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Dokumentenmanagement (DMS) mit Doxis4

Dokumentenmanagement mit der
DMS Software Doxis4

Dokumentenintensive Vorgänge ohne Unterstützung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) lassen sich zumeist nur sequentiell abarbeiten, sind intransparent, fehleranfällig und geprägt durch lange Laufwege. Diese und weitere Nachteile kompensiert die Doxis4 Dokumentenmanagement Software.

Bevor die finale Version eines Dokumentes vorliegt und revisionssicher archiviert werden kann, sind oft zahlreiche Bearbeitungs- und Freigabeschritte – häufig auch von unterschiedlichen Beteiligten – erforderlich. Doxis4 Dokumentenmanagement stellt Dokumentenmanagement-Funktionen für alle sach- und vorgangsbezogenen Geschäftsprozesse bereit: vom Vorlagenmanagement über Annotationen für die Bearbeitung nicht veränderbarer Formate (PDF, TIFF etc.) bis hin zum einfachen Zugriff auf und den Austausch der Dokumente. In Kombination mit dem Doxis4 Content Repository, der Doxis4 eAkte und Doxis4 SmartOffice lassen sich Dateiverzeichnisse und verteilte Ablagesysteme ablösen.

In der SER-Mediathek finden Sie jetzt auch zahlreiche Anwendervideos zum Thema Dokumentenmanagement.

Smarte DMS Software für die tägliche Arbeit mit Microsoft Office

Die Vorzüge der Doxis4 DMS Software spüren Anwender bereits beim Erstellen der Dokumente. Aus MS Office heraus kann der Anwender mittels Doxis4 SmartOffice sach- und vorgangsbezogene Informationen und Dokumente direkt aus MS Office heraus recherchieren, die beim Verfassen neuer Dokumente helfen und im besten Fall als Vorlage dienen, die nur noch angepasst werden muss. Hierbei kommt die formatunabhängige Ablage des Doxis4 Content Repository zum Tragen, die es erlaubt, neben dem revisionssicheren Format (PDF, TIFF etc.) auch die dazugehörige Originaldatei aus Word, Excel & Co. abzulegen. Das erspart dem Anwender viel Arbeitszeit, da nicht jedes Dokument neu formuliert werden muss.

Eine vereinheitlichte Dokumentenerstellung ermöglicht die Vorlagenverwaltung in Doxis4 – beispielsweise direkt aus einer elektronischen Akte im Doxis4-Client heraus oder über die Vorlagenfunktion in Doxis4 SmartOffice. Doxis4-Vorlagen bieten dabei mehr als einfache, dem Unternehmens-CI angepasste Briefvorlagen. Dokumentenattribute wie Richtung (Eingang/Ausgang) und Titel/Thema leiten sich direkt aus den Vorlagen ab. Beginnt ein Anwender zum Beispiel einen neuen Schriftverkehr mit einem Geschäftspartner, dann enthält das aus der Vorlage erstellte Word-Dokument bereits zentrale Informationen, wie Namen und Adresse des Geschäftspartners. Verfasst er einen Projektstatusbericht, dann werden die wichtigsten Projektparameter in die Vorlage übernommen. So lassen sich Fehler von vornherein vermeiden. Das Erstellen neuer Dokumente geht mit der passenden DMS Software schneller von der Hand. Ihre volle Wirkung entfalten die Doxis4-Vorlagen in Verbindung mit eAkten. Vorlagen können zum einen vorab Registern zugeordnet sein, um die Ablage effizienter zu machen, zum anderen kann die Ablage in bestimmten Registern oder vordefinierten Dokumenttypen auch zum Starten von Workflows eingesetzt werden, z.B. bei Erstellung eines Projektabschlussberichts.

DMS Software auf Doxis4 Basis zur gemeinsamen Bearbeitung „lebender“ Dokumente

Viele Dokumente entstehen über einen längeren Zeitraum und/oder unter Mitwirkung weiterer Beteiligter. Das Resultat sind unterschiedliche Dokumentenversionen, die verwaltet werden müssen. Hierfür bietet Doxis4 innerhalb der Dokumentenmanagement Software ein umfassendes Versionsmanagement, das auch zwischen Haupt- und Arbeitsversionen unterscheiden kann. Sobald der Anwender in Doxis4 auf „Bearbeiten“ klickt, wird das entsprechende Dokument ausgecheckt und damit für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt – steht zur Recherche aber weiterhin zur Verfügung. Nach erfolgter Überarbeitung und Check-in erstellt Doxis4 automatisch eine neue Dokumenten-Version. Die Festlegung, ob es sich um eine Arbeitsversion oder eine neue Hauptversion handelt, kann je nach Anwendungsfall direkt durch den Benutzer selbst oder prozessgestützt durch einen Freigabeworkflow erfolgen. Der Rückgriff auf vorhergehende Versionen eines Dokumentes ist bei Bedarf jederzeit möglich – im Fall des Falles kann die frühere Version in Doxis4 wieder aktiviert werden.

Collaboration mit temporären Workspaces mit dem richtigen Dokumentenmanagement System

Grundlage für die sichere gemeinsame Bearbeitung ist eine feingranulare Rechteverwaltung bis auf Objektebene, die genau festlegt, wer welche Versionen sieht, wer wo Änderungen vornehmen oder wer ein Dokument auschecken kann. Komfortable Unterstützung für die Teamarbeit bietet die Funktion zur Einrichtung sogenannter Workspaces. Ganz im Sinne moderner Collaboration-Lösungen bietet Doxis4 damit die Möglichkeit, eine Art temporäre Projektakte anzulegen, die verschiedenste Dokumente, Vorgänge und Objekte enthalten kann, auf die die ganze Arbeitsgruppe Zugriff hat. Um nicht ständig selbst nachsehen zu müssen, ob ein bestimmtes Dokument vom Kollegen bereits bearbeitet wurde, gibt es den Notification Service, der als eine Art Abonnement-Funktion sofort per E-Mail über Änderungen an bestimmten Dokumenten oder auch Aktenregistern informiert. So bleiben alle Projektbeteiligten mit minimalem Zeitaufwand immer auf dem Laufenden. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann der Workspace wieder gelöscht und die gemeinsam erstellten Inhalte können ins Archiv übergeben werden – nur als Endfassung oder auch mit ihren Versionen aus dem Erstellungsprozess.

Mittels Audit Trail-Funktion dokumentiert Doxis4 revisionssicher, wer wann welche Dokumente erstellt, eingefügt, bearbeitet, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Alle Bearbeitungsschritte werden durch die Protokollierung transparent gehalten. Das kann für die Compliance mit rechtlichen oder internen Vorschriften ebenso relevant sein wie für Fragen der Haftung im Streit- oder Schadensfall.

In Kombination mit der Archivierungssoftware auf Doxis4 Basis deckt die Doxis4 DMS Software den kompletten Dokumentenlebenszyklus ab – von der Erstellung und Bearbeitung mit Versionierung bis hin zur Finalisierung und langzeitsicheren Aufbewahrung. Hinzu kommt die Verwaltung von zusätzlichen Ausfertigungen (Renditions), Dokumentverknüpfungen und digitalen Signaturen. Ideale Ergänzungen zum Doxis4 DMS sind elektronische Akten, auf deren Basis sich jegliche Akten- und Schriftgutverwaltungen auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene realisieren lassen, und Workflow-Funktionen zur automatisierten Steuerung und Kontrolle der dokumentenintensiven Geschäftsprozesse.

Erfahren Sie mehr über die vielen Vorteile von DMS.

Mehr über Doxis4 Dokumentenmanagement

Ihr Nutzen

  • Umfassende Möglichkeiten zur Ablage und Bearbeitung „lebender“ Dokumente
  • Versionierung mit Arbeits- und Hauptversionen
  • Umfangreiche Annotations­optionen mit praktischer Übersichtsfunktion
  • Intelligentes Vorlagen­management

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Anwendervideo: Dokumentenmanagement bei der Deutschen Bahn

ECM konzernweit im Einsatz: das Bahn Content Management-System der DB AG

Das Bahn Content Management-System – BCM – ist heute die zentrale Lösung für die Bearbeitung von Dokumenten bei der Deutschen Bahn.  Sie basiert auf der Doxis4 iECM-Suite und deckt alle Bereiche eines modernen Enterprise Content Managements ab. Mit über 32.000 Anwendern gehört BCM zu den am meisten genutzten IT-Plattformen im DB Konzern. BCM spielt damit eine wichtige Rolle in der Digitalisierungsstrategie der Deutschen Bahn. Welchen Stellenwert BCM heute hat, darüber berichten Projektleiter, Strategiebeauftragte und Anwender aus dem DB Konzern im Video.

Erfahren Sie in unserem Anwendervideo alles über den erfolgreichen Einsatz des Doxis4 Dokumentenmanagements bei der Deutschen Bahn.

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Dokumentenmanagement Software Doxis4 - Fähigkeiten & Stärken

  • Versionierung und Check-in/Check-out

    Zum nachvollziehbaren Bearbeiten der Dokumente, die über einen längeren Zeitraum und/oder unter Mitwirkung vieler Bearbeiter entstehen, bietet die Doxis4 Dokumentenmanagement Software ein umfassendes Versionsmanagement. Dabei kann zwischen Haupt- und Arbeitsversionen (major/minor versions) unterschieden werden, zu denen auch unterschiedliche Zugriffsberechtigungen, z.B. auf Abteilungsebene, definiert werden können. Ein Check-in-/Check-out-Mechanismus stellt sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Version eines Dokuments angelegt wird. Inhalte und Bearbeitungen werden so nicht unbewusst überschrieben. Ob es sich bei dieser neuen Version um eine Arbeitsversion oder eine neue Hauptversion handelt, kann je nach Anwendungsfall direkt durch den Benutzer selbst oder prozessgestützt durch einen Freigabeworkflow festgelegt werden. Bei Bedarf ist jederzeit der Rückgriff auf vorhergehende Versionen möglich. Die enge Verzahnung der Doxis4 Archiv- und DMS-Funktionen sorgt dafür, dass sich bei der Arbeit mit „lebenden“ Dokumenten auch jederzeit eine unveränderliche Version „einfrieren“ und anschließend revisionssicher archivieren lässt.

  • Microsoft Office-Integration

    Microsoft Office ist im Büroalltag nicht wegzudenken. Die Übernahme und Ablage von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und E-Mails aus den Microsoft Office-Applikationen in das Doxis4 Content Repository gehört daher selbstverständlich zu den Standardfunktionen von Doxis4. Mit dem Add-in Doxis4 SmartOffice Plus geht die Integration in die Microsoft Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint aber viel weiter: Zusätzlich zur komfortablen Dokument-Ablage bietet das Add-in die Recherche nach bereits archivierten Dokumenten, eine komfortable Trefferliste mit den aus Doxis4 bekannten Filtermöglichkeiten, Check-in/Check-out-Funktionalität, direkten Zugriff auf die Vorlagenverwaltung in Doxis4 und das Erzeugen zusätzlicher Ausfertigungen (Renditions), z.B. einer PDF-Version. Die Anwender nutzen dabei alle Funktionen direkt in der gewohnten MS Office-Umgebung.

  • Intelligentes Vorlagenmanagement

    Zur Standardisierung der Dokumentenerstellung und -ablage trägt die Vorlagenverwaltung in Doxis4 bei, sowohl innerhalb der Doxis4 Clients als auch über Doxis4 SmartOffice. Doxis4-Vorlagen ermöglichen das Ableiten grundlegender Dokumentenattribute, wie Richtung (Eingang/Ausgang) und Titel/Thema aus der Vorlage und die Übernahme zentraler Inhalte, wie Adressdaten, Vorgangsnummern etc. direkt in das zu erstellende Dokument. Das beschleunigt das Erstellen neuer Dokumente und hilft gleichzeitig dabei Fehler zu vermeiden. In elektronischen Akten können Vorlagen bestimmten Registern zugeordnet werden, um die Ablage effizienter zu machen, zum anderen kann die Ablage in bestimmten Registern oder vordefinierter Dokumenttypen auch zum Starten von Workflows eingesetzt werden, z.B. bei Erstellung eines Projektabschlussberichts.

  • Annotationen und Annotationsübersicht

    Auf die Dokumente – gerade auch auf eigentlich nicht veränderbare Formate wie PDF und TiFF – lassen sich vielfältige Annotationen aufbringen, z.B. Kommentare, Notizzettel, Stempel, Pfeile und Texte – wie von der Arbeit mit Papierdokumenten gewohnt. Für jeden Benutzer wird dabei eine eigene Annotationsebene erzeugt, die auch individuell berechtigt werden kann. Im Gegensatz zu Papierdokumenten werden die Annotationen in Doxis4 jedoch nie fester Teil eines Dokuments, sondern liegen auf eigenen Ebenen (vergleichbar mit abnehmbaren Klarsichtfolien) und können bei Bedarf ausgeblendet werden – ein großer Vorteil z.B. bei Verträgen, deren Inhalt nicht verändert werden darf. Eine komfortable Annotationsübersicht sorgt auch bei umfangreichen Dokumenten dafür, dass der Überblick nicht verloren geht und aktuelle Änderungen im Blick bleiben.

  • Informationsrecherche und standortunabhängiger Zugriff

    Der Zugriff auf die zu bearbeitenden Dokumente erfolgt mittels Index- und Volltextsuche in den Doxis4 Clients oder direkt aus den Microsoft Office-Anwendungen heraus (siehe Microsoft Office-Integration). Während bei der Indexrecherche schnell und gezielt nach bestimmten Akten oder Dokumenten gesucht wird, durchsucht die Volltextsuche (Textmining) die kompletten Dokumenteninhalte. Die Recherche nach Dokumenten und Akten umfasst sämtliche eingebundenen Bestände, die „lebenden“ Dokumente ebenso wie die revisionssicher archivierten Objekte. Dokumentenmanagement mit Doxis4 bietet Unternehmen mit mehreren Standorten große Vorteile: Der Zugriff auf die Dokumente wird entkoppelt von der Aufbewahrung. Standortunabhängig stehen die Dokumente, optional auch mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client, jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt!

  • Workspaces und Abonnementfunktion

    Zum gemeinsamen Bearbeiten der Dokumente und Akten bietet Doxis4 über den Relationship Service beispielsweise die Möglichkeit, gemeinsame Arbeitsbereiche (Workspaces) sowie entsprechende Verzeichnisstrukturen zu definieren und zu verwalten. Zur Projektzusammenarbeit (Collaboration) kann so eine Art temporäre Projektakte angelegt werden, die verschiedenste Dokumente, Vorgänge und Objekte enthalten kann, auf die eine Projektgruppe auch abteilungsübergreifend Zugriff hat. Für den optimalen Informationsstand aller Beteiligten sorgen automatisierte Benachrichtigungen bei Dokumentänderungen oder neu eingestellten Dokumenten in den Projektverzeichnissen, die über den Notification Service versendet werden. Die Anwender können über eine Abonnementfunktion dabei selbst definieren welche Dokumente, Verzeichnisse, Akten oder Suchvorgänge überwacht werden und bei welcher Art von Änderung sie informiert werden möchten. Nach Abschluss eines Projekts kann ein solcher Workspace wieder gelöscht und die gemeinsam erstellten Inhalte archiviert werden – als finale Versionen oder mit allen Bearbeitungsschritten.

  • Sicherheitsmechanismen und Zugriffsschutz

    Rechte zum Zugriff auf lebende Dokumente, zur Änderung, Löschung etc. lassen sich bis hinunter auf Einzeldokumentebene vergeben, sind aber z.B. bei Nutzung elektronischer Akten auch auf Register- und Aktenebene realisierbar. Persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie die Übernahme der Berechtigungen aus Drittsystemen (z.B. LDAP) sorgen grundsätzlich für Sicherheit bei der Bearbeitung. Mittels Audit Trail-Funktion wird revisionssicher dokumentiert, wer wann Dokumente eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Alle Bearbeitungsschritte werden so durch Protokollierung transparent gehalten.

DMS Software Doxis4 - Fähigkeiten & Stärken
Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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ikw

Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortüber­greifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.

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KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Deutsche Bahn AG, Vorstandsressort C

Im Vorstandsressort Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit arbeiten alle ca. 380 Mitarbeiter mit der DMS-Lösung myCube, die auf der Doxis4-basierten BCM-Plattform aufsetzt.

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Aktion Mensch e.V.

Aktion Mensch löst die papierbasierte Aktenführung durch digitales Dokumentenmanagement und elektronische Akten mit Doxis4 ab.

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PVS Büdingen

Bei der PVS Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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DHL Express

DHL setzt seit 2010 auf eine ein­heit­liche, unter­nehmens­weite DMS-Lösung auf Basis von Doxis4, um mit dem Partner HP eines der größten kommer­ziellen Doku­men­ten­ar­chive welt­weit aufzu­bauen.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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Arbeiten wie mit Papierdokumenten

Bei der Übertragung dokumentenintensiver Prozesse in die vollständig elektronische Bearbeitung müssen Sie natürlich nicht auf gewohnte Hilfsmittel wie Textmarker, Notizzettel, Stempel etc. verzichten. Die Doxis4 DMS Software stellt all diese Markierungsmöglichkeiten in digitaler Form bereit, als sogenannte Annotationen.

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Annotationsübersicht sorgt für Durchblick

Die praktische Annotationsübersicht zeigt Ihnen alle Annotationen übersichtlich in Listenform an. Per Doppelklick springen Sie direkt an die relevante Stelle. Ein großer Vorteil gerade bei umfangreichen Dokumenten wie Verträgen, Pflichtenheften o.ä. Sie müssen nicht erst ein 80-seitiges Dokument durchblättern, um alle Anmerkungen, Hinweise und Notizen von Kollegen zu finden.

Smarte Office-Integration

Die optionale Office-Integration von Doxis4 verbindet die Microsoft-Büroanwendungen Word, Excel und PowerPoint direkt mit dem Doxis4 Dokumentenmanagement. Über zusätzliche Menüs und Dialoge im Menüband der Office-Anwendungen legen Sie Dokumente ab und recherchieren im gesamten Repository. Recherche, Erstellung, Bearbeitung inkl. Versionierung – alles direkt aus der gewohnten Office-Umgebung heraus ohne Umweg über das Filesystem.

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Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Dokumenten- und Geschäftsprozess­management bei der Westfalen Gruppe
Anwendervideo

Dokumenten- und Geschäftsprozess­management bei der Westfalen Gruppe

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Best Practice: Duravit AG
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Duravit AG: ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung

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Short Best Practice DMS-Einführung „myCube“ DB Systel GmbH
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Deutsche Bahn: DMS-Einführung „myCube“ auf Basis des BCM-Konzernstandards & der Doxis4 iECM-Suite

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DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv bei Knipex
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Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort Compliance
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Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit der DB AG

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Neue Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen
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Statistiken und Berichte in Doxis4 - Doxis4 Reporting Service

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Volltextsuche im Dokumenten-Management-System
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Volltextsuche im Dokumenten-Management-System - Doxis4 Fulltext Service

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Dokumenten-Management und Zusammenarbeit
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Dokumenten-Management und Zusammenarbeit - Doxis4 DMS Service

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SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen
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SAP-Dokumente im DMS nutzbar machen – Doxis4 AutoIndexer for SAP

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Dokumentenmanagement mit der DMS Software Doxis4 im Überblick

Dokumentenmanagement

  • Umfassende Versionierung (Haupt-/Arbeitsversionen)
  • Übergreifende Vorlagenverwaltung
  • Gemeinsamen Arbeitsbereiche (Workspaces), z.B. für temporäre Projektakten (Relationship Service)
  • Automatische Benachrichtigung bei Dokumentenänderungen und Ablage neuer Dokumente in relevanten Verzeichnissen (Notification Service)
  • Suche/Recherche über sämtliche eingebundenen Bestände per Index- und Volltextsuche
  • Vielfältige Annotationsmöglichkeiten (z.B. Kommentare, Notizzettel, Stempel, Rechtecke, Pfeile und Texte)
  • Individuell berechtigte Annotationsebenen
  • Praktische Annotationsübersicht
  • Check-in-/Check-out-Funktion
  • Umfassende Optionen zur Dokument-Ablage und -Indexierung (z.B. über die Doxis4 Clients, Scanner-Anbindung, automatisierter File Import)

Microsoft Office-Integration

  • Funktionale Erweiterung von MS-Office um wichtige Dokumentenmanagement-Funktionen
  • Nutzung direkt aus MS-Office über Doxis4 SmartOffice
  • Strukturierte Dokumentablage, mit den aus Doxis4 gewohnten Ablagedialogen und -parametern
  • Recherche über den gesamten Dokumentenbestand – nicht auf Office-Dokumente beschränkt
  • Check-in/Check-out, inkl. daraus folgender Versionierung
  • Erzeugung von zusätzlichen Formaten
  • Zugriff auf Doxis4-Vorlagenmanagement direkt aus Microsoft Office heraus

Compliance/Sicherheit

  • Rechtevergabe zum Zugriff auf lebende Dokumente, zur Änderung, Löschung etc. bis hinunter auf Einzeldokumentebene
  • Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)
  • Audit Trail-Funktion zur Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte
  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung (IDW PS 880)

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DMS Mediathek

In unserer Mediathek finden Sie eine Vielzahl interessanter und umfangreicher Dokumente und Referenzen rund um das Thema Dokumentenmanagement (DMS). Hier finden Sie:

  • Anwenderberichte & -videos
  • Fact Sheets, Broschüren & Whitepaper
  • Webinar-Aufzeichnungen
  • und vieles mehr zum Thema Dokumentenmanagement.

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Dokumentenmanagement im Kontext der Doxis4-Architektur

Dokumentenmanagement auf Basis der integrierten ECM-Plattform Doxis4

Die wesentlichen Doxis4-Funktionen zum Dokumentenmanagement und zur Zusammenarbeit im Team (Collaboration) stellen der DMS Service sowie der Storage Service bereit. Sinnvolle Ergänzungen sind üblicherweise der Relationship Service für die Einrichtung von Workspaces und Dokumentverknüpfungen, der Text Mining Service für die leistungsstarke Volltextsuche und der Notification Service zur automatisierten Benachrichtigung, z.B. bei Änderungen an Dokumenten und Akten. Erweitern lässt sich der Funktionsumfang unter anderem mit dem ILM Service zur Steuerung des gesamten Dokumentenlebenszyklus oder dem File Import Service zur automatisierten Übernahme umfangreicher Dokumentmengen.

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