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Microsoft SharePoint –
schlank, schnell, sicher

SharePoint-Archivierung mit Doxis4

Microsoft SharePoint-Archivierung mit Doxis4

Überall dort, wo Microsoft SharePoint beispielsweise als Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration), firmen­interne soziale Netzwerke oder Intranetportale zum Einsatz kommt, ist die Archivierung mit Doxis4 eine ideale Ergänzung. Für die Übernahme der SharePoint-Inhalte in ein unternehmensweites ECM-System spricht auch die Hinwendung Microsofts zur Cloud – gerade im Hinblick auf Datenschutzaspekte. Die Doxis4-Archivierung erhält durch Entlastung der SharePoint-Datenbank dauerhaft die Performance auch bei schnell wachsenden Datenmengen und sorgt z.B. durch Speicher-Virtualisierung für Flexibilität bei der Wahl der eingesetzten Speichertechnologien. Mehrfach verknüpfte Inhalte werden redundanzvermeidend nur einmal im System vorgehalten – das sorgt für effiziente Nutzung des vorhandenen Speicherplatzes. Das IDW PS 880-zertifizierte Doxis4 Archiv ist eine sichere Basis für die revisionssichere Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Daten aus SharePoint auch über lange Zeiträume.

Doxis4 ermöglicht darüberhinaus auch die Übernahme und Versionierung von Dokumenten, die in SharePoint noch bearbeitet werden. So binden Sie SharePoint-Inhalte frühzeitig in das unternehmensweite, systemübergreifende Content Repository ein und führen sie mit Informationen aus anderen geschäftskritischen Anwendungen zusammen, die auf Basis der gleichen Technologie ebenfalls in das Doxis4 Content Repository überführt werden können. Einzelne Informationssilos in E-Mail-Postfächern, auf Filesystemen oder eben in SharePoint gehören damit der Vergangenheit an. Informationen stehen zugriffsberechtigten Anwendern zu dem Zeitpunkt zur Verfügung, an dem sie im Geschäftsprozess benötigt werden.

Flexibel konfigurierbare Archivierungsoptionen

Die eigentliche Archivierung der SharePoint-Inhalte im revisionssicheren Doxis4 Content Repository (Archiv) kann regelbasiert automatisiert oder manuell durch den Nutzer erfolgen. Doxis4 archiviert jegliche Art von SharePoint-Inhalten, auch sogenannte „Items“, die aus mehreren Dateien bestehen können. Die Dokumentattribute aus SharePoint werden dabei in das Doxis4 ECM-System übernommen – so können SharePoint-Inhalte auch mit Geschäftsunterlagen aus anderen Systemen zusammengeführt und gemeinsam durchsucht werden. Nach der Archivierung verbleibt in SharePoint ein Link („Stub“), sodass aus Anwendersicht weiterhin per Klick der gewohnte Zugriff auf die Informationen besteht – bei Bedarf werden die Dateien aus dem Archiv wiederhergestellt und stehen dann über eine Cache-Funktion ohne Verzögerung zur Verfügung. Für die manuelle Archivierung werden Doxis4-Services direkt innerhalb von SharePoint angezeigt, mit denen sich Dokumente auch wieder aus Doxis4 anfordern lassen. Dabei können auch mehrere Dokumente markiert und archiviert bzw. wiederhergestellt werden. Neben dem Aufruf aus SharePoint heraus ist aber auch ein direkter Absprung zu den Doxis4-Clients möglich, um weiterführende Funktionen wie Abonnements oder Verknüpfung von Dokumenten zu nutzen.

SharePoint-Datenbank – schlank und schnell

Microsoft selbst empfiehlt die Auslagerung großer Datenmengen seltener benötigter Informationen aus der SharePoint-Datenbank. Damit soll das System performant und Backup- und Recovery-Zeiten im Rahmen gehalten werden. Microsoft stellt hierfür entsprechende Schnittstellen bereit. Bei mit Doxis4 archivierten Inhalten greift außerdem die Deduplizierung, auch Single Instance-Archivierung genannt. Diese sorgt dafür, dass Dateien nur einmal „physisch“ im Archiv vorgehalten werden, auch wenn sie im SharePoint-System (oder bei umfassendem Einsatz der Doxis4 Gateway Services systemübergreifend z.B. auch im Filesystem oder auf dem E-Mail-Server) mehrfach referenziert werden. Die Auslagerung über Doxis4 birgt aber noch mehr Vorteile für Unternehmen: Speicher-Virtualisierung ermöglicht die Nutzung und Kombination unterschiedlicher Speichersysteme – einfache Migration auf neue Speichersysteme inklusive, um den Zugriff auf Dokumente und Daten auch über lange Zeiträume sicherzustellen. Außerdem ist sie eine Basis für Information Lifecycle Management, mit dem Dokumente je nach ihrem aktuellen Wert für die Geschäftsprozesse auf unterschiedliche Speichersysteme verlagert werden können.

Revisionssichere Archivierung mit SharePoint

Die gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung sind technik-neutral gehalten, sodass mit entsprechenden organisatorischen Maßnahmen im Grunde jedes System GoBS-konform betrieben werden kann. Einzuhalten sind hier vor allem die Vorgaben aus IDW PS 880 und IDW RS FAIT 3. Zwar ist mit SharePoint Archivieren theoretisch möglich, viele systemseitige Restriktionen – so ein im Auftrag von Microsoft erstelltes KPMG-White Paper aus dem Jahr 2011 – gerade im Bereich der unveränderbaren Speicherung (WORM) lassen allerdings davon abraten, insbesondere wenn Kriterien wie Revisionssicherheit erfüllt werden müssen.

Mit der IDW PS 880-Zertifizierung erhalten Doxis4-Anwender die Sicherheit, dass die Dokumente und Daten gut aufgehoben sind. Mit Doxis4 lassen sich nicht nur unveränderbare Speichersysteme verschiedenster Hersteller anbinden – u.a. auch Doxis4 safeLock von SER – auch die automatisierte Erzeugung langzeitsicherer PDF/A-Dateien aus allen gängigen Desktop und Office-Formaten ist regelbasiert automatisch möglich. Aufbewahrungsfristen übernimmt Doxis4 entweder direkt aus SharePoint oder setzt diese basierend auf den jeweiligen Archivierungsregeln.

Mehr zur Microsoft Sharepoint-Archivierung mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • Dauerhaft konstante Performance des SharePoint-Systems durch Auslagern der Dokumente, Dateien und sonstigen Items aus SharePoint-Systemen ins Doxis4 Content Repository
  • Sowohl regel­basiertes automa­tisiertes als auch manuelles Ablegen bzw. Archivieren
  • Vermeiden von Redundanzen durch Single Instance-Archi­vierung
  • IDW PS 880-zertifi­zierte revisions­sichere Archi­vierung
  • Verkürzte Backup-/Recovery-Zeiten

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Fähigkeiten & Stärken

  • Administration und Regelwerke

    Doxis4 SharePoint-Archivierung unterstützt die flexible Definition von Archivierungs­regeln für ganze SharePoint-Sites und sieht die Möglichkeit vor, jederzeit Ausnahmen zu definieren, ohne dass dafür komplett neue Regeldefinitionen benötigt werden. Die Archivierungsregeln selbst lassen sich flexibel aus verschiedenen Bereichen zusammenstellen, wie die „Dokumentauswahl“, die z.B. definiert welche Dokumente aus welchen SharePoint-Sites im Archiv abgelegt werden sollen. Weitere wichtige Aspekte sind das „Archivformat“, bei dem beispielsweise festgelegt wird, ob für Suchzwecke ein Volltextextrakt oder zur Absicherung eine zusätzliche langzeitsichere Ausfertigung im PDF/A-Format erzeugt wird usw., und die „Speicherplatz­verwaltung“, die festlegt, was mit Objekten im Quell-System nach einer Archivierung oder Wiederherstellung passiert. In welchem Zeitfenster die Archivierungsregeln greifen sollen, kann entsprechend der Unternehmensanforderungen flexibel festgelegt werden.

  • Aufbewahren und Fristen

    Die Doxis4 SharePoint-Archivierung unterstützt, je nach Anforderung, unterschiedliche Szenarien im Hinblick auf Aufbewahren, Verlinken und Löschen. Archivierte Dokumente oder Dateien können zunächst im Ursprungssystem und in Doxis4 parallel vorgehalten werden – z.B. wenn noch häufig auf die Dateien zugegriffen wird bzw. wenn die Dokumente in SharePoint noch bearbeitet werden – Doxis4 kann diese als neue Versionen jederzeit wieder synchronisieren. Bei seltener benötigten Dokumenten ist es jedoch effizienter, diese aus dem Ursprungssystem zu entfernen und durch einen Verweis auf Elemente in Doxis4 zu ersetzen. Dieses „Teillöschen“ übernimmt Doxis4 automatisch auf der Grundlage von Archivierungsregeln. Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen oder basierend auf entsprechenden Regeln für sehr alte Dokumente, kann Doxis4 diese auch vollständig löschen, um Speicherplatz frei zu machen. Auch ein manuelles Löschen archivierter Dokumente durch den Anwender im Filesystem ist für definierte Benutzerkreise möglich, was z.B. im Personalwesen relevant sein kann.

  • Dokumentattribute und Volltextsuche

    Beim Auslagern bzw. parallelen Speichern von SharePoint-Dokumenten im Doxis4 Archiv werden die Dokumentattribute aus SharePoint als Metadaten übernommen. Das ermöglicht - über die sichere Archivierung und das Entlasten der SharePoint-Server hinaus – den Aufbau eines zentralen Content Repository, in das Geschäftsunterlagen aus verschiedenen Informationsquellen einfließen. Die Metadaten bilden eine Grundlage für die schnelle Suche in den Doxis4 Clients. Zusätzlich kann bei der Ablage auch ein Volltextextrakt der Dokumente erzeugt werden, das dann eine komfortable Suche über die gesamten Dokumenteninhalte ermöglicht.

  • Zertifizierte Revisionssicherheit

    Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 iECM-Suite die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Die elektronische Archivierung erfolgt demnach gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GoBD entsprechend revisionssicher. Softwarebasierter WORM-Schreibschutz („Write Once Read Multiple“) verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nach­träglich geändert oder gelöscht werden. Die zertifizierte Revisionssicherheit im Zusammenspiel mit sorgfältiger Verfahrensdokumentation, flexiblen Auf­bewah­rungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und digitale Signaturen sind die Grundlage für Rechtskonformität und den langfristigen Schutz aufbewah­rungs­pflichtiger und -würdiger Dokumente.

Fähigkeiten & Stärken
Whitepaper: Archivierung & ILM für SharePoint

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Dieses Whitepaper beschreibt, worauf bei der Archivierung mit SharePoint zu achten ist und gibt Antworten auf die folgenden Fragen: Wie realisiert man eine revisionssichere Archivierung mit SharePoint – „out-of- the-box“, mit einem Add-on oder doch besser per Integration mit einem „klassischen“ ECM-System? Welche SharePoint-Schnittstellen kommen in Frage und welche sind zu bevorzugen? Und womit setzt sich der Doxis4 SharePoint ILM Manager von anderen Lösungen ab?

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GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme
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Doxis4 Gateway Services
Fact Sheet

E-Mail-/Filesystem-/SharePoint-Archivierung – Doxis4 Gateway Services

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Archivierung & ILM für SharePoint
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Elektronische Archivierung

Das Doxis4 Content Repository ist ein unternehmensweiter Informationspool für alle Dokumente und Daten. Es nimmt Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur temporären Aufbe­wah­rung und Bearbeitung aus unterschied­lichsten Quellen (ERP, CRM, HR, Mail, Office etc.) und in unterschiedlichen Formaten auf, führt sie zusammen und stellt sie für die weitere Nutzung zur Verfügung – sowohl über die Doxis4 Clients als auch mit gewohntem Funktionsumfang im jeweiligen Applikations-Umfeld.

Mehr zum universellen Doxis4 Archiv

Doxis4 Gateway Services

Die einheitliche Grundlage für die automatisierte, regelbasierte Archivierung von Inhalten aus Groupware-Systemen (MS Exchange/Outlook sowie IBM Lotus Domino/Notes), einer SharePoint-Farm oder Dateiservern sind die Doxis4 Gateway Services. Sie sorgen für die Entlastung der genannten Systeme und lösen Informa­tions­silos in Unternehmen auf. Die Services ermöglichen die regelbasierte und manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien aus Filesystemen und Dokumenten aus SharePoint-Systemen.

Ihr Nutzen

  • Gateway Services für:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Dateiserver/Filesysteme
    • Microsoft SharePoint
  • Manuelle und automatische, regelbasierte Archivierung
  • Automatisches, regelbasiertes Löschen und Teillöschen vom Quellsystem
DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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Microsoft SharePoint-Archivierung mit Doxis4 im Überblick

Archivieren & Wiederherstellen

  • Umfassendes Regelwerk zur automatisierten Archivierung von Dokumenten aus Microsoft SharePoint
  • Funktionen zum manuellen Archivieren und Wiederherstellen von Dokumenten und Ordnern aus SharePoint
  • Ersetzen von Microsoft SharePoint-Dokumenten durch sogenannte „Stubs“
  • Aufruf archivierter Elemente aus SharePoint heraus
  • Anzeige des Archivstatus in SharePoint-Listen
  • Abspringen zu Doxis4-Clients mit vielen weiterführenden Funktionen
  • Single Instance-Ablage (data deduplication)

Administration

  • Einheitliche, zentrale Administration
  • Einbinden beliebig vieler Drittsysteme
  • Einbinden beliebig vieler Archivsysteme
  • Spezifisches Regelwerk für dedizierte Domänen wie Microsoft SharePoint
  • Zeitsteuerung für Hintergrundprozesse
  • Einbinden in die Microsoft Management Console (MMC) als „single-point-of-access”

Synchronisation

  • Wiederherstellen einzelner Objekte im Quellsystem beim Öffnen
  • Zugriff auf wiederhergestellte Objekte ohne weiteren Archivzugriff (Caching)
  • Automatisches Entfernen wiederhergestellter Objekte aus dem Drittsystem
  • Automatische Synchronisation von Änderungen zum Archiv in Form einer Versionierung möglich

Infrastruktur

  • Hoch skalierbar
  • Cluster-Unterstützung
  • Speicher-Virtualisierung unterstützt verschiedene Speichertechnologien für unveränderliche Inhalte, wie Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, Cloud-Storage (Amazon S3, Google Storage oder Microsoft Azure)
  • Einfache Migration auf neue Speichertechnologien
  • Verwendung mehrerer Gateway Services zur Lastverteilung

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