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Kaufmännische Belege
richtig revisionssicher archivieren

Belegarchivierung mit Doxis4

Belegarchivierung mit Doxis4

„Keine Buchung ohne Beleg“, lautet einer der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Der Buchungsbeleg ist Ausgangspunkt jeder Buchung und gilt als Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Er dokumentiert einen Geschäftsfall, der finanzielle Auswirkung für das Unternehmen hat.

Aber auch nach der Buchung hat der Beleg nicht ausgedient: Es gilt die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht. Unternehmen und Verwaltungen müssen Vorkehrungen treffen, damit die Belege auch nach Jahren noch auffindbar und lesbar sind. Mit Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchungsjournalen, Kontoauszügen, Saldenlisten, Schriftverkehr etc. fallen im Rechnungswesen täglich große Mengen aufbewahrungspflichtiger Belege an, die in Deutschland und der Schweiz bis zu zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre vor Änderungen geschützt, also revisionssicher aufzubewahren sind. Die Daten und Belege sind zudem dem Finanzamt auf Anforderung umgehend und in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen.

Einheitliche Archivinfrastruktur ohne Medienbrüche

Mit der Enterprise Content Management-Suite Doxis4 erhalten Sie eine Archivierungssoftware als unternehmensweite Lösung, mit der Sie mit der Belegarchivierung im Rechnungswesen starten können und die Sie dann sukzessive auf alle Unternehmensbereiche ausrollen können. Sie erhalten somit eine einheitliche Archivinfrastruktur ohne Medienbrüche, konsistent integrierbar in Ihre Geschäftssoftware und Geschäftsprozesse.

Mit der Doxis4 Belegarchivierung im Rahmen der DMS Software bewahren Sie ihre kaufmännischen Belege revisionssicher und wirtschaftlich während der steuer- und handelsrechtlich festgeschriebenen Fristen auf. Zudem sorgt die Belegarchivierung dafür, dass die Dokumente im Rahmen einer Wirtschafts- und Betriebsprüfung einfach und schnell wiedergefunden werden und auch nach vielen Jahren noch sicher lesbar sind – die Nutzung entsprechender langzeitsicherer Dateiformate wie TIFF, PDF und PDF/A macht es möglich.

Auf Knopfdruck zu jeder Transaktion der richtige Beleg

Die Recherche und das Anzeigen der Belege kann direkt auf Knopfdruck aus dem Finanzbuchhaltungs- bzw. ERP-System, beziehungsweise wahlweise über den Doxis4 Viewer, einen separaten Doxis4 Windows-, Web- oder Mobil-Client oder über die Originalanwendung erfolgen, mit der der Beleg erstellt wurde. Zu jedem Beleg lassen sich die erforderlichen Metadaten aus den Finanzbuchhaltungs-, Materialwirtschafts- und Warenwirtschaftssystemen übernehmen bzw. manuell erfassen.

Revisionssicheres Archivieren mit Doxis4

Eine Schlüsselrolle bei der Systemauswahl spielt die Revisionssicherheit: Ein schreibgeschützter und unveränderbarer Speicher, die revisionssichere Protokollierung, ein passwortgeschützter Zugriff, die Vergabe von Lösch- und Aufbewahrungsfristen zählen zu den wichtigsten Leistungsmerkmalen eines revisionssicheren Belegarchivs. Doxis4 bietet dazu softwarebasierten WORM-Schreibschutz („Write Once Read Multiple“) und die Anbindung entsprechender Technologien von Speicherherstellern. Einsichtnahmen lassen sich über Zugriffsberechtigungen regeln, Änderungen und Zugriffe werden mittels Doxis4 AuditTrail dokumentiert. Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschfristen stellen sicher, dass Dokumente nicht absichtlich oder versehentlich gelöscht werden können.

Im Rahmen von Wirtschafts- und Betriebsprüfungen lassen sich temporär Arbeitsplätze einrichten, über die die digitalisierten Belege in einem hierfür eigenen „Dokumentenraum“ bereitgestellt werden. Das beschleunigt und vereinfacht die Prüfungen!

Mehr zur Belegarchivierung mit Doxis4

Ihr Nutzen

  • IDW PS 880-zertifizierte revisionssichere Archivierung aller Belege im Rechnungswesen
  • Integration in jegliche Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme (z.B. SAP, MS Dynamics)
  • Bereitstellung digitaler Belege bzw. Einrichtung temporärer Arbeitsplätze für Wirtschafts- und Betriebsprüfer

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Frühes und spätes Scannen/Erfassen

Doxis4 unterstützt flexibel die typischen Erfassungs- und Archivierungsszenarien im Rechnungswesen:

Frühes Scannen/Erfassen

Beim „Frühen Scannen/Erfassen“ werden alle Belege direkt nach dem Posteingang gescannt, den Sachbearbeitern elektronisch zugestellt und die Originalbelege archiviert. Im Idealfall erfolgt die komplette Vorgangsbearbeitung digital. Diese Variante beschleunigt Prozesse. Noch einfacher geht es mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung. Mit dem Doxis4 InvoiceMaster lassen sich Rechnungen sogar bis zur (Dunkel-) Buchung erfassen, prüfen und automatisiert verarbeiten.

Spätes Scannen/Erfassen

Beim „Späten Scannen/Erfassen“ werden die eingehenden, papierbasierenden Belege zuerst wie gewohnt per interner Postverteilung zugestellt. Anschließend werden die Belege erfasst und zuletzt erst gescannt. Bei diesem Verfahren erfolgt die revisionssichere Archivierung am Ende des Prozesses. Im Anschluss stehen alle Belege digital im Zugriff. Das Optimieren der Geschäftsprozesse steht bei diesem Verfahren nicht im Fokus. 

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Broschüre: Doxis4 Belegarchivierung
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Doxis4 Belegarchivierung - Wie Sie Rechnungen, Lieferscheine & Co. strukturiert und revisionssicher managen

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IDW PS 880-Zertifizierung der Doxis4 iECM-Suite

Testierte Sicherheit

Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 Enterprise Content Management-Software von SER die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. SER-Kunden erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GoBD entsprechend revisionssicher erfolgt.

Abschlussprüfer sind verpflichtet, die rechnungslegungsbezogenen IT-Systeme des zu prüfenden Unternehmens im Rahmen der Jahresabschlussprüfungen zu beurteilen. Eine nach dem Prüfstandard IDW PS 880 zertifizierte Archivsoftware verspricht testierte Revisionssicherheit.

Die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche erfolgte unter Beachtung der strengen Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW). Geprüft wurde nicht nur die Doxis4 iECM-Software-Suite selbst, sondern auch deren Entwicklungsprozesse.

Nach dem von Deloitte & Touche erstellten Gutachten ermöglicht das geprüfte Softwareprodukt Doxis4 bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Verwaltung und Aufbewahrung von rechnungslegungsrelevanten Dokumenten und Daten. Doxis4 ist mit dieser Zertifizierung Vorreiter unter den elektronischen Archivsystemen.

IDW PS 880: Prüfung von Softwareprodukten

Mit der Überarbeitung und Neuveröffentlichung des IDW-Prüfungsstandards „Die Prüfung von Softwareprodukten (IDW PS 880)“ mit Stand 11.03.2010 durch den Fachausschuss für Informations­technologie (FAIT) wurde die Prüfungsmethodik, die der Systematik von Systemprüfungen bei Einsatz von Informationstechnologie folgt, modernisiert und der Criteria-Approach des ISAE 3000 „Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information“ berücksichtigt. Der IDW RS FAIT 1 legt die aus den §§ 238, 239 und 257 HGB resultierenden Anforderungen an die Führung der Handelsbücher mittels IT-gestützter Systeme dar. Der IDW RS FAIT 3 konkretisiert die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beim Einsatz von elektronischen Archivierungsverfahren. Er verdeutlicht die Anforderungen an Archivierungssysteme, die zur Einhaltung der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden müssen.

Mehr zur IDW PS 880-Zertifizierung der Doxis4 iECM-Suite

Fähigkeiten & Stärken

  • ERP-Integration im Rechnungs- und Finanzwesen

    Im Rahmen der Belegarchivierung verknüpft Doxis4 alle archivierten kaufmännischen Belege – egal ob diese auf elektronischem Weg eingegangen sind oder digitalisiert wurden – mit den entsprechenden Transaktionen in den ERP- bzw. FiBu-Systemen im Rechnungs- und Finanzwesen. So stehen die Originaldokumente bzw. langfristig lesbare PDF/A oder TIFF-Ausfertigungen bei Bedarf auf Knopfdruck im Kontext der jeweiligen Transaktion zur Verfügung. Grundlage für die optimale Integration des Doxis4 Belegarchivs in das jeweilige System ist eine universelle ERP-Schnittstelle, resp. die zertifizierten SAP-Schnittstellen.

  • Belege wiederfinden

    Jeder Beleg muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. Das ist eine wesentliche Forderung der revisionssicheren Archivierung (siehe auch 10 Merksätze des VOI). Doxis4 bietet hierzu eine Index- und Volltextsuche, die sich auch kombinieren lässt. Die Indexsuche bezieht sich auf die Indexkriterien (Metadaten) der Dokumente, Vorgänge und Akten. Die Indexwerte sind frei definierbar und lassen sich automatisiert aus den ERP-Systemen der Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft etc. übernehmen. Bei Bedarf können sie auch manuell ergänzt werden. Der Zugriff auf die Belege kann direkt aus der Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft erfolgen, alternativ über einen der Doxis4 Clients (Windows, Web, Mobil).

  • Unveränderbarkeit gespeicherter Belege und Daten

    WORM („Write Once Read Multiple“) bietet dauerhafte Vorkehrungen, mit denen sich das unkontrollierte Löschen, Überschreiben und Ändern verhindern lässt. Die eingesetzten Speichersysteme lassen nur einen Lesezugriff zu. Doxis4 unterstützt marktgängige software- und hardwarebasierte WORM-Technologien und verhindert so, dass gespeicherte Daten nachträglich geändert oder (versehentlich) gelöscht werden. Neben dem Originalbeleg werden langzeitsichere Ausführungen (Renditions) als TIFF, PDF oder PDF/A hinterlegt – so sind Zugriff und Lesbarkeit langfristig gesichert.

  • Revisionssichere Dokumentation

    Für die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte sorgt die in Doxis4 integrierte Audit Trail-Funktion. So lässt sich beispielsweise im Fall einer Wirtschafts- oder Betriebsprüfung jederzeit nachweisen, wer wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und Veränderungen vorgenommen hat. Alle protokollierten Bearbeitungsschritte werden ebenso revisionssicher archiviert wie die Belege selbst. Individuelle Berechtigungen schützen die im Audit Trail gespeicherten Informationen zudem vor unbefugtem Zugriff und stellen damit den Datenschutz sicher.

  • Zugriffsschutz

    Grundlage für die Sicherheit der archivierten Belege sind persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung sowie die SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation. Das umfassende Berechtigungskonzept in Doxis4 ermöglicht eine differenzierte Zugangssteuerung zu Belegen, Vorgängen und Akten auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene. Bei großen Unternehmen bzw. Institutionen mit mehreren eigenständigen Einheiten ist zudem eine vollständig getrennte Aufbewahrung in eigenständigen Mandanten möglich. Im Rahmen von Wirtschafts- und Betriebsprüfungen lassen sich temporäre Arbeitsplätze einrichten, über die die digitalisierten Belege bereitgestellt werden. Die Archivierung kann zusätzlich verschlüsselt erfolgen, um auch vor Ausspähung von außen geschützt zu sein.

  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

    Die automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsregeln und Löschfristen in Doxis4 stellt sicher, dass Belege nicht versehentlich oder vorsätzlich gelöscht werden. Die dauerhafte Lesbarkeit der Belege – auch über sehr lange Zeiträume – garantiert das Umwandeln in ein revisionssicheres Langzeitformat (wie PDF, PDF/A und TIFF). Neben der gesicherten Aufbewahrung der relevanten Belege und Daten sorgt Doxis4 auch dafür, dass Speicherkapazitäten wieder frei werden, indem nicht mehr benötigte Belege und Daten automatisiert gelöscht werden – vorausgesetzt der eingesetzte WORM-Speicher unterstützt diese Funktion.

Fähigkeiten & Stärken: Belegarchivierung mit Doxis4
Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

Anwenderbericht »
FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt.

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BuS Elektronik GmbH & Co. KG

Workflow-gesteuerte Verwaltung der Fertigungspapiere mit eAkten, durch die Doxis4-Lösungen Archiv, DMS, BPM & eAkten.

 

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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Doxis4 SAP-Belegarchivierung

Für Unternehmen, die auf die marktführende ERP-Software von SAP in Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft, Controlling, HR etc. vertrauen, ist Doxis4 die ideale Ergänzung – u.a. für die revisionssichere Archivierung der SAP-Belege (SAP-Eingangsdokumente (NCI), SAP-Ausgangsdokumente (CI) und Drucklisten). Auch im SAP-Kontext stellt das Umwandeln der Belege in ein langzeitsicheres Dateiformat (wie PDF/A und TIFF) sicher, dass alle Belege über die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit stets verfügbar und lesbar bleiben. Durch das Verknüpfen sämtlicher Belege (z.B. gescannte Papierbelege, SAP-Belege und Belege aus sonstigen Anwendungen) mit den entsprechenden SAP-Transaktionen lassen sich die jeweiligen Belege direkt aus SAP heraus recherchieren, aufrufen und anzeigen. Auch in SAP deckt Doxis4 Archivierungsszenarien von der frühen bis zur späten Erfassung flexibel ab.

Neben der Belegarchivierung kann Doxis4 im SAP-Kontext aber auch zur Archivierung der SAP-Daten eingesetzt werden – das entlastet die SAP-Datenbank und erhält so die Systemperformance. Darüber hinaus  bringt die Doxis4 iECM-Suite mit elektronischen Akten (eAkten) Struktur in die SAP-Anlagenliste und unterstützt Rechnungsprüfungsprozesse im Unternehmen – auch unter Einbeziehung von Non-SAP Usern.

Mehr zur SAP-Integration mit Doxis4

Doxis4 SAP-Belegarchivierung

Weiter denken – Belegarchivierung ist erst der Anfang

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen begehen häufig den Fehler, mehrere Archivierungssysteme für einzelne Unternehmensbereiche, verschiedene Aufgabenstellungen und unterschiedliche Dokumententypen wie E-Mails und Office-Dokumente anzuschaffen. Dadurch erhöhen sich die Komplexität der Archivierungsinfrastruktur und die Kosten für Anschaffung, Pflege sowie Administration. Zusätzliche Medienbrüche und inkonsistente Geschäftsprozesse sind die Folge.

Die bessere Alternative ist eine unternehmensweite Archivierungslösung wie die Enterprise Content Management-Suite Doxis4. Die Lösung passt sich Ihren Anforderungen an. Ob Sie mit mit einzelnen Archivierungsbereichen starten, um diese dann sukzessive auszubauen oder ob Sie direkt eine unternehmensweite Archivierung umsetzen: Mit Doxis4 erhalten Sie eine einheitliche Archivinfrastruktur ohne Medienbrüche, konsistent integrierbar in Ihre Geschäftssoftware und Geschäftsprozesse.

Mehr zur elektronischen Archivierung mit Doxis4

Archivierung mit Doxis4

Backup vs. Archivierung

Die Begriffe Archivierung und Backup werden fälschlicherweise häufig synonym verwendet.
Sie unterscheiden sich jedoch in wesentlichen Punkten (Quelle: Wikipedia):

Backup

Datensicherung (englisch backup) bezeichnet das Kopieren von Daten in der Absicht, diese im Fall eines Datenverlustes zurückkopieren zu können. Die auf dem Speichermedium gesicherten Daten werden als Sicherungskopie bezeichnet. Die Wiederherstellung der Originaldaten aus einer Sicherungs­kopie bezeichnet man als Daten­wieder­herstellung, Datenrücksicherung oder (englisch) Restore. Diese Form der Datensicherung wird beispielsweise für Datenbanken und Dateiverzeichnisse angewandt und kommt auch ergänzend zur Sicherung der Doxis4 iECM-Metadatenbank zum Einsatz.

Archivierung

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Systems zusammen, die im anglo­ameri­ka­nischen Sprachgebrauch separat als „Records Manage­ment“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden. Die elektronische Archivierung wird zur Sicherung und revisions­sicheren Langzeitspeicherung von unter­nehmens­kritischen Daten und Dokumenten angewandt.

Doxis4 Belegarchivierung im Überblick

Elektronische Archivierung der Belege

  • Archiviert Dokumente (NCI- und CI-Dokumente) und Daten
  • Frei definierbare Indexkriterien mit automatischer Übernahme aus FiBu- und ERP-Systemen, jederzeit manuell erweiterbar
  • Volltextindizierung aller Belege
  • Einheitliche Metadatenverwaltung in relationaler Datenbank
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Umfassende Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • Virtualisierung physikalischer Speicher

Compliance/Datensicherheit

  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung (IDW PS 880)
  • Ablage in einem langzeitsicheren Speicherformat als PDF/A und/oder TIFF
  • Softwarebasierter Schreibschutz auf WORM-Basis
  • Serverseitige Verschlüsselung der Informationsobjekte
  • Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)

Schnittstellen

  • Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme: z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock uvm.
  • Universelle Schnittstellen zu gängigen ERP- und FiBu-Systemen
  • Zertifizierte Schnittstellen zu SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Haben Sie Fragen zur Belegarchivierung oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zur Belegarchivierung oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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