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Ad hoc Aufgaben und Vorgänge erledigen

Task-Management mit Doxis4

Task & Case Management

Situative, wissensbasierte Aufgaben bestimmen das Gros unserer Arbeit. Gartner prognostiziert aktuell, dass 2017 70 % der Geschäftsmodelle auf „vorsätzlich instabilen Prozessen“ beruhen. Diese Aufgaben sind fallorientiert und erfordern das Wissen der Office Worker. Sie lassen sich nicht oder nur sehr aufwendig vordefinieren. Häufig erfordert das Erledigen eine kollaborative Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern. Dazu werden zumeist Groupware-Systeme (Microsoft Exchange/Outlook bzw. Lotus Domino/IBM Notes etc.) eingesetzt. Dokumentenmanagement (auch der E-Mails) und Workflows finden hierbei keine Berücksichtigung und müssen durch die Anwender selbst gemanagt werden. Im Ergebnis führt das zu unkoordinierten und intransparenten Vorgängen, uneinheitlichen Dokumentenversionen und letztendlich mangelnder Effizienz und Compliance.

Genau hier setzt das Doxis4 Task Management an. Mit Doxis4 Task Management lassen sich Aufgaben zu einem Vorgang ad hoc und situativ planen, sowie Termine, Prioritäten und die Bearbeiter von Aufgaben festlegen.

Agile Steuerung mit Doxis4 Task Management

Der Bedarf an mehr Flexibilität und an einer fallbasierten Vorgehensweise ist für die Akzeptanz eines Workflow-Systems sehr wichtig und unbestritten. Mehr Flexibilität darf aber nicht bedeuten, dass die Prozesse dadurch nicht mehr nachvollziehbar sind. Viel zu viele Abläufe im Unternehmen werden heutzutage per E-Mail „gesteuert“ und die Flexibilität ist sicherlich ein wichtiger Treiber. Jedoch lassen sich damit schon so einfache Fragen wie die folgenden nicht mehr beantworten:

  • Beim wem ist gerade welche Aufgabe in Bearbeitung?
  • Welche Aufgaben eines Vorgangs müssen bis zu welchem Termin erledigt werden?
  • Welche Aufgaben sind überfällig?
  • Wie viele Vorgänge zu welchem Vorgangstyp sind gerade in Bearbeitung?
  • usw.

Auch beim „Design by Doing“, auch bei reinen Ad-hoc-Workflows darf die Nachvollziehbarkeit nicht leiden. Wir nennen dies „flexibility without losing control“.

Aufgaben können (beliebig tief) in Unteraufgaben zerlegt werden, optional mit Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben – ohne Kenntnisse in BPMN2 oder ähnlichen Notationen.

So lassen sich diese sequenziell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten leicht und verständlich festlegen und steuern. Alle Aufgaben zu einem Vorgang sind mit ihrem Status auf einen Blick einsehbar. Entscheidungen sind protokolliert und nachvollziehbar.

Vom ähnlichen Vorgang zum Process Management

Die erstellten und durchgeführten Vorgänge können anschließend wieder als Basis dienen, um Aufgaben als Vorlage für die Erstellung eines neuen Vorgangs zu verwenden und zu adaptieren. So funktioniert „Design by Doing“ und ebnet den Weg, um aus diesen Erkenntnissen ein verallgemeinertes Prozessmodell abzuleiten.

Der nächste Schritt zum Process Management anhand eines Modells, mit dem sich Aufgaben auch automatisieren lassen, ist dann nicht mehr weit. Mit Doxis4 lässt sich dieser Schritt auch technologisch nahtlos gehen, im Zusammenspiel von Doxis4 Task Management und Doxis4 Process Management

Herkömmliche BPM-Software unterstützt adaptive und normative Prozesse nur auf unterschiedlichen technologischen Plattformen. Im Nachhinein lässt sich einer klassischen, modellgetriebenen BPM-Engine eine adaptive, fallbasierte Vorgehensweise nicht mehr beibringen.

Nur eine BPM-Software, die neben der strukturierten auch der fallorientierten, adaptiven Arbeitsweise dient, bildet die Komplexität der Prozesspraxis ab. Das neue Doxis4 Task Management wird beiden Ansprüchen gerecht: Flexibilität und Kontrolle – „flexibility without losing control“.

Mehr zum Task Management mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Komfortables Planen von Aufgaben in einem Vorgang – ad hoc und situativ
  • Jederzeitige Übersicht und Nachvollziehbarkeit
  • Reproduzierbares Prozesswissen
  • Adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform

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Fähigkeiten & Stärken

  • Ad-hoc-Workflow – Design by Doing

    Mit dem Doxis4 Task Management lassen sich Aufgaben in einem Vorgang ad hoc und situativ planen und dabei Termine, Prioritäten und die Bearbeiter von Aufgaben festlegen. Aufgaben können (beliebig tief) in Unteraufgaben zerlegt werden, optional mit Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben – ohne Kenntnisse in BPMN2 oder ähnlichen Notationen. So lassen sich diese sequenziell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten wie in einem Gantt-Chart leicht und verständlich festlegen und steuern. Die so erstellten und durchgeführten Vorgänge können anschließend wieder als Basis dienen, um Aufgaben aus bestehenden Vorgängen als Vorlage für die Erstellung eines neuen Vorgangs zu verwenden und zu adaptieren. Jeder Vorgang hat damit de facto sein eigenes Prozessmodell, auch wenn es nur aus einer Zerlegung von Aufgaben besteht. So funktioniert „Design by Doing“!

  • Usability

    Voraussetzung für die Akzeptanz und die effiziente Anwendung der ad hoc geplanten oder vordefinierten Prozesse ist auch eine gute Usability. Eines der Grundprinzipien bei der Entwicklung des Doxis BPM war es daher, dem Endbenutzer eine Benutzeroberfläche zu bieten, die sich an bekannten Umgebungen wie bspw. Microsoft Outlook orientiert und einfach zu bedienen ist.

  • Vorgangsmappen und Postkörbe

    Wie eine Art elektronische Umlaufmappe enthalten die Postkörbe in Doxis4 Vorgänge und Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt, mit ihrem aktuellen Status und weiteren wichtigen Metainformationen. Vordefinierte „Filter“ ermöglichen nicht nur den schnellen Zugriff z.B. auf offene, erledigte oder geplante Aufgaben, sondern zeigen vorab schon deren Anzahl an. Es gibt persönliche Postkörbe und Gruppenpostkörbe. Vorgänge können dabei ad hoc zwischen verschiedenen Postkörben versendet werden – auch automatisch, z.B. bei Vertretungsregelungen. Wiedervorlagenfunktion und aktive E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Aufgabe übersehen oder vergessen wird.

  • Wiederverwendbares Prozesswissen

    Ein wesentlicher Vorteil von Doxis4 BPM ist das Wiederverwenden von Prozesswissen. Wiederholen sich mit Doxis4 Task Management ad hoc geplante Vorgänge, so lassen sich diese einfach und schnell zum Standard erklären oder per „Copy-and-paste“ für ähnliche Vorgänge verwenden. Das Prozesswissen wird reproduzierbar – auch für Kollegen.

  • Flexibilität und Nachvollziehbarkeit

    Flexibilität und eine fallbasierte Vorgehensweise sind entscheidende Faktoren für die Akzeptanz eines Workflow-Systems. Mehr Flexibilität darf aber nicht zu Lasten der Nachvollziehbarkeit der Prozesse gehen. Doxis4 BPM dokumentiert alle Aktivitäten, Kenntnisnahmen und Informationszugriffe und liefert Antworten auf die Frage „Bei wem ist gerade welche Aufgabe in Bearbeitung?“. Damit sind die Nachvollziehbarkeit der Aufgaben und Prozesse und die Einhaltung der Compliance jederzeit gewährleistet. Eine Aufgabensteuerung per E-Mail, wie sie oft behelfsweise praktiziert wird, führt dagegen unweigerlich zu unkoordinierten und intransparenten Vorgängen, uneinheitlichen Dokumentversionen und letztendlich mangelnder Effizienz und Compliance.

  • Eine Plattform für normatives und adaptives BPM

    Doxis4 BPM stellt normatives und adaptives BPM in einer Software bereit. Damit wird aus dem „Entweder-oder“ ein „Sowohl-als-auch“. Durch die gemeinsame technologische Basis lassen sich beide Verfahren sogar in einem Prozess miteinander kombinieren. Dort, wo bestimmte Anteile in einem Prozessmodell nicht vordefiniert werden können oder sollen, erfolgen diese ad hoc. Beispielsweise können für die Erstellung eines komplexen technischen Angebots immer wieder verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Experten benötigt werden, die abhängig sind von der konkreten Angebotssituation. Diese Anteile bleiben flexibel. Für die formale und rechtliche Prüfung und die Freigabe des Angebots muss aber wiederum immer ein fester vorgegebener Prozess durchlaufen werden.

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Vollständig integriert in die Doxis4 ECM-Plattform

ECM und BPM stellten bisher getrennte Software-Systeme dar, die in einer Anwendungs-, Middleware- oder Portalschicht aufwendig integriert werden mussten. Das neue Doxis4 BPM vollendet die Vision, alle Informationsobjekte und Services im Kontext von ECM & BPM auf einer homogenen und zugleich serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen „Metadaten-Kernel“ zu verwalten. Die Doxis4-Plattform ist die Basis für das Content Repository mit elektronischer Archivierung, DMS, Records Management, Collaboration sowie das neue Task und Process Management. Alle Lösungen sind miteinander kombinierbar und auch einzeln, voneinander unabhängig einsetzbar. Die traditionelle Grundsatzentscheidung bei der Systemwahl zwischen ECM und BPM entfällt somit.

Mehr zum ECM-integrierten Business Process Management

Ihr Nutzen

  • Einheitliche Metadatenverwaltung
  • Vollständige Mandanten- und Unicode-Fähigkeit
  • Einheitliche Nutzung von Services wie automatisierte Aktivitäten und Benachrichtigungen
  • Übergreifende Benutzerverwaltung und Berechtigung

Adaptive Case Management: Was ist das?

Entdecken Sie interessante Inhalte zum Task Management in der SER-Mediathek

Mediathek

In unserer Mediathek finden Sie eine Vielzahl interessanter und umfangreicher Dokumente und Referenzen rund um das Thema Task Management. Hier finden Sie:

  • Anwenderberichte & -videos
  • Fact Sheets, Broschüren & Whitepaper
  • Webinar-Aufzeichnungen
  • und vieles mehr zum Thema Task Management.

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Task Management mit Doxis4 im Überblick

Ad-hoc-Vorgänge und Aufgaben

  • Aufgaben in einem Vorgang ad hoc und situativ planen
  • Termine, Prioritäten und Bearbeiter von Aufgaben festlegen
  • Aufgaben in Unteraufgaben zerlegen (beliebig tief)
  • Optional Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen (sequentiell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten)
  • Nach Aufgaben und deren Bearbeitern oder Terminen suchen
  • Alle Aufgaben und deren Status im Vorgang einsehen
  • Ad-hoc-Entscheidungen für Aufgaben definieren und protokollieren
  • Jederzeit Übersicht und Nachvollziehbarkeit aller Aufgaben

ECM und BPM integriert

  • „Content-driven BPM” oder „Process-driven ECM” frei wählbar
  • Dokumente und Vorgänge als Informationsobjekte
  • Einheitliche Suche für Dokumente, Akten, Aufgaben und Vorgänge über den Doxis4 Search Service
  • Einheitliche Kommentarfunktion
  • Einheitliche Benachrichtigung / Abo-Service
  • Einheitliche Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Einheitliches Customizing
  • Gemeinsamer Transport einer „packaged application“
  • Gemeinsame Agents

Haben Sie Fragen zum Task Management oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zum Task Management oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.