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ECM-Integration mit Doxis4

ECM mit ERP & Co: Damit Dokumente
und Daten zusammenfinden

Die vielfältigen Geschäftsanwendungen in Unternehmen von ERP, FiBu, HR, CRM bis hin zu CAD dienen dem Verarbeiten und Verwalten strukturierter Daten, die beispielsweise in der Warenwirtschaft, im Rechnungswesen, im Personalwesen, im Vertrieb und im Kundenservice anfallen. Zu allen Transaktionen in den  Business-Applikationen gibt es Dokumente (unstrukturierte Daten), die erfasst, verarbeitet und verwaltet werden müssen. Das sind Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Korrespondenz, Verträge, Qualitätsberichte, Zeichnungen u.v.m. Für eine effiziente und effektive Sach- und Vorgangsbearbeitung ist es deshalb unabdingbar, die Transaktionsdaten der Geschäftsanwendungen mit den dazugehörigen Dokumenten und Akten im Kontext zu verbinden und beide Systemwelten für den Anwender „unbemerkt“ zu integrieren.

So können Anwender sowohl aus ihren gewohnten Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, FiBu, HR, SCM, etc. heraus direkt auf die Dokumente und Akten  im Doxis4 Content Repository zugreifen, als auch umgekehrt aus Doxis4 heraus auf die Daten der Business-Applikationen zugreifen. Je nach Integrationsszenario ist Doxis4 so eng mit anderen Systemen verbunden, dass Anwender vollständig in der gewohnten Oberfläche arbeiten können, als wären die Erweiterungen des ECM native Funktionen ihrer Business- und Fachanwendung. Umständliche Systemwechsel, Medienbrüche, mangelhafte Prozessunterstützung, redundante Datenbestände und Integrationsprobleme gehören mit Doxis4 der Vergangenheit an.

Von SAP, Sage, Microsoft Dynamics AX und NAV über Microsoft Office und Outlook bis hin zu CRM-Systemen wie z.B. Salesforce und Microsoft Dynamics CRM sowie HR-Systemen wie z.B. ADP (PAISY) können die vielfältigen Dokumenten-Management-Anforderungen mit der zentralen Plattform Doxis4 für integriertes Enterprise Content Management (iECM) auf allen Ebenen abgedeckt werden. 

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Ihr Nutzen

  • Universelle Schnittstellen für alle gängigen Business-Applikationen (ERP, CRM, HR etc.)
  • Spezielle, vollständig in die Anwendungen von SAP, Microsoft, IBM etc. integrierte Funktionen
  • Einheitlicher Zugriff auf vollständige Akten und aktuelle Dokumente aus  der jeweiligen Business-Anwendung

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DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Dürr Dental AG

Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

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Fähigkeiten & Stärken

  • Vollständiges Content Repository

    Doxis4 führt als unternehmensweite und anwendungsübergreifende ECM-Plattform alle relevanten Dokumente, Vorgänge und Akten in einem vollständigen Content Repository zusammen. Unabhängig davon, aus welcher Geschäftsanwendung und Quelle die Inhalte stammen, in welchem Format sie erstellt wurden oder über welche Anwendung sie abgerufen werden: Alle Inhalte sind mit Doxis4 im jeweiligen Geschäftskontext verfügbar – vollständig und ohne Medienbrüche.

  • Flexible Integration für jede Anwendungs- und Systemlandschaft

    Die Doxis4 iECM-Suite lässt sich durch ihre serviceorientierte Architektur entsprechend Ihrer Anforderungen und Aufgabenstellungen flexibel designen und in alle unternehmensweiten Business-Anwendungen integrieren. Generische und spezifische Schnittstellen, Services und Add-Ins ermöglichen von der losen Anbindung bis zur nahtlosen Zusammenführung vielfältigste Integrationsszenarien. Doxis4 ist skalierbar und flexibel an Ihre Organisation und Geschäftsprozesse anpassbar. So passt sich Doxis4 über die Jahre agil veränderten Anforderungen im Rahmen des Lean- und Change Managements an. 

  • Revisionssichere Archivierung aus führenden Systemen

    Dokumente, Daten, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte u.v.m. lassen sich direkt aus den jeweiligen  Geschäftsanwendung in das Doxis4 Content Repository ablegen und revisionssicher aufbewahren. Dies kann je nach Integrationsszenario vom Anwender in der gewohnten Oberfläche gesteuert werden, wie z.B. bei der Dokumentablage über Microsoft Office, oder automatisch im Hintergrund ablaufen, wie z.B. bei der Archivierung von SAP-Daten. Dabei kann Doxis4 wichtige Informationen aus dem Dokument oder dem Ablagekontext als Metadaten übernehmen. 

  • Recherche und Anzeige aus jeder Anwendung

    So einfach und schnell sich Dokumente und Daten aus verschiedenen Business-Anwendungen in Doxis4 ablegen lassen, so einfach und schnell lassen sie sich über diese Systeme wiederfinden. Das Wiederfinden und Aufrufen erfolgt über intelligente Suchfunktionen und Aktenstrukturen sowie Verknüpfungen mit Transaktionen und Vorgängen. Je nach Wunsch erfolgt die Anzeige über einen integrierten, multimedialen Viewer, den jeweiligen Doxis4 Client oder die Originalapplikation, mit der das Dokument erzeugt wurde. Dabei können auch Dokumente recherchiert und angezeigt werden, die mit anderen Business-Anwendungen erstellt wurden. 

  • Integrierte Dokumentenprozesse

    Für dokumentenintensive Geschäftsprozesse wie Rechnungsprüfung – und freigabe, Auftragsbestätigungen etc. bietet sich das Doxis4 Task & Process Management an. Vom Ad-hoc-Workflow bis hin zu standardisierten Abläufen lassen sich hierüber unternehmensweit alle Geschäftsprozesse modellieren, ausführen und steuern. Das Task Management ermöglicht das Verwalten von Vorgängen und Aufgaben und deren Verteilung über Postkörbe. In einem Vorgang können ad hoc Aufgaben erstellt/geplant, einzelnen persönlichen Postkörben oder Gruppenpostkörben zugewiesen und ausgeführt werden. Aufgaben können in Unteraufgaben zerlegt, auf Wiedervorlage gelegt und gesucht werden. Die gesamte Planung der Aufgaben erfolgt ad hoc, d.h. ohne ein definiertes Prozessmodell. Die Nachvollziehbarkeit ist hierbei jederzeit gegeben. Zusätzlich zum Doxis4 Task Management Service erlaubt der Doxis4 Process Management Service die Definition und das Ausführen von Prozessmodellen. Die Kombination von prozessmodell-getriebenen und ad hoc-definierten Aufgaben, die durch Zerlegung in Unteraufgaben ergänzt werden, ist möglich.

Fähigkeiten & Stärken der Doxis4 ECM-Integration

Viele Systeme – eine ECM-Plattform

Unternehmen unterhalten aus historischen und strategischen Gründen eine heterogene Business-Software-Landschaft unterschiedlichster Systeme und Hersteller. Jede dieser Softwarelösungen produziert ihre eigenen Daten und Dokumente. Hinzu kommen noch Dokumente von externen Geschäftspartnern. Eine anwendungsindividuelle Aufbewahrung macht aufgrund der Vielzahl der Systeme (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD etc.) keinen Sinn, zumal die Daten und Dokumente anwendungs- und prozessübergreifend häufig im Kontext stehen. Doxis4 bietet eine universelle ECM-Plattform, der sich alle Business-Anwendungen bedienen können – vom einheitlichen Content Repository über eAkten, Task- und Business Process Management (BPM) bis hin zum Wissensmanagement.

Viele Systeme – eine ECM-Plattform

Universelle Integration

  • Konnektoren für ERP, CRM & Co.
  • Offene, herstellerunabhängige Standards
  • Web Services
  • Branchenspezifische Anwendungen

Business Applikationen & Doxis4

Doxis4 unterstützt offene, herstellerunabhängige Schnittstellen-Standards für die verschiedenen Business-Applikationen wie ERP & FiBu, CRM, E-Mail & Groupware sowie branchenspezifische Anwendungen – unabhängig davon, ob der Hersteller ADP (Paisy), Agresso, Diamant, IFS, Infor, Oracle, proAlpha, SAGE, Salesforce oder anders heißt.

Vorteil der universellen Konnektoren für ERP, CRM und Co. ist, dass diese entsprechend der Schnittstellen-Anforderungen individuell gecustomized werden können und auch beim Wechsel einer Business-Applikation Bestand haben. Sie müssen lediglich an das neue System angepasst werden.

Universelle ECM-Integration für Business-Applikationen
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Doxis4 Integration
Fact Sheet

Integrationsmöglichkeiten der Doxis4 iECM-Suite – Doxis4 Integration

Fact Sheet »
SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen
Fact Sheet

SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen – Doxis4 AutoIndexer for SAP

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Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fact Sheet

Virtuelle Akten in SAP – Doxis4 Folder Cockpit for SAP

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SAP-Integration

SAP & Doxis4

Doxis4 erweitert SAP über zertifizierte Schnittstellen um wichtige Archiv-, Dokumenten- und Workflow-Funktionen: Mit Rechnungseingangs­verarbeitung, elektronischen Akten, Beleg­archivierung und SAP-Datenarchivierung laufen die Geschäftsprozesse in SAP einfach besser.

ECM-Integration für SAP

ECM-Integration für Microsoft

Microsoft & Doxis4

Doxis4 integriert ECM-Funktionen nahtlos – direkt in die gewohnten Microsoft-Oberflächen: Mit smarten Add-Ins für Microsoft Office und Microsoft Outlook sowie Konnektoren für Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics NAV/AX stehen Microsoft-Anwendern alle Möglichkeiten offen.

ECM-Integration für Microsoft

Standards minimieren den Preis der Software-Vielfalt

Der Preis für Software-Vielfalt  kann groß sein: Zum Management und der Administration der Unternehmenssoftware kommt die Organisation der Kommunikation zwischen den einzelnen Lösungen. Wer in einer heterogenen Software-Landschaft verschiedene Archive oder ECM-Komponenten unterschiedlicher Hersteller betreibt, bezahlt einen hohen Preis.

Die Universalität der Doxis4-Plattform hinsichtlich ECM-Funktionsumfang und Einsatzmöglichkeiten in Verbindung mit Standard-Konnektoren minimiert dagegen den „Preis“ der Software-Vielfalt. Die Doxis4-Konnektoren reduzieren den Aufwand der Administration und Verwaltung durch standardisierte Kommunikation. Zudem ist das Wissen um Standard-Konnektoren wie Kerberos, LDAP etc. in vielen Unternehmen vorhanden.

In sehr spezifischen Geschäftsprozessen können sehr spezifische Clients gefordert sein, die sich mittel standardisierter Web- Services, COM-API- und Java-API-Schnittstellen ohne weiteres den ECM-Serverkomponenten der Doxis4 iECM-Suite bedienen können. 

Mehr Informationen zu Doxis4-Konnektoren

Doxis4-Konnektoren, z.B.

  • Universal ERP Connector
  • WebDAV, CMIS Connector
  • File Import
  • Kerberos
  • LDAP
  • COM-API, Java-API

ECM-Integration im Kontext der Doxis4-Architektur

ECM-Integration für ERP, CRM, Microsoft & Co auf Basis der integrierten ECM-Plattform Doxis4

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