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Filesystem-Archivierung –
Content-Steuerung durch automatisierte Archivierung

Filesystem-Archivierung mit Doxis4

Filesystem-Archivierung mit Doxis4

Trotz vieler Nachteile sind Dateisysteme (engl. filesystem) zur Ablage von Dokumenten und Daten auf sogenannten Datei- bzw. Fileservern in Unternehmen noch weit verbreitet. Die Datenmengen sind riesig und steigen ständig an – häufig bis in den Petabyte-Bereich. Mitarbeiter und Arbeitsgruppen verwalten hier ihre Dokumente zumeist in unüber­schau­baren, tief verzweigten Dateiverzeichnissen. Das Wiederfinden ist schwierig, vor allem, wenn Verzeichnisstrukturen unzureichend strukturiert und gepflegt sind.

Das riesige Datenvolumen kostet teuren Speicherplatz. Backup, Wartung und Management der Systeme verbrauchen wertvolle IT-Ressourcen – verbunden mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand. Je größer die Datenmengen werden, umso größer ist der erforderliche Speicherplatz und umso länger werden die Backup-Zeiten. Alltägliche Suchvorgänge und Datei­zugriffe dauern länger als notwendig, da die Systemperformance sinkt, wodurch beim Anwender wertvolle Arbeitszeit verloren geht.

Noch gravierender wirkt sich der oft unvermeidbare Wildwuchs in Fileverzeichnissen aus. Mitarbeiter legen verschiedene Versionen oder Kopien von Dokumenten an unter­schied­lichen Stellen ab, was als unkontrollierter Daten-Wildwuchs bezeichnet werden kann. So geht der Überblick verloren, Compliance-Anforderungen bleiben unberücksichtigt, es fehlt am Informationskontext und mehr Speicherplatz als notwendig wird verschwendet. Von einem revisionssicheren Speichern aufbewahrungspflichtiger und -würdiger Unterlagen kann unter diesen Bedingungen keine Rede mehr sein!

Anwender nutzen archivierte Dokumente wie gehabt

Die Doxis4 Filesystem-Archivierung stellt umfassende Funktionen bereit zur sicheren Aufbewahrung (bis hin zur revisionssicheren Archivierung) sowie zur Wiederherstellung von Dateien, Ordnern, Verzeichnissen (auch komplette Dateisysteme). Welche Objekte archiviert werden, lässt sich über die Dateiattribute festlegen oder manuell bestimmen.

Die Archivierung erfolgt automatisch, kann zeitgesteuert im Hintergrund ablaufen und wird über ein konfigurierbares Regelwerk kontrolliert. Mittels geeigneter Regeln lassen sich so gezielt Inhalte spezifizieren, die „zu archivieren“ sind. Umgekehrt lassen sich zuvor archivierte und damit ausgelagerte Objekte völlig transparent einfach per Mausklick oder beispielsweise über den „Datei öffnen“ Dialog aufrufen und wiederherstellen.

Aus Anwendersicht besteht kein Unterschied darin, ob eine Datei noch auf dem Fileserver liegt oder aber aus dem Doxis4 Content Repository geladen wird. Nur am geänderten Datei-Icon (CD) kann der Anwender erkennen, dass die betreffende Datei bereits archiviert wurde. Die abgelegten und archivierten  Dokumente lassen sich ganz normal öffnen, versenden, in andere Dokumente einbinden oder verlinken. Alternativ besteht die Möglichkeit einer systematischen Wiederherstellung größerer Dateibestände über entsprechende administrative Prozesse (Jobs).

Entlastung von Fileserver- und IT-Ressourcen

Die Filesystem-Archivierung mit der Archivierungssoftware auf Doxis4 Basis entlastet die eingesetzten Fileserver. Lediglich die Dateisätze mit dem Dateinamen, den Attributen und der Verknüpfung verbleiben auf dem Dateiserver. Dies erleichtert und verkürzt Wartungs- sowie Backup- und Recovery-Zeiten deutlich. Zusätzlich lassen sich regulatorische Anforderungen, die der revisionssicheren Archivierung zu Grunde liegen (Compliance), erfüllen.

Mehr zur Doxis4 Filesystem-Archivierung

Ihr Nutzen

  • Fileserver/Dateisysteme entlasten
  • Redundanzen vermeiden durch Single Instance-Archivierung
  • Reduzierte Backup- und
    Recovery-Zeiten
  • Regelbasierte automatisierte und manuelle Archivierung
  • Intelligente Inhaltssuche mittels Volltext-Recherche möglich
  • Performance-Optimierung
  • Konsolidierung von Server, Storage und Backup
  • Zertifizierte Aufbewahrung und Archivierung

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Fähigkeiten & Stärken

  • Administration und Regelwerke

    Herzstück der Doxis4 Filesystem-Archivierung ist die flexible Definition von Archivierungsregeln. Dabei gilt: keine Regel ohne Ausnahme. Ausnahmen können definiert werden, ohne dass für diese Sonderfälle komplett neue Regeldefinitionen benötigt werden. Archivierungs­regeln selbst bestehen wiederum aus unterschiedlichen Bereichen, die verschiedene Aspekte der Regeln definieren. Der wichtigste Aspekt ist die „Dokumentauswahl“, die definiert, welche Objekte archiviert werden sollen, bei der Filesystem-Archivierung also z.B. welche Ordner von der Archivierung ausgenommen werden sollen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das „Archivformat“. Hier wird beispielsweise definiert, ob ein Volltextextrakt erzeugt wird, eine Komprimierung stattfindet usw. Der dritte wichtige Bereich ist die „Speicher­platzverwaltung“, die festlegt, was mit den Objekten im Quell-System nach einer Archivierung oder Wiederherstellung passieren soll. Des Weiteren lässt sich über die Regeln festlegen, welche manuellen Funktionen dem Anwender in den Clients zur Verfügung stehen. Außerdem wird noch definiert, in welchem Zeitfenster die Archivierungs­regeln angewendet werden.

  • Archivieren, Verlinken und Löschen

    Beim Einsatz der Doxis4 Filesystem-Archivierung lassen sich unterschiedliche Szenarien im Hinblick auf Aufbewahren, Verlinken und Löschen realisieren. Ein Dokument oder eine Datei kann nach der Archivierung zunächst im Ursprungssystem und in Doxis4 parallel vorgehalten werden. Das ist z.B. sinnvoll, wenn noch häufig Zugriffe auf die Daten im Ursprungssystem erfolgen. Bei seltener benötigten Dokumenten und Daten ist es jedoch effizienter, diese aus dem Ursprungssystem zu entfernen und durch einen Verweis auf Elemente in Doxis4 zu ersetzen. Diesen Vorgang, der auch als Kürzen bzw. Teillöschen bezeichnet wird, führt die Filesystem-Archivierung automatisch auf der Grundlage von hinterlegten Regeln durch, typischerweise direkt nach der Archivierung. Werden Dokumente und Daten gar nicht mehr benötigt, zum Beispiel weil es sich um sehr alte Daten handelt und/oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können sie auch vollständig aus beiden Systemen gelöscht werden. Auch dies geschieht automatisch nach einem definierten Regelwerk. Auch ein manuelles Löschen archivierter Dokumente durch den Anwender im Filesystem ist für definierte Benutzerkreise möglich, was datenschutzrechtlich relevant sein kann.

  • Transparenz für den Anwender

    Besonders wichtig bei der Integration der Doxis4 Filesystem-Archivierung in das Filesystem ist, dass sich der Anwender bei der Benutzung des Dateisystems bzw. des Windows Explorers nicht umgewöhnen muss. Der Umgang mit den Daten bleibt aus Anwendersicht gleich. Dokumente etc. können geöffnet, versendet oder in anderen Dokumenten eingebunden oder verlinkt werden. Doxis4 übernimmt dabei die nötigen Aufgaben wie z.B. die Anforderungen der Daten aus dem Archiv und die Wiederherstellung. Entsprechende Symbole kennzeichnen, ob die vorliegende Datei bereits archiviert und ggf. gelöscht wurde.

  • Suche im Archivbestand über das Dateisystem

    Archivierte Dateien – insbesondere auch die bereits durch die Doxis4 Filesystem-Archivierung vom Dateisystem gelöschten Dateien – können über ein Plug-in im Filesystem gesucht werden. Für die Suche werden die Indexdaten des Dokumentes verwandt. Die Indexdaten bestehen z.B. aus dem Dateinamen und dem Speicherort (Ordner). Die Suchergebnisse werden dem Anwender in Tabellenform angezeigt, aus der das gewünschte Ergebnis ausgewählt werden kann. Über eine optionale Volltextsuche kann darüber hinaus im Inhalt von Dateien/Dokumenten gesucht werden. Die Kombination beider Suchmethoden ist dabei möglich.

  • Zertifizierte Revisionssicherheit

    Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 iECM-Suite die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Die elektronische Archivierung erfolgt demnach gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GoBD entsprechend revisionssicher. Softwarebasierter WORM-Schreibschutz („Write Once Read Multiple“) verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nach­träglich geändert oder gelöscht werden. Die zertifizierte Revisionssicherheit im Zusammenspiel mit sorgfältiger Verfahrensdokumentation, flexiblen Auf­bewah­rungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und digitale Signaturen sind die Grundlage für Rechtskonformität und den langfristigen Schutz aufbewah­rungs­pflichtiger und -würdiger Dokumente.

Fähigkeiten & Stärken: Filesystem-Archivierung mit Doxis4

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Mehr zum universellen Doxis4 Archiv

Doxis4 Gateway Services

Die einheitliche Grundlage für die automatisierte, regelbasierte Archivierung von Inhalten aus Groupware-Systemen (MS Exchange/Outlook sowie IBM Lotus Domino/Notes), einer SharePoint-Farm oder Dateiservern sind die Doxis4 Gateway Services. Sie sorgen für die Entlastung der genannten Systeme und lösen Informa­tions­silos in Unternehmen auf. Die Services ermöglichen die regelbasierte und manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien aus Filesystemen und Dokumenten aus SharePoint-Systemen.

Ihr Nutzen

  • Gateway Services für:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Dateiserver/Filesysteme
    • Microsoft SharePoint
  • Manuelle und automatische, regelbasierte Archivierung
  • Automatisches, regelbasiertes Löschen und Teillöschen vom Quellsystem

Filesystem-Archivierung mit Doxis4 im Überblick

Filesystem-Archivierung

  • Automatische Indexierung archivierter Dateien
  • Konfigurierbares Regelwerk für administrative und manuelle Archivierung
  • Transparente Integration in das Filesystem
  • Unterstützung von NTFS- und „non-NTFS“-Filesystemen
  • Integration einer Suche im Explorer/Dateisystem

Administration

  • Einheitliche, zentrale Administration
  • Einbindung beliebig vieler Drittsysteme
  • Einbindung beliebig vieler Archivsysteme
  • Differenziertes Regelwerk für die Archivierung und Wiederherstellung (zeitgesteuert, administrativ, manuell)
  • Zeitsteuerung für Hintergrundprozesse
  • Einbindung in die Microsoft Management Console (MMC) als „single-point-of-access“

Synchronisation

  • Wiederherstellung einzelner Objekte im Quellsystem beim Öffnen
  • Zugriff auf wiederhergestellte Objekte ohne weiteren Archivzugriff (Caching)
  • Automatisches Entfernen wiederhergestellter Objekte aus dem Drittsystem
  • Automatische Synchronisation von Änderungen zum Archiv in Form einer Versionierung möglich

Infrastruktur

  • Hoch skalierbar
  • Cluster-Unterstützung
  • Verwendung mehrerer Gateway Services zur Lastverteilung
  • Single Instance-Ablage

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