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Dokumente, Akten und Vorgänge – Integrierte ECM-Funktionen für alle Business-Anwendungen

Universelle ECM-Integration mit Doxis4

Unternehmen unterhalten aus historischen und strategischen Gründen eine heterogene Business-Software-Landschaft unterschiedlichster Systeme und  Hersteller. Jede dieser Softwarelösungen produziert ihre eigenen Daten und Dokumente. Hinzu kommen noch Dokumente externer Geschäftspartner. Eine anwendungsindividuelle Aufbewahrung macht da aufgrund der Vielzahl der Systeme (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD etc.) keinen Sinn, zumal die Daten und Dokumente anwendungs- und prozessübergreifend häufig im Kontext stehen. Doxis4 bietet die universelle ECM-Plattform, der sich alle Business Anwendungen bedienen können – vom einheitlichen Content Repository über eAkten, Task- und Business Process Management (BPM) bis hin zum Wissens- und Dokumentenmanagement (DMS).

Als offene ECM-Plattform unterstützt Doxis4 herstellerabhängige und  -unabhängige Schnittstellen-Standards für die verschiedenen Business-Applikationen am Markt. Vorteil der universellen Konnektoren für ERP, CRM und Co. ist, dass diese entsprechend der Schnittstellen-Anforderungen individuell gecustomized werden können und auch beim Wechsel einer Business-Applikation Bestand haben. Sie müssen lediglich an das neue System angepasst werden.

Durch die enge Integration der Business-Applikationen und der iECM-Suite Doxis4 können Anwender sowohl über ihre gewohnten Geschäftsanwendungen wie ERP, FiBu, CRM, HR, CAD etc. direkt auf die Inhalte im Doxis4 Content Repository zugreifen, als auch umgekehrt über Doxis4 die Daten der Business-Applikationen nutzen.

Umständliche Systemwechsel, Medienbrüche, mangelhafte Prozessunterstützung, redundante Datenbestände und Integrationsprobleme gehören mit Doxis4 der Vergangenheit an.

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Ihr Nutzen

  • Universelle Standard-Konnektoren für alle gängigen Business-Applikationen
  • Vollständiges Content Repository für Akten, Dokumente und Workflows
  • Einheitlicher Zugriff aus verschiedenen Business-Anwendungen
  • Automatische Übernahme von Daten aus Business-Applikationen in Doxis4

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Dürr Dental AG

Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Business-Applikationen und ECM

Das „E“ in ECM steht für „Enterprise“ und hebt die unternehmensweite Bedeutung hervor. Enterprise Content Management dient allen Unternehmensbereichen entlang der Geschäftsprozesse. Die elektronisch verarbeiteten Informationen im Rahmen der operativen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens lassen sich in strukturierte Daten (z.B. Buchungssätze) und unstrukturierte Daten (z.B. Dokumente, E-Mails) unterteilten. Vollständige Informationen zu einem Auftrag, einem Kunden, einem Mitarbeiter oder einem Vorgang umfassen beide Typen. Vor diesem Hintergrund bildet ECM das dokumentenzentrierte Gegenstück zu den datenzentrierten Business-Anwendungen. 

Business-Applikationen und ECM

Business-Applikationen – ERP, CRM & Co.

Strukturierte Daten wie Stammdaten, Auftragsdaten oder Buchungssätze werden in spezialisierten Business-Applikationen wie ERP, FiBu, CRM oder branchenspezifischen Anwendungen erfasst, be- und verarbeitet. Diese strukturierten Daten basieren auf einem festen Datenschema und können massenhaft verarbeitet und ausgewertet werden. Sobald in den Prozessen Dokumente ins Spiel kommen – selbst erzeugt oder aus anderen Quellen, ist es oft vorbei mit der strukturierten Arbeit. Die Dokumente landen auf chaotischen Dateisystemen, werden per E-Mail hin- und hergeschickt oder bleiben isoliert im Ursprungssystem, wo sie nicht für alle Beteiligten verfügbar sind. 

Enterprise Content Management – ECM

Viele wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen werden in unstrukturierten Formaten erfasst und verwaltet, z.B. Dokumente, E-Mails, Fotos, Videos u.m. Unstrukturierten Daten liegt kein festes Datenschema zugrunde. Im ECM-System erfolgt das Ablegen und Wiederfinden mittels beschreibender Metadaten, die über Schnittstellen zu anderen Business-Applikationen automatisiert bereitgestellt und verknüpft werden können.

Mit der Doxis4 iECM-Suite lassen sich unstrukturierte und strukturierte Informationsobjekte format- und quellenunabhängig erfassen, im Geschäftskontext strukturiert verwalten, revisionssicher aufbewahren und jederzeit direkt wiederfinden.

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Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integrationsmöglichkeiten der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 Integration

Fact Sheet »
SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen
Fact Sheet

SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen – Doxis4 AutoIndexer for SAP

Fact Sheet »
Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fact Sheet

Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP

Fact Sheet »

ERP-Integration [Auszug]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (ehem. Agresso)
  • . . .

Enterprise Ressource Planning (ERP)

Für viele Geschäftsprozesse benötigen Anwender von ERP-Systemen neben den strukturierten Daten im ERP auch die dazugehörigen Geschäftsdokumente und Akten. So dient das eingehende Bestelldokument dem Erfassen der Bestelldaten im ERP und nachfolgend zur Rechnungsstellung. Das eingehende Rechnungsdokument wird zur Verbuchung und Zahlungsfreigabe im ERP benötigt. Die Dokumente dienen im weiteren Verlauf der Unterstützung der Geschäftsprozesse und der Erfüllung regulatorischer Vorgaben.

Wie der Geschäftsalltag ohne ECM-Unterstützung aussieht, wenn Dokumente und Akten nicht in ERP integriert sind, weiß jeder Mitarbeiter: Dokumente liegen verteilt im gesamten Unternehmen und die Geschäftsprozesse geraten ins Stocken. Im schlimmsten Fall werden Fehler gemacht, die bei vollständiger Kenntnis der Sachlage nicht erfolgt wären.

ERP erfordert deshalb ECM als perfekte Ergänzung. Durch die universelle Integration der Doxis4 iECM-Suite in beliebige ERP-Systeme lassen sich die unternehmenskritischen Dokumente vollständig und einheitlich im Geschäftskontext managen. Damit erhöhen Sie die Effizienz und Wirtschaftlichkeit Ihrer Geschäftsprozesse, verringern Ihr Geschäftsrisiko, optimieren die Performance Ihres ERP-Systems und verringern nicht zuletzt die IT-Betriebskosten. Die ERP-Anwender erhalten einen spürbaren Mehrwert, wenn sie direkt aus ihrer gewohnten Oberfläche auf die zugrundeliegenden Dokumente zugreifen können.

Typische Anwendungsfälle für ERP-Integration:

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FiBu- Integration [Auszug]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Finanzbuchhaltung (FiBu)

Der direkte Zugriff aus Ihrer FiBu-Software auf Belege zu Buchungssätzen und Transaktionen erleichtert das Tagesgeschäft im Rechnungswesen ungemein. Eingehende Rechnungen (Debitoren) lassen sich nach dem Scannen automatisiert bis hin zur (Dunkel-)Verbuchung verarbeiten. Die Digitalisierung umfasst nicht nur die eingehenden, sondern auch ausgehenden Belege wie z.B. Journale, Mahnungen, OP-Listen, Kontoblätter etc. Sie werden automatisch über einen virtuellen Druck revisionssicher im Doxis4 Archiv abgelegt. Blockierte Drucker und Ablagearbeiten gehören damit der Vergangenheit an. 

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CRM-Integration [Auszug]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Customer Relationship Management (CRM)

Wer sich zur Kundenorientierung bekennt, sollte seine Kunden gut kennen. Die strukturierten Kundendaten im CRM-System sind dafür enorm wertvoll, aber bilden nur einen Teil der relevanten Informationen ab. CRM-Systeme sind hauptsächlich auf Vertrieb und Marketing ausgerichtet. Informationen und Dokumente aus dem Angebotswesen und der Auftragsabwicklung werden im ERP erfasst und verarbeitet. Lizenzen für alle Systeme bzw. Module haben nicht alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Kundeninformationen brauchen. Die per E-Mail mit dem Kunden geführte Geschäftskommunikation ist ebenfalls nicht durchgängig verfügbar, wenn sie in persönlichen Postfächern oder getrennten Systemen ohne Bezug zum Geschäftsvorgang abgelegt ist.

Integriertes Enterprise Content Management (iECM) mit Doxis4 verbindet die Kundendaten im CRM-System mit den relevanten Dokumenten und E-Mails im gesamten Unternehmen. Je nach Integrationsszenario ist sowohl ein Zugriff über das CRM-System auf Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben im Doxis4 Content Repository möglich als auch die Verwendung von Daten aus dem CRM-System in Doxis4, beispielsweise auf dem Aktendeckel von Kundenakten.

Der Zugriff auf die Kundenakten kann wahlweise über das CRM-System oder über Doxis4-Clients erfolgen. Für Vertriebs-, Marketing- und Kundendienst-Aufgaben stehen alle benötigten Informationen gebündelt zur Verfügung. Diese umfassende Sicht auf die Kunden  – natürlich abhängig von Zugangsberechtigungen – schafft die Grundlage für exzellenten Kundenservice und Geschäftserfolg. Auch für den Kunden selbst können bestimmte Dokumente aus seiner Kundenakte oder zugehörige Produkt- und Serviceinformationen über ein Kundenportal zur Verfügung gestellt werden. Für Außendienstmitarbeiter bietet sich der mobile Doxis4 Client an, um auf Dokumente von unterwegs zugreifen oder an Geschäftsprozessen teilhaben zu können.

Typische Anwendungsfälle für CRM-Integration:

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E-Mail- & Groupware-Integration [Auszug]

  • IBM Notes (ehem. Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

E-Mail & Groupware

Austausch und Zusammenarbeit stehen im Mittelpunkt von E-Mail- und Groupware-Lösungen. Der Großteil an externer Geschäftskorrespondenz wird per E-Mail geführt. Intern kommunizieren viele Mitarbeiter ebenfalls hauptsächlich per E-Mail und tauschen sich zusätzlich über Groupware und Collaboration-Plattformen wie SharePoint abteilungsübergreifend aus. Systemübergreifend funktioniert der Informationsaustausch jedoch nur unzureichend. Der Zugriff auf andere Informationsquellen, wie eingegangene Post oder Dokumente und Daten aus dem ERP-System, ist nur eingeschränkt möglich. Empfangene und versendete E-Mails landen oft im persönlichen Postfach oder in Gruppenpostfächern und sind so nicht im Geschäftskontext für andere Beteiligte verfügbar. 

Doxis4 ergänzt E-Mail- und Groupware-Lösungen um wichtige ECM-Funktionen, mit denen E-Mails vollständig in die Geschäftsprozesse integriert und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden. Ein- und ausgehende E-Mails können dem jeweiligen Geschäftskontext zugeordnet werden und stehen dann in den zugehörigen Akten und Vorgängen zur Verfügung.  

Die Anwender können im gewohnten Software-Umfeld zusätzliche, komfortable ECM-Funktionen zur kontextbezogenen Ablage, Recherche und Anzeige von E-Mails und Dokumenten nutzen. Gerade das schnelle und gezielte Auffinden von relevanten Informationen ist eine der Stärken von Doxis4 – dank der Kombination von Metadaten-Suche und fehlertoleranter Volltextsuche, die im Sinne von Enterprise Search das unternehmensweite Content Repository als Informationsquelle erschließt. 

Typische Anwendungsfälle für E-Mail- & Groupware-Integration:

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ECM-Integration mit Doxis4 im Überblick

Systemschnittstellen

  • Universelle Schnittstellen zu gängigen ERP-, HR- und CRM-Systemen über Universal ERP Connector
  • Zertifizierte Schnittstellen zu SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20) / HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0 / 3.0)
  • Integrierte Module und Schnittstellen für Microsoft Office, Outlook, SharePoint und Dynamics NAV/AX
  • Einheitliche Anbindung von Mail-, File- und SharePoint-Servern über Doxis4 Gateway Service
  • Weitere Konnektoren für offene, herstellerunabhängige Standards: CMIS, WebDAV, File Import, etc.

Client- und Portalintegration

  • Ansteuern des Doxis4-Clients aus Fachanwendung per OLE, Hotkeys oder URL mit umfassendem Scripting
  • Einbindung/Aufruf von Datenbankabfragen und ActiveX-Controls in Doxis4 winCube
  • Mashup-fähige Webkomponenten/URL-Aufruf (wie für Google Maps bekannt)
  • Einbindung von Portlets in Webseiten für Doxis4-Masken und -Trefferlisten
  • Native Wiki-Integration mit Versionierung und Editierfunktionen in Doxis4

Direkte Interaktion

  • Suche in Doxis4 nach markierten Begriffen aus beliebigen Anwendungen per Tastenkürzel
  • Extraktion und Übernahme von Informationen in Doxis4 ohne Programmierung in externen Business-Applikationen per Screenscraper-Technologie (z.B. für Terminalumgebung)

Administration

  • Entlastung der Datenbanken und verbesserte Performance in führenden Systemen
  • Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung
  • Plattformübergreifende Benutzeranmeldung über Kerberos
  • Übernahme von Benutzern/Gruppen aus Active Directory/LDAP

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