auch verwaltet, abgelegt und letztendlich archiviert werden. Doxis4 SmartOffice erweitert Microsoft Office um wichtige Funktionen der Dokumentenverwaltung. Statt in Dateiverzeichnissen werden Dokumente im Kontext der Sach- und Vorgangsbearbeitung im unternehmensweiten Doxis4 Content Repository vollständig abgelegt und stehen damit allen relevanten Mitarbeitern zur Einsichtnahme, zum Bearbeiten, zur Prüfung und Freigabe zur Verfügung.

  • Integration mit eAkten und Workflows

    In Verbindung mit elektronischen Akten wie Kunden- oder Lieferantenakten in Doxis4 lassen sich Office-Dokumente schnell und strukturiert in die passenden Aktenregister ablegen. Alle Dokumente und E-Mails eines Kunden mit Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und weiteren wichtigen Informationen stehen so gebündelt im Geschäftskontext zur Verfügung, auch für beteiligte Kollegen im Tagesgeschäft oder bei Urlaubsvertretungen. Bei der Recherche führen sowohl Inhalte und Metadaten der Dokumente und E-Mails als auch der Akten zur gewünschten Information. 

  • Bessere Zusammenarbeit

    Kollaboration und Geschäftsprozesse erstrecken sich auf Teams und über Abteilungsgrenzen hinweg. Das gilt auch für die Dokumentenverwaltung. Zur Unterstützung der projektorientierten und vorgangsbezogenen Arbeitsweisen bietet Doxis4 ein unternehmensweites Content Repository, das allen berechtigten Anwendern den direkten Dokumentenzugriff ermöglicht. Zeitraubende Rückfragen bei Kollegen, wo ein Dokument zu finden ist, wer gerade daran arbeitet oder welche die aktuelle Version ist, können so deutlich reduziert werden. Das hierauf aufbauende Doxis4 Add-In SmartOffice erleichtert das gemeinschaftliche Nutzen und Bearbeiten der Office-Dokumente durch spezielle ECM-Funktionen wie Suche, Check-in/Check-out, Versionierung, Ablage unterschiedlicher Format-Repräsentationen (Word-Dokument, PDF etc.) und Konvertierung in Langzeitformate. 

  • Einheitliche Administration

    Die bereitgestellten Dialoge für Ablage und Suche in Microsoft Office werden zentral in der Doxis4 iECM-Suite verwaltet und mittels des Design-Clients Doxis4 cubeDesigner erstellt bzw. aktualisiert. Über den Doxis4 Design-Client können SmartOffice-Dialoge u.a. mit Zugriffsrechten für bestimmte Rollen, Gruppen und Abteilungen versehen werden. Mit einer derartigen, zentral administrierten Plattform lassen sich unterschiedliche Anforderungen im Unternehmen systematisch, einfach und effizient in Microsoft Office umsetzen.

Fähigkeiten & Stärken der MIcrosoft Office Integration
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Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integrationsmöglichkeiten der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 Integration

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Digitale Büroorganisation und -automatisierung
Fact Sheet

Digitale Büroorganisation und -automatisierung – Doxis4 SmartOffice Plus

Fact Sheet »

Dynamisches Menüband à la Microsoft

Doxis4 SmartOffice integriert sich als zusätzliches Menüband in die unterstützen Microsoft Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint). Damit stehen die Doxis4-Funktionen für die Ablage, Suche und das Bearbeiten von Office-Dokumenten direkt in der gewohnten Anwendung zur Verfügung. Das Menüband und die verfügbaren Funktionen passen sich nach Microsoft-Art an den aktuellen Kontext an – Dokumente bearbeiten, recherchieren oder ablegen – und können darüber hinaus individuell konfiguriert werden. 

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Integrierte Ablagedialoge

Mit Doxis4 SmartOffice lassen sich Office-Dokumente über den integrierten Ablagedialog jederzeit in das Doxis4 Content Repository übernehmen – inklusive Metadaten zum Dokumenten- und Geschäftskontext und bei Bedarf als persönliche Arbeitsversion, auf die andere Benutzer keinen Zugriff haben. Mit der automatischen Übernahme von Dokumenten­eigenschaften und weiteren Eingabehilfen geht das schneller als „Speichern unter“ in unübersichtlichen Windows-Ordnerstrukturen und sorgt für deutlich effizientere Abläufe. 

Volltrefferlisten für Recherchen

Doxis4 SmartOffice durchsucht über integrierte, konfigurierbare Suchdialoge in Microsoft Office das gesamte Doxis4 Content Repository nach den gewünschten Informationen und Dokumenten. Volltextsuche, Indexsuche oder kombinierte Suche führen auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen schnell zum passenden Geschäftskontext. Die in Microsoft Office eingeblendete Trefferliste mit Office-Dokumenten und weiteren Formaten bietet einen schnellen, vollständigen Überblick über Suchergebnisse und Dokumentinhalte.

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Gemeinsame Bearbeitung und Versionierung

Vom Erstellen über das Versionieren bis zum revisionssicheren Archivieren unterstützt Doxis4 die Arbeit mit „lebenden“ Dokumenten in Microsoft Office. Mit einem Klick im SmartOffice-Menüband ist ein Dokument über die Check-in/Check-out-Funktion vor gleichzeitiger Bearbeitung durch Kollegen geschützt. Anschließend können die Änderungen als eigene Arbeitsversion gespeichert oder als abgeschlossene Version den anderen Anwendern im Team oder im gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Microsoft Office & Doxis4 im Überblick

Ablage & Indexierung

  • Ablage neuer Office-Dokumente direkt aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint
  • Revisionssicheres Archivieren der Office-Dokumente inkl. beschreibender sach- und vorgangsrelevanter Informationen (Metadaten)
  • Vordefinierte Ablagedialoge, Auswahllisten und Eingabefelder mit Vorschlagslisten in Office
  • Übernahme von Dokumenteigenschaften aus Office als Indexwerte mit individuellem Mapping
  • Unterstützung von Mehrfach-Attributen, maskierten Eingabefeldern, Pflichtfeldern und gesperrten Feldern für Ablagedialoge

Recherche & Anzeige

  • Suche im gesamten Doxis4 Content Repository direkt aus Word, Excel und PowerPoint
  • Indexsuche nach Dokumentattributen
  • Volltextsuche nach Dokumentinhalten
  • Kombinierte Suche nach Dokumentattributen und -inhalten
  • Systemseitige Vorschlagswerte für Suchfelder in Microsoft Office
  • Trefferliste mit wählbarer Sortierung, Gruppierung und Filterung sowie Vorschau der besten Fundstelle im Volltext, direkt in Microsoft Office
  • Öffnen der Dokumente mit Microsoft Office bzw. einer anderen Originalapplikation (PDF-Programm, Bildbearbeitung, etc.) oder mit den Doxis4-Clients (Windows, Web, Mobile) bzw. dem Doxis4 Viewer.

Bearbeitung & Collaboration

  • Direkte Bearbeitung von Dokumenten im Doxis4 Content Repository in Word, Excel und PowerPoint ohne zusätzlichen Doxis4-Client oder Fensterwechsel
  • Versionsverwaltung mit Check-Out/Check-In für gemeinsame Dokumentnutzung
  • Wandlung von Office-Dokumenten nach PDF mit Office-Funktion und Ablage als weitere Repräsentation
  • Wandlung von Office-Dokumenten nach PDF, PDF/A und TIFF mit dem optionalen Doxis4 PDF & TIFF Producer

Verwaltung & Administration

  • Frei gestaltbare Ablage- und Recherchedialoge
  • Zentrale Verwaltung von Dialogen, Benutzern und Rechten im Admin-Client
  • Scripting-Umgebung für Event-Handling und erweitertes Customizing
Microsoft Gold Certified Partner

Mehr ECM für Microsoft

Als langjähriger zertifizierter Microsoft Gold Partner steht SER für eine tiefe Integration von Microsoft-Lösungen und der Doxis4 iECM-Suite. Neben Microsoft Office integriert Doxis4 weitere umfassende ECM-Unterstützung direkt in die gewohnten Microsoft-Oberflächen: Mit smarten Add-Ins für Microsoft Office und Microsoft Outlook sowie Konnektoren für Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics stehen Microsoft-Anwendern alle Möglichkeiten offen.

Integration von Doxis4 & Microsoft