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Das Bahn Content Management-System – BCM – ist heute die zentrale Lösung für die Bearbeitung von Dokumenten bei der Deutschen Bahn.  Sie basiert auf der Doxis4 iECM-Suite und deckt alle Bereiche eines modernen Enterprise Content Managements ab. Mit über 32.000 Anwendern gehört BCM zu den am meisten genutzten IT-Plattformen im DB Konzern. BCM spielt damit eine wichtige Rolle in der Digitalisierungsstrategie der Deutschen Bahn. Welchen Stellenwert BCM heute hat, darüber berichten Projektleiter, Strategiebeauftragte und Anwender aus dem DB Konzern im Video.

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Mit dem Doxis4 Enterprise Content Management von SER, hat die Eissmann Gruppe den Weg der papierlosen Information eingeschlagen, der konsequent umgesetzt wird. Über die allgemeine Archivierung hinaus ist die Doxis4 iECM-Suite heute ein fester Bestandteil des Null-Fehler-Prinzips von Eissmann. Besonders bei sicherheitsrelevanten Elementen wie einem Airbag muss gewährleistet sein, dass dieser bei einem Unfall auch ordnungsgemäß funktioniert. Erfahren Sie im ausführlichen Anwendervideo, wie bereits heute schon weltweit bis zu 3.800 Mitarbeiter Zugriff auf das Doxis4-Archiv haben. Die konsequente ECM-Strategie und der klare Fokus auf die digitalen Prozesse der Kunden optimiert die internen Prozesse.

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Wenn Autos tanken müssen, Privathaushalte und Unternehmen Strom benötigen, Industrie und Handel Gase verwenden, dann ist die Westfalen Gruppe mit Hauptsitz in Münster da. Als Technologieunternehmen der Energiewirtschaft mit insgesamt 22 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften ist das 1923 gegründete Familienunternehmen international aktiv. Die rund 1300 Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2013 einen Umsatz von etwa 1,9 Milliarden Euro.

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"Die eAkten sind permanent auf dem Tisch. Ich genieße jetzt täglich die Vorteile." - Die Einführung elektronischer Akten hat die Mitarbeiter des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL) überzeugt. Zur früheren Arbeitsweise mit Papierakten will niemand zurück. Nachfolgend finden Sie einen Filmbeitrag, in dem Anwender über ihre Erfahrungen berichten.

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8.500 niedergelassene Ärzte vertrauen bei der Abrechnung ihrer Privatliquidationen auf fast 90 Jahre Erfahrung der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen (PVS). 2008 entschied sich die PVS für ein elektronisches Archiv von SER, da das Bestandssystem nicht skalierbar war und nicht mehr adäquat weiterentwickelt wurde. Im Video berichten PVS-Anwender über die Erfahrungen mit Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, Workflow, Capture und SmartOffice Plus aus der Doxis4 iECM-Suite.

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Im Auftrag von Energieversorgern übernimmt die ikw Inkassodienst GmbH seit 30 Jahren die Verwaltung und Abrechnung von Versorgungsverträgen. Jährlich werden über 100.000 Kundenkonten verwaltet. Für die Prozesssteuerung von Posteingangs- und ausgangsdokumenten setzt die ikw auf das neue Doxis4 BPM.

Geschäftsführerin Majken Baasch erläuterte auf der Veranstaltung SERinForum Hamburg, wie gut die Umstellung auf Doxis4 funktioniert hat. Die Migration startete schon nach weniger als vier Monaten.

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Als Nummer 1 der deutschen Bausparkassen hat LBS schon früh den Nutzen einer unternehmens­weiten ECM-Lösung erkannt. Heute verwalten 265 Mitarbeiter der LBS Rheinland-Pfalz mit Doxis4 mehr als 500.000 Bausparverträge von 420.000 Kunden. In dieser ECM-Blaupause erklären Anwender und Entwickler von LBS, wie sich die tägliche Arbeit durch Doxis4 vereinfacht hat und welche Hürden gemeistert wurden. 

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Frankfurt Airport – Synonym für Superlative – größter deutscher Flughafen, eines der größten Luftfahrt-Drehkreuze der Welt, bewegt jährlich rund 58 Millionen Passagiere und 2,1 Millionen Tonnen Cargo. Möglich machen dies 22.000 Menschen, die für den Betreiber des Frankfurter Flughafens arbeiten, den Fraport-Konzern. 500 Firmen und Institutionen beschäftigen hier 78.000 Personen. Das macht den Frankfurter Flughafen zur größten Arbeitsstätte in Deutschland.

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Mit Doxis4 werden die elektronischen Fertigungsakten bei BuS mit allen fertigungsrelevanten Dokumenten Workflow-gesteuert erstellt und für die Nutzung im Fertigungsprozess freigegeben. Technische Änderungen an den Produkten können zeitnah in die Dokumentation eingearbeitet und in der Fertigung berücksichtigt werden. Damit verfügt BuS über ein modernes Enterprise ECM-System, das den Elektronikspezialisten sowohl in der Arbeitsvorbereitung und Qualitätssicherung als auch in der Fertigung wirkungsvoll unterstützt.

Kunde: BuS Elektronik

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Seit 2013 wird das Unternehmen in vielen Bereichen durch Enterprise Content Management von SER unterstützt. Mit Doxis4 werden z.B. technische Zeichnungen aufbewahrt und verwaltet, SAP-Daten archiviert und elektronische Akten geführt. Zur sicheren Genehmigung von Projekten aller Art setzt die Raffinerie Heide auf Doxis4 BPM.

Kunde: Raffinerie Heide GmbH

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Damit die interne Zusammenarbeit über Länder und Kontinente hinweg sowie die Interaktion zwischen dem rasch wachsenden Unternehmen und externen Firmen nachhaltig sichergestellt werden kann, hat sich TGW entschlossen, die Doxis4 iECM-Suite von SER an allen 14 Standorten in Europa, Amerika und Asien einzuführen. Heute verfügt der Logistik-Spezialist über eine Reihe elektronischer Akten. 

Kunde: TGW Logistics Group

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Bedingt durch Expansion sowie die stark zunehmende Dokumentenmenge stieß das eingesetzte Archivsystem funktional an Grenzen, weshalb man sich 2011 nach einer moderneren, zukunftsfähigeren Alternative umschaute. Aufgrund der jahrelangen ECM- Expertise fiel die Wahl auf SER und Doxis4 – seitdem wurde Doxis4 sukzessive u.a. mit diversen eAktenlösungen und der serverbasierten E- Mail-Archivierung im internationalen Firmennetz ausgebaut.

Kunde: Duravit AG

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Vor 16 Jahren beschloss Fraport, seine Dokumenten­verwaltung grundlegend zu ändern. Mit SER als Software-Partner konzipierte das Unternehmen sein erstes elektro­nisches Archiv, zunächst zur Archi­vierung von Personal- und Bau­dokumenten. Es folgte ein kontinuierlicher Ausbau des SER-Archivs – integriert wurden Eingangs- und Ausgangs­rechnungen sowie SAP-Daten. Die einzelnen Archivierungs­bereiche werden durch Teilbestände innerhalb des SER-Archivs realisiert. 2012 erhielt die bestehende Archiv­landschaft ein Upgrade auf die aktuelle SER-Software-Generation Doxis4. Der bisher archivierte Bestand – 8,7 Millionen Alt-Dokumente mit insgesamt 1,3 Terabyte – wurde im laufenden Betrieb nach Doxis4 migriert. Gleich­zeitig fand auch eine Modernisierung der Storage-Infra­struktur statt mit einer Ausweitung der Speicher­kapazität um 600 Prozent!

Kunde: Fraport AG

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Bereits Ende der 90er-Jahre kam bei der Westfalen Gruppe die Frage auf, wie man die Durchlaufzeiten der Eingangs­rechnungen in der Kreditorenbuch­haltung verkürzen könnte, denn der „Belegtourismus“ per Postversand im über mehrere Standorte verteilten Unternehmen verursachte lange Bearbeitungs­zeiten und Skontoverluste. Daraufhin wurde die Einführung eines digitalen Archivs beschlossen, mit einem Workflow für die Rechnungseingangs­verarbeitung. Der Startschuss fiel Anfang 1998 mit der Entscheidung für SER als Anbieter. Im August 1998 ging das SER-Archiv bereits in Produktion. Heute setzt die Westfalen Gruppe auf Doxis4 von SER als unternehmensweite ECM-Plattform. In den vergangenen 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut, sodass mittlerweile nahezu alle Abteilungen und Unternehmens­bereiche mit Doxis4 arbeiten.

Kunde: Westfalen Gruppe

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Drei Jahre nach Abschluss eines Rahmen­vertrages zur Einführung einer konzernweit nutzbaren Bahn-Content-Management-Plattform (BCM) ziehen DB Systel, der IT-Dienstleister der Deutschen Bahn, und der Enterprise Content Management (ECM)-Spezialist SER eine positive Zwischen­bilanz: Die BCM-Plattform steht und wurde von der Wirtschafts­prüfungs­gesellschaft PwC testiert, ein Master-Template als Basis für den schnellen Roll-out im Konzern wurde entwickelt. 18 Konzernbereiche der Deutschen Bahn mit rund 32.000 Usern nutzen bereits die BCM-Plattform für ihre Archiv-, DMS-, Akten- und Workflow-Projekte. In der Endausbaustufe sollen bis zu 70.000 Anwender im Bahn-Konzern an den BCM-Lösungen partizipieren.

Kunde: Deutsche Bahn AG

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Um den Aufwand für die Sortierung, Archivierung und vor allem die Recherche nach Montageaufträgen zu verringern, entschied sich SEW-EURODRIVE vor 20 Jahren für ein elektronisches Archiv von SER – und ist den Produkten des ECM-Herstellers seither treu geblieben. Neben dem weltweiten Roll-out der DMS-/Archivlösungen und dem Aufbau einer international vernetzten, hochverfügbaren Storage-Infrastruktur wurden in den letzten beiden Jahrzehnten kontinuierlich weitere SER-Lösungen zur Standardisierung und Optimierung von Prozessen hinzugefügt, allen voran elektronische Akten, z.B. im Bereich Industriegetriebe. 

Kunde: SEW-Eurodrive

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Der Autofinanzierer FCA Bank Deutschland GmbH  ist SER-Kunde seit 1996. Im SER-Archiv wurden seitdem alle Kreditverträge und dazugehörigen Dokumente, Schriftverkehr etc. des Endkundengeschäftes aufbewahrt. 2014 wurden mit dem Umstieg auf die neueste SER-Produktgeneration Doxis4 auch drei SAP-Systeme (CRM, ECC, BS) an das SER-Archiv angebunden und die elektronische Händlerakte eingeführt.  Ziel war die vollständige Sachbearbeitung der Kfz-Finanzierungen mit elektronischen Dokumenten und die Beseitigung von Medienbrüchen in der Händlerfinanzierung.

Kunde: FCA Bank Deutschland GmbH

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Der Fokus der Eissmann-ECM-Strategie liegt auf der Gestaltung durchgängiger Prozesse, die sich zu jedem Zeitpunkt und abteilungsübergreifend transparent nachvollziehen und steuern lassen. Ein wichtiger Baustein in der Umsetzung dieser Strategie war die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung. Der mit SAP integrierte Doxis4 InvoiceMaster bildet sämtliche Stufen der Bearbeitung eingehender Rechnungen ab: von der Rechnungslesung bis zur Workflow-gesteuerten Rechnungsprüfung.

Kunde: Eissmann Group Automotive

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ECM beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), das ist kein Nebeneinander von Einzelprojekten — hier ein elektronisches Archiv, hier eine eAkte, hier ein Workflow. Enterprise Content Management (ECM) bei LWL folgt einem detaillierten Plan. Ursprünglich enthielt er vier Realisierungsphasen. Die Umsetzung begann 2009 und war auf mehrere Jahre angelegt. Inzwischen wurde der Plan fortgeschrieben. Immer neue Aufgaben sollen durch ECM-Lösungen unterstützt werden. Für 2014 sind schon Projekte für eine fünfte Realisierungsstufe definiert.

Kunde: Landschaftsverband Westfalen-Lippe

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Vor der DMS-Einführung im Vorstandsressort C der Deutschen Bahn AG gab es eine redundante Datenhaltung in Gruppenlaufwerken, Lotus-Notes-Datenbanken und Drittanwendungen. Der Dokumentenaustausch erfolgte per E-Mail-Korrespondenz. Um die Zusammenarbeit und Kommunikation im Ressort zu verbessern, wurde mit myCube ein bereichsübergreifend einheitliches ECM-System zur strukturierten, elektronischen Ablage und Recherche von Dokumenten eingeführt. Es basiert auf der Bahn-Content-Management Plattform (BCM) mit Doxis4-Softwarelösungen von SER, die 2011 zum ECM-Konzernstandard im Deutsche Bahn-Konzern definiert wurde.

Kunde: Deutsche Bahn AG, Vorstandsressort C

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ikw, ein Unternehmen der KALO-Gruppe, ist als Outsourcer im Auftrag von Energieversorgern für die Verwaltung und Abrechnung von Versorgungsverträgen tätig. Die Zusammenarbeit mit einem Großkunden und die Kooperation mit dessen hausinternen Abteilungen machte für die ikw einen standortübergreifenden Prozessablauf und Zugriff auf Dokumente nötig, damit die Auskunftsbereitschaft an den unterschiedlichen Standorten jederzeit gewährleistet werden kann. Zur Unterstützung der elektronischen Sach- und Vorgangsbearbeitung entschied sich ikw für das vollständig neu entwickelte Doxis4 Task & Process Management.

Kunde: ikw Inkassodienst GmbH

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Baden-Württemberg reformiert mit "elGA" sein Grundbuchwesen und konzentriert dazu die bisher über 650 kommunalen und staatlichen Grundbuchämter bei 13 grundbuchführenden Amtsgerichten. Die elektronische Grundakte elGA basiert auf der PRODEA-Software der SEReGovernment Europe. Für die Umsetzung des IT-Projektes sorgen die Partner Hewlett-Packard und SER gemeinsam. Zur Entscheidung für die SER-Lösung hatten auch die guten Erfahrungen des Landesamtes für Besoldung und Versorgung (LBV) beigetragen, das seit Jahren elektronische Akten von SER für rund 360.000 Zahlungsempfänger einsetzt, die ebenfalls von den beiden IT-Partnern HP und SER eingeführt worden waren.

Kunde: Justizministerium Baden-Württemberg

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Jährlich fallen in der Weidmann-Gruppe rund 100000 Rechnungen aus Warenlieferungen und Dienstleistungen an. Bisher wurden sie meist dezentral an den einzelnen Standorten von Hand verarbeitet. Mit dem Doxis4 InvoiceMaster erfolgt die Rechnungsverarbeitung nun automatisch. Die Lösung  wurde in Kanada, USA, Mexiko, Deutschland, Spanien und in der Schweiz ausgerollt.

Kunde: Weidmann Plastics Technology AG

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Ein unter­nehmens­weit einheit­liches Informations­management war das Ziel, als sich die Eissmann Group Automotive 2010 für Doxis4 von SER entschied. Bisher realisiert sind die unternehmens­weite Archivierung, elektronische Lieferanten­akten und die automatisierte Rechnungs­eingangs­bearbeitung mit workflow­gesteuerter Rechnungs­prüfung. Weitere Projekte werden zurzeit umgesetzt, z.B. elektronisches Vertrags­management und Gelangens­bestätigung.

Kunde: Eissmann Group Automotive

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Die Entscheidung für SER und die Doxis4 iECMSuite im Jahr 2012 war der Startschuss für den konsequenten Auf- und Ausbau einer einheitlichen, standortunabhängigen Lösung für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement. Elektronische Akten, digitaler Dokumentenaustausch über Projekträume, ein integriertes Bildarchiv, Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, Rechnungsverarbeitung mit SAP-Integration und Workflows bilden die digitale Infrastruktur für vernetzte, standortübergreifende Projektarbeit rund um Verkehrswege.

Kunde: DEGES

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Schwerpunkt der Ausgabe 01/2016 des SER Magazins ist die Titelstory „Go digital. Wie der Digital Change gelingen kann“. SER zeigt, wie das Prinzip „anytime and anywhere“, d. h. überall und jederzeit arbeiten zu können, mit dem Doxis4 Digital Workspace Realität wird.

Außerdem setzt Kurt-Werner Sikora in seinem Artikel zur Agenda „SER 2020“ die Leitlinien für die weitere Entwicklung des Unternehmens fort. Seine These: „Zukunftssicherung stellt alles auf den Kopf“.

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Schwerpunkt der aktuellen Ausgabe des SER Magazins ist die Top-Platzierung von SER in Gartners „Magic Quadrant for Enterprise Content Management“ mit der Titelstory „Mit Doxis4 und ECM Excellence an die Spitze“.

Außerdem setzt Kurt-Werner Sikora in seinem Artikel zur Agenda „SER 2020“ die Leitlinien für die weitere Entwicklung des Unternehmens fort und berichtet über die Fortschritte dieser Unternehmensplanung.

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Schwerpunkt der aktuellen Ausgabe des SER Magazins ist der Produkt-Launch unseres neuen Doxis4 BPM — von der Titelstory über Impressionen von der Premierenveranstaltung in der Rubrik Events bis zu detaillierten Produktinformationen im Bereich Produkte & Lösungen.

Außerdem erfahren Sie in unserer neuen Rubrik „SER international” vieles über die weltweiten Aktivitäten der SER Group — beispielsweise zur Teilnahme an Messen und Konferenzen von London bis Moskau, neue Vertriebsbüros in Spanien und China, neue Territory Manager für Spanien, Lateinamerika und Benelux.

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In der zweiten Ausgabe des SER Magazins 2014 stellt die SER Group ihr Konzept „SER 2020“ vor. Im Mittelpunkt stehen die Erweiterung der Software um ein integriertes Business Process Management, eine nachhaltige Internationalität und die Vertiefung eines Netzwerkes mit Wissenschaft und Forschung zur Bewältigung der Anforderungen von Menschen und Unternehmen an die Arbeitswelt der Zukunft. Best Practice-Berichte von Eissmann Group Automotive bis Westfalen Gruppe zeigen beispielhaft, wie der unternehmensweite Einsatz von ECM die Geschäftsprozesse nachhaltig verbessert.

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In dieser Ausgabe des SER-Magazins stellen wir das „E“ für Enterprise in den Mittelpunkt und zeigen Ihnen, warum Unternehmen analog zu ERP bei ECM ganzheitlich planen sollten. Mit der Fraport AG stellen wir Ihnen ein Beispiel dafür vor. Im Best Practice-Artikel in diesem Heft lesen Sie, wie der Flughafenbetreiber seit 1998 kontinuierlich von SER-Lösungen Gebrauch macht. Außerdem in dieser Ausgabe: Unternehmensnachrichten, Fachbeiträge, Produktneuheiten, Eventberichte uvm.

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Die zweite Ausgabe des SER Magazins 2013 steht ganz im Zeichen des Umzugs der Europazentrale des Unternehmens nach Bonn. Wie das konzernweite Bahn-Content-Management auf Basis von Doxis4 bei der Deutschen Bahn Fahrt aufnimmt, lesen Sie in einem ausführliche Best Practice-Bericht. Ein weiteres zentrales Thema der Ausgaben sind elektronische Akten, die als digitale Multi-Talente das Versprechen von intelligentem Informationsmanagement einlösen. Außerdem in dieser Ausgabe: Unternehmensnachrichten, Fachbeiträge, Produktneuheiten, Eventberichte uvm.

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In der ersten Ausgabe des SER Magazins 2013 steht der "Return on Information" im Fokus. Wie Sie diesen mit der modernen iECM-Suite Doxis4 erzielen können wird in der Titelgeschichte ausführlich dargestellt. Eine erfolgreiche Umsetzung in der Unternehmenspraxis zeigt das Best Practice des Automobilzulieferers Eissmann, der dank Doxis4 auf dem Weg in eine papierlose Zukunft ist. Außerdem in dieser Ausgabe: Unternehmensnachrichten, Fachbeiträge, Produktneuheiten, Eventberichte uvm.

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Der Doxis4 Fulltext Service dient der Recherche nach Inhalten aus einer Vielzahl gleicher oder verschiedenartiger Dokumente. Er ermöglicht das schnelle Auffinden wichtiger Informationen aus großen Mengen unstrukturierter Dokumente.

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Doxis4 winCube ist der windowsbasierte Client der Doxis4 iECM-Suite. Mit ihm lassen sich Dokumente, Daten, Akten, Postkörbe, Aufgaben, Vorgänge und Prozesse in einer einheitlichen Benutzeroberfläche erfassen, indizieren, recherchieren, anzeigen, bearbeiten, ablegen und verwalten.

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Für das Scannen von Dokumentenstapeln (Stapelverarbeitung, engl. batch processing) kommt im Doxis4 winCube-Client die Zusatzoption Doxis4 Batch Scan zum Einsatz, die das Massenscannen ermöglicht.

Es können papierbasierte Dokumente über einen Scanner und Dateien per Import, Drag-and-drop oder Verzeichnis-Scanning verarbeitet werden. Die Stapelverarbeitung bietet wichtige Funktionen wie Barcode-Lesung, Dokumenten-Trennung auf Basis eines Barcodes oder definierter Seitenanzahl, Zusammenfassung von Daten, Verschlagwortung (Indizierung) von Dokumenten etc.

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Das Doxis4 Vertragsmanagement verwaltet Verträge und die zugehörigen Vertragsunterlagen inklusive der entsprechenden Vertragsdaten (Laufzeiten, Fristen, Werte etc.). Somit wird eine qualifizierte Recherche nach laufenden wie auch bereits abgeschlossenen Verträgen gewährleistet.

Der digitale Aktendeckel ist der zentrale Einstiegpunkt, dient als Informationscockpit und bietet einen Überblick über alle vertragsrelevanten Daten. Die integrierte Fristenverwaltung stellt sicher, dass keine vertragsrelevanten Termine in Vergessenheit geraten. Die automatische Erinnerung an Kündigungsfristen und eine übersichtliche Darstellung der jeweiligen Laufzeiten schafft Transparenz im Vertragswesen.

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Mit dem Doxis4 Business Process Management (BPM) lassen sich kombinierbar mit nur einer Software situative Aufgaben sowie standardisierte und automatisierte Geschäftsprozesse umsetzen. Das neue Doxis4 BPM vollendet die Vision, alle Informationsobjekte und Services im Kontext von ECM & BPM auf einer homogenen und zugleich serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen „Metadaten-Kernel“ zu verwalten.

Doxis4 BPM teilt sich in drei auf einander aufbauende Services auf: den Doxis4 Workbasket Service, den Doxis4 Task Management Service für Aufgaben und situative Vorgänge (Design by Doing / ad-hoc-Workflow) und den Doxis4 Process Management Service für Modell-getriebene Prozesse (Doing by Design / production workflow).

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Mit Doxis4 SmartOutlook Plus werden Dokumenten-Management-System (DMS)-Funktionen auf der Basis des Doxis4 iECM  (integriertes Enterprise Content Management)-Fundaments direkt in Microsoft Outlook integriert.

Anwender profitieren von der Ablage und der Übernahme ihrer Korrespondenz und E-Mail-Anlagen in das zentrale Doxis4-System, ohne dass sie hierfür die vertraute MS Outlook-Umgebung verlassen müssen. Zusätzlich zur komfortablen Ablage wird eine integrierte Suche nach bereits abgelegten Dokumenten zur Verfügung gestellt, die sich in einer Trefferliste anzeigen und öffnen lassen.

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Über den Doxis4 Reporting Service können Kennzahlen und Berichte zu Dokumenten, Akten, Vorgängen sowie zu administrativen Informationen zusammengestellt und in Form verschiedener Diagramme und Tabellen dargestellt werden. Die Berichte können bequem und systemunabhängig über einen Internet-Browser dargestellt werden.

Zu den Auswertungen können z.B. im Bereich des Rechnungswesens Verarbeitungszei-ten, Skontoquoten oder Lieferantenanalysen zählen. Weitere Berichte geben Auskunft über die Auslastung der Content Repositories, Volumina von Dokumentarten und vieles mehr.

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Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist heute oft ein komplexer, kostenintensiver und aufwändiger Prozess. Rechtliche und betriebliche Regeln, verteilte Betriebsstandorte und der Anspruch, stets auf aktuelle Informationen zugreifen zu können, sind nur einige Voraussetzungen, die für eine elektronische Abbildung dieses Prozesses sprechen. Mit Doxis4 InvoiceMaster SAP Control (S) bietet SER die Lösung, die sich an Organisationen anpasst, um Eingangsrechnungen transparent, schnell und sicher zu verarbeiten. Das spart Zeit und vor allem Geld!

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Doxis4 InvoiceMaster Read SLX ist die vollständige Standardlösung zur automatisierten Rechnungsein-gangsbearbeitung und verarbeitet sowohl Rechnungen mit als auch ohne Bestellbezug sowie Teil- und Sammelrechnungen.

Von der eingehenden Rechnung und deren Extraktion bis zur Validierung sämtlicher Rechnungsdaten las-sen sich diese arbeitsintensiven und zeitkritischen Aufgaben mit Doxis4 InvoiceMaster Read SLX effizient, zeitnah und mit höchster Qualität umsetzen.

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Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist heute oft ein komplexer, kostenintensiver und aufwändiger Prozess. Rechtliche und betriebliche Regeln, verteilte Betriebsstandorte und der Anspruch, stets auf aktuelle Informationen zugreifen zu können, sind nur einige Voraussetzungen, die für eine elektronische Abbildung dieses Prozesses sprechen.

Mit Doxis4 InvoiceMaster Control bietet SER die Lösung, die sich an Organisationen anpasst, um Eingangsrechnungen transparent, schnell und sicher zu prüfen. Das spart Zeit und vor allem Geld!

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Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) hilft dem Anwender, E-Mails schnell und einfach einem Geschäftskontext zuzuordnen. Doxis4 ICC unterstützt den Anwender mit Vorschlägen, zu welchem geschäftlichen Kontext die E-Mail gehört. Was ein „Geschäftskontext“ ist, ist je nach Branche sehr unterschiedlich, sodass Doxis4 ICC die Definition verschiedener Geschäftskontexte ermöglicht. Zu diesem Zweck wird der Inhalt der E-Mail analysiert und mit dem ERP-System, einer relationalen Datenbank oder anderen führenden Datenquellen im Unternehmen abgeglichen. Damit kann z.B. automatisch der E-Mail-Absender als Kunde oder der E-Mail-Bezug zu einem laufenden Vorgang identifiziert werden. Genauso gut kann sich eine E-Mail auf ein bestimmtes Projekt wie z.B. ein Bauprojekt, einen Schadensfall oder ein Immobilienobjekt usw. beziehen.

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Alle in der Doxis4 iECM-Suite (integriertes Enterprise Content Management) abgelegten Dokumente können auf Basis der Zusatzinformationen – der während der Ablage vergebenen Indexwerte / Metadaten – wieder gefunden werden. Neben der reinen Recherche in den Indexwerten bietet Doxis4 auch eine Suche in den Inhalten der Dokumente (Volltextsuche).

Der Doxis4 Fulltext Service für die Volltextsuche unterstützt den Anwender mit Vorschlagswerten, Folgesuchen, Ähnlichkeitssuchen sowie vergleichenden Verfahren dabei, ähnliche Dokumente zu finden.

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Durch den Doxis4 Dokumenten-Management-System (DMS) Service stehen erweiterte und flexible Möglichkeiten für die dokumentenbasierte Zusammenarbeit zur Verfügung. Das Management von Dokumenten und Informationen steht dabei im Vordergrund.

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Doxis4 Connector for Microsoft Dynamics AX bietet alles, was für einen automatisierten und bi-direktionalen Dokumentenaustausch benötigt wird.

Microsoft Dynamics AX wird um alle benötigten Funktionen zur Einstellung, Klassifizierung, Konfiguration, zum Job-Handling und zur Archivierung von Microsoft Dynamics AX-Dokumenten in Doxis4 erweitert. Die Verwendung von Dokumenten aus Doxis4 in Microsoft Dynamics AX ist ebenfalls möglich.

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Das Management von CAD-Zeichnungen stellt vor allem in Bezug auf die Funktionen Link-Verwaltung, E-Mail-Versand, Workflow und Integration in Drittsysteme besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Der Doxis4 CAD Manager ist Fachmodul und Schnittstelle zugleich und schlägt damit die Brücke zu Ihren CAD-, ERP- und CRM-Lösungen.

Durch die tiefgehende Integration in die Doxis4 iECM-Suite stehen alle vorhandenen Schnittstellen und Erweiterungsoptionen auch für den Doxis4 CAD Manager als PDM-Lösungsplattform zur Verfügung. Office- und ERP-Anbindungen sowie die Anbindung an Fachanwendungen sind ebenso verfügbar wie eine durchgängige Rechteverwaltung.

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Der Doxis4 Archiv Service bietet mit seinem Content Repository einen unternehmensweiten Informationspool für alle revisionssicher aufzubewahrenden Dokumente und Daten. Er ist der Basisservice für sämtliche Doxis4 Services. Damit lassen sich jegliche Informationen wie Dokumente, Fotos, Zeichnungen, Daten etc. zur revisionssicheren und Langzeitarchivierung ablegen. Alle in Doxis4 abgelegten Informationen werden mit Metadaten, auch Indexdaten genannt, versehen. Diese dienen der Zuordnung, dem Wiederauffinden und der Aufbewahrung. Sie können aus Drittsystemen übernommen oder manuell eingepflegt werden.

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Doxis4 Agent Service ermöglicht die serverseitige Ausführung von sogenannten „Agents“. Agents sind Java-Programme oder -Skripte, die im Kontext des Doxis4 Agent Service ausgeführt werden.

  • Agents sind unabhängig vom Client – eine gewünschte Funktionalität muss daher nur einmal implementiert werden.
  • Agents werden zentral gesteuert, verwaltet und überwacht.
  • Agents automatisieren Aufgaben in Doxis4 selbst (z.B. Dokumente regelbasiert mit Akten verknüpfen)
  • Agents eignen sich hervorragend für kundenspezifische Integrationsaufgaben
  • Agents werden flexibel über Regeln angestoßen
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Die weitreichenden Anforderungen auf allen Ebenen eines Unternehmens an die Integrationsfähigkeit eines Dokumenten-Management (DMS)- oder besser Enterprise Content-Management (ECM)-Systems, erfüllt die Doxis4 iECM-Suite. Das „i“ steht an dieser Stelle für integriert. Für eine Integration ist es entscheidend, dass Daten und Dokumente zwischen den Fachanwendungen und Applikationen sicher, schnell und komfortabel ausgetauscht werden können.

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Bei der Archivierung von Dokumenten aus SAP über ArchiveLink werden die Dokumente lediglich mit einer internen DocId im Dokumenten Management System (DMS) abgelegt und mit dem SAP Objekt verknüpft. Die Dokumente sind so nur über SAP und nicht über das DMS recherchierbar. In Kenntnis der rudimentären Anlagenliste in SAP, über die der Zugriff erfolgt, ein fast unhaltbarer Zustand.

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Die Doxis4 iECM (integriertes Enterprise Content Management)- Suite stellt Services zur Konvertierung von Ein- und Ausgangsdokumenten in revisionssichere Langzeitformate zur Verfügung.

Der dazu nötige Baustein der Doxis4 iECM-Suite ist das serverseitig laufende Programm Doxis4 Rendition Server. Dieser stellt die Konvertierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten in verschiedene Langzeitformate – wie PDF, PDF/A oder TIFF – sicher. Durch die serverseitige Ausführung wird ein hoher Dokumentdurchsatz erreicht, ohne den Anwender in seiner Arbeit mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) zu stören.

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Mit Doxis4 mobileCube steht ein mobiler Client für den Zugriff auf Inhalte der Doxis4 iECM‐Suite bereit, um eine agile Nutzung von Informationen, Dokumenten sowie Vorgängen zu ermöglichen. Die hybride App für Smartphones und Tablets mit Apple iOS‐ oder Google Android‐Betriebssystem integriert sich nahtlos in das Doxis4 Dokumenten‐Management und gestattet die Teilnahme an wertschöpfenden Prozessen – von jedem Ort aus.

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Mit Doxis4 webCube, dem webbasierten Client der Doxis4 iECM-Suite (integriertes Enterprise Content Manage-ment-System) können Dokumente, Akten und Vorgänge in einer einheitlichen und modernen Benutzeroberfläche verwaltet werden. Dokumente können aus einer Vielzahl von Quellen abgelegt und gesucht werden. Gefundene Dokumente können mit dem integrierten Viewer betrachtet und annotiert sowie über die Originalanwendungen bearbeitet und in Doxis4 versioniert werden.

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Die Doxis4 iECM Suite (integriertes Enterprise Content Management) stellt Funktionen zur zentralen Verwaltung von digitalen Dokumenten in einem Unternehmen zur Verfügung. Ergänzend können Funktionen zur Verwaltung von Akten und anderen Dokument-Containern sowie Workflow-Funktionen genutzt werden. Innerhalb der Doxis4 iECM-Suite dient der Doxis4 cubeDesigner der Fachadministration und der Konfiguration kundenspezifischer An-wendungen. Der Umfang dieses „Customizing“ sucht dabei seinesgleichen.

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Mit Doxis4 SmartOffice Plus kann aus Microsoft Office-Anwendungen heraus auf die Inhalte der Doxis4 iECM-Suite (integriertes Enterprise Content Management) zugegriffen werden. Unterstützt werden die Microsoft Office Produkte Word, Excel und PowerPoint.

Doxis4 SmartOffice Plus erlaubt die Ablage von Office-Dokumenten direkt in das Doxis4 iECM, so dass diese Dokumente sofort allen Bearbeitern zur Verfügung stehen. Direkt aus der MS Office-Anwendung heraus kann nach (auch von anderen Anwendern) abgelegten Dokumenten gesucht, diese bearbeitet und wieder abgelegt werden.

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Doxis4 safeLock ist eine Software für die rechts- und revisionssichere Speicherung (Compliance) von Dokumenten und Daten auf Festplatten. Doxis4 safeLock zeichnet sich durch einen sehr schnellen Datenzugriff, einen nahezu administrationsfreien Betrieb sowie durch eine einfache Integration in aktuelle und zukünftige IT-Infrastrukturen aus. Doxis4 safeLock ist hardware-herstellerunabhängig und gewährt dadurch die höchstmögliche Flexibilität beim periodischen Wechsel der Speichersysteme.

Darüber hinaus unterstützt Doxis4 safeLock die Erfüllung der aktuellen rechtlichen Anforderungen.

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Die Verwaltung von Dokumenten und der Zugriff auf diese ist in SAP sehr rudimentär und wird über eine einfache Anlagenliste bereitgestellt. Weder die Suche nach Dokumenten noch eine übergreifende Sicht auf alle Dokumente z.B. eines Kunden sind möglich – ganz zu schweigen von einer Akten-darstellung, die als Informationscockpit für alle relevanten Informationen dient (360° Sicht). Die Lösung für dieses Problem lautet Doxis4 Folder Cockpit for SAP: in Form einer „Virtuelle Akte“ ersetzt es nicht nur die Anlagenliste, sondern bietet einen komfortablen Zugriff auf alle relevanten Informationen (Dokumente, Notizen, verwandte SAP Objekte, laufende SAP Business Workflows) zu einem Kunden, Lieferanten, Projekt usw.

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Die Storage-Related Services der Doxis4 iECM-Suite (integriertes Enterprise Content Management) bieten Services und Funktionen für die Anbindung verschiedener Speichertechnologien, die Überwachung des Lebenszyklus der Informationen (Information Lifecycle Management [ILM]) sowie die Replikation der Daten.

Weitere Funktionen sind das Sicherstellen einer Hochverfügbarkeit der Daten und Dokumente sowie das Verlagern von Speicherinhalten unter verschiedensten Bedingungen wie verteilte Standorte, zentrale Archive, Cloud-Speicher usw.

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Die Doxis4 iECM-Suite (integriertes Enterprise Content Management) stellt Services zur Archivierung von Inhalten und damit Entlastung von E-Mail-Servern, File-Servern und SharePoint-Farmen zur Verfügung.

Die Doxis4 Gateway Services archivieren Dateien, E-Mails oder andere Objekte aus den oben genannten Systemen und können diese nach erfolgter Archivierung automatisch auf den Ursprungssystemen löschen oder durch einen Link ersetzen. Damit werden diese Systeme entlastet, es wird weniger Speicherplatz dort benötigt und die rechts- und revisionssichere Archivierung der Daten ist gewährleistet. Letzteres ist insbesondere bei der Journalarchivierung von großer Bedeutung.

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Erfahren Sie in diesem Whitepaper, warum Informationen und Prozesse den entscheidenden Mehrwert im Zeitalter der Digitalisierung bieten und wie Sie mit dem Doxis4 Digital Workspace die Informationskompetenz Ihres Unternehmens steigern, die Agilität der sich stetig ändernden Geschäftsprozesse erhalten und vom Wachstumspotenzial und den Milliardengewinnen der Industrie 4.0 profitieren können.

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Dieses SER White Paper beschreibt relevante Anforderungen an Enterprise Content Management-Systeme (ECM) unter GoBD-Aspekten.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie betreffen alle DV-Systeme. Demnach müssen die in den GoBD definierten Grundsätze auch von einem ECM-/DMS-System erfüllt werden.

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Dieses SER Whitepaper beschreibt, wie der Doxis4 Consolidation Service und das dahinter stehende Migrationskonzept Aufwände und Risiken bei der Migration von Enterprise Content Management-Systemen minimiert.

Die Migration von ECM-Systemen setzt Expertise voraus, zumal nicht nur Daten und Dokumente, sondern auch Kontext und Relationen verlustfrei vom Quell- in das Zielsystem übernommen werden müssen. Dabei muss die Revisionssicherheit des Migrationsprozesses sichergestellt sein. Der Doxis4 Consolidation Service stellt dies zu jeder Zeit sicher und erlaubt eine schrittweise und effiziente Datenmigration im laufenden Betrieb.

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Dieses White Paper beschreibt, worauf bei der Archivierung mit SharePoint zu achten ist und gibt Antworten auf die folgenden Fragen: Wie realisiert man eine revisionssichere Archivierung mit SharePoint – „out-of- the-box“, mit einem Add-on oder doch besser per Integration mit einem „klassischen“ ECM-System? Welche SharePoint-Schnittstellen kommen in Frage und welche sind zu bevorzugen? Und womit setzt sich der Doxis4 SharePoint ILM Manager von anderen Lösungen ab?

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Die September-Ausgabe des Fachmagazins IT-Mittelstand thematisiert aktuelle Entwicklungen hinsichtlich des Dokumentenmanagements im Mittelstand. Mit dabei: Der SER-Anwenderbericht bei unserem Kunden Raffinerie Heide, der Doxis4 ECM & BPM unternehmensweit einsetzt.

Lesen Sie im IT-Mittelstand-Artikel, wie die Raffinerie Heide vom Doxis4-Einsatz profitiert und damit Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen beschleunigt.

Quelle: IT-Mittelstand, Ausgabe 09/2016

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Bereits seit Juli 2011 gelten die Vereinfachungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen. Jetzt haben die Finanzbehörden ihre lang erwarteten Anwendungsregeln veröffentlicht und Rechtssicherheit geschaffen. Dem flächendeckenden elektronischen Rechnungsversand steht damit nun endgültig nichts mehr im Weg.

Autor: Dipl.-Finanzwirt Bernhard Lindgens

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Die November-Ausgabe des Fachmagazins IT-Mittelstand thematisiert aktuelle Entwicklungen hinsichtlich des Geschäftsprozessmanagements im Mittelstand. Mit dabei: Statements von SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas über die Stärken, die der hybride Ansatz – ECM und BPM auf der einheitlichen, serviceorientierten Technologieplattform Doxis4 zu vereinen – mit sich bringt.

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Spätestens bei einer Außenprüfung kann die lückenhafte Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finanziell empfindliche Folgen haben. Dies gilt insbesondere bei digitalen Aufzeichnungen, Ausfuhrbelegen und Nachweisen im innergemeinschaftlichen Handel. Die von der Bundesregierung geplante stufenweise Verkürzung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist ändert daran nur wenig.

Autor: Dipl.-Finanzwirt Bernhard Lindgens

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Seit 15 Jahren ist SER in Berlin vertreten. Von hier aus beraten und betreuen wir unsere Kunden in der Hauptstadt und Ostdeutschland. Mit dem neuen Geschäftsjahr wird Berlin auch der neue Sitz der SER eGovernment Europe GmbH sein. Auf einer Fläche von rund 1.000 Quadratmetern bietet SER mit einem starken und erfahrenen Team einen umfänglichen Service.

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Mit ihrem starken Team aus Vertrieb, Presales und Professional Service betreut die Geschäftsstelle Münster viele Unternehmen in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Die Broschüre erlaubt einen kurzen Blick in die neue SER-Geschäftstelle in Münster.

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Mit der neuen Geschäftsstelle am Gropiusplatz in Stuttgart-Vaihingen hat SER den Standort Stuttgart im Jubiläumsjahr als SER-Dependance für Baden Württemberg gestärkt. Seit 20 Jahren betreut die SER in Stuttgart über 120 Kunden, darunter namhafte Unternehmen und Verwaltungen.

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Seit vielen Jahren ist SER in Frankfurt vertreten und bietet mit einem starken und erfahrenen Team einen umfangreichen Service. Von der zentral gelegenen SER-Geschäftsstelle aus beraten und betreuen wir unsere Kunden aller Branchen in Frankfurt und Umgebung. Die Geschäftsstelle liegt in der Nähe des Stadtzentrums und profitiert von ihrer direkten Nähe zum Messegelände, dem Campus Bockenheim der Johann Wolfgang Goethe-Universität und dem Bankenviertel. Die zentrale geografische Lage ermöglicht es, unsere Kunden im Großraum Frankfurt, Hessen und Rheinland-Pfalz schnell zu erreichen.

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Statt Aktenordner, Filesystem & Co.: Flexible eAktenlösungen mit Doxis4 sind viel mehr als die digitale Übersetzung von klassischen Aktenordnern, mehr als geordnete Dokumente zwischen Aktendeckeln. Im Gegensatz zu Fileverzeichnissen sind eAkten keine Inseln, sondern integriert in die Geschäftsprozesse und Teamarbeit. 

Lassen Sie sich von unserem Dutzend guter Gründe überzeugen: Der Doxis4 Digital Workspace ist heute der Arbeitsplatz der Zukunft. Erfahren Sie mehr in unserer kostenfreien Broschüre.

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Sie möchten Papierbelege oder gar ein elektronisches Altarchiv loswerden und Ihre Anwendungslandschaft konsolidieren? Sie möchten jegliche Alt-Belege aus Ihren Systemen vollständig übernehmen? Die gesetzeskonforme Archivierung steht dabei für Sie an oberster Stelle?

Erfahren Sie alles über die Belegarchivierung mit Doxis4 in unserer kostenlosen Broschüre.

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Erfolgsfaktoren für die 3 Phasen eines Projekts — vom Start bis zur erfolgreichen Abnahme:

  • Erfolgsfaktoren Ihres Projekts vor Projektstart
  • Erfolgsfaktoren Ihres Projekts während des Projekts
  • Erfolgsfaktoren Ihres Projekts bei Projektabschluss

Mit diesen Faktoren sind Sie startklar für Ihr ECM-Projekt.

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Die Masse von Daten und Dokumenten, die innerhalb der Fertigung, im Projekt und der Kommunikation mit Ihren Kunden, Zulieferern und Partnern entsteht, muss zusammengeführt und strukturiert bereitgestellt werden.

Doxis4 für die Industrie bietet Ihnen eine Single Source of Truth, die alle relevanten Dokumente bündelt, kontextbezogen verknüpft und über Unternehmens- und Standortgrenzen hinaus nutzbar macht.

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Leistungsstarke ECM-Software und Spitzen-Service aus einer Hand: Mit diesem Qualitätsversprechen unterstützt SER seit über 30 Jahren branchenübergreifend mittelständische Unternehmen, Familienunternehmen und öffentliche Verwaltungen.

Als inhabergeführter, mittelständischer Software-Hersteller sind wir für Sie ein verlässlicher Partner auf Augenhöhe, der Ihre Sprache spricht. Wir übernehmen mit unseren 550 Mitarbeitern Projektverantwortung in allen Phasen und sind deutschlandweit an 10 sowie international an 22 Standorten für Sie da.

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Der Informationsfluss ist heute schneller denn je, Kunden erwarten sofort Antworten auf ihre Fragen. Kompetente und service-orientierte Dienstleister müssen deshalb in Echtzeit reagieren. Die sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Partnern und Lieferanten wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Alle Dokumente auf einen Blick zu erfassen ist aber erst der Anfang. Damit Ihr Service rund um die Uhr reibungslos funktioniert, brauchen Sie einen zeit- sowie ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Nur so schaffen Sie zufriedene Kunden.

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Rechnungsprozesse sind die Lebensader jeder Geschäftstätigkeit – ohne sie hätten Lieferanten keine Einnahmen, Leistungsempfänger erhielten keine Waren und Dienstleistungen. Die Rechnungsverarbeitung ist aber für Unternehmen eine zeit und kostenintensive Aufgabe, denn ein Großteil der Rechnungen geht in Papierform bzw. als papierhafte Belege ein. Diese Belege gilt es zu erfassen, Lieferanten zuzuordnen, auf ihre Richtigkeit zu prüfen, nach Möglichkeit mit vorliegenden Bestellungen abzugleichen und intern freizugeben. In der Automatisierung dieser Schritte steckt ein riesiges Optimierungspotenzial, das Sie mit Doxis4 erschließen können. Erfahren Sie in unserer kostenlosen Broschüre alles zum Doxis4 InvoiceMaster.

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Gerne möchten wir Ihnen auf den folgenden Seiten unser Unternehmen SER näher bringen. Wir möchten Ihnen aufzeigen, was uns stark macht und wie wir uns von anderen Herstellern und Anbietern am Markt abgrenzen.

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Das Qualitätsmanagement-Handbuch soll allen Mitarbeitern einen aktuellen und vollständigen Überblick über Qualitätsziele, Vorgaben und Verfahren geben. Mit einem elektronischen und papierlosen QM-Handbuch sichern Sie Ihren Mitarbeitern einen einheitlichen, einfachen und vor allem direkten Zugang zu wichtigen
Qualitätsdokumenten und –Informationen Ihres Unternehmens.

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Doxis4 dient als Digital Workspace der Informationskompetenz jedes Mitarbeiters und der gesamten Organisation. Wir sichern mit ihm Informationen und machen sie nutzbar. Wir vernetzen Menschen mit Informationen, synchronisieren Geschäftsprozesse und verbinden die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden.

Erfahren Sie mehr über den Digital Workspace mit Doxis4.

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Die nächste Stufe der digitalen Business Transformation: Erfahren Sie mehr über das Innovationspotenzial für Ihr digitales Geschäftsprozess- und Informationsmanagement, das Ihnen Doxis4 bietet. Als erster ECM-Hersteller vereinen wir damit ECM und BPM auf einer einheitlichen serviceorientierten Technologieplattform.

Agile Geschäftsprozesse haben die Anforderungen der Unternehmen massiv verändert: Einfach und intuitiv anpassbar an die jeweilige Aufgabenstellung — so soll eine BPM-Lösung heute sein. Diesen Anspruch haben wir mit dem vollständig neu entwickelten Doxis4 BPM Realität werden lassen — zusammen mit vielen weiteren Vorteilen für Ihre Geschäftsprozesse. Ein Dutzend davon haben wir hier für Sie ausgewählt.

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Mit dem elektronischen Doxis4 Vertragsmanagement managen Sie compliant alle Vertragsunterlagen unternehmensweit und ermöglichen bereichs-, sprach- sowie länderübergreifend allen berechtigten Mitarbeiter Zugriff hierauf. So schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihrem Vertragswesen.

Erfahren Sie mehr über das Doxis4 Vertragsmanagement in unserer Broschüre.

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Nach den GoBD müssen alle Finanz- und Kreditinstitute für jedes IT-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des IT-Verfahrens vollständig und  schlüssig hervorgehen.

Doxis4 Digital Documentation Framework for Applications (DFA) ermöglicht die einfache und strukturierte Dokumentation jeglicher IT-Verfahren und sorgt für eine transparente und nachvollziehbare sowie jederzeit aktuelle Verfahrensdokumentation in hoher Qualität.

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Die gesamte Doxis4 iECM-Suite steht in 12 Amtssprachen von 135 der insgesamt 195 Länder umfassenden internationalen Staatengemeinschaft zur Verfügung.

In unserer Broschüre finden Sie alle unterstützen Sprachen sowie weitere Informationen zu Doxis4.

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Der Doxis4 Consolidation Service steht für effiziente Verfahren, umfassendes Migrations-Know-how und die richtigen Software Tools. So werden Migrationen jeder Dimension kalkulierbar, planbar und beherrschbar.

Erfahren Sie mehr über den Doxis4 Consolidation Service in unserer kostenlosen Broschüre.

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Doxis4 ermöglicht es Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, die „schriftlich fixierte Ordnung“ (SFO) einfach strukturiert und automatisiert als elektronisches Organisationshandbuch zu führen.

Das in der Praxis erprobte Doxis4 SFO-Organisationshandbuch dokumentiert Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen und Anweisungswesen, informiert Mitarbeiter jederzeit und rüstet Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute bestens für zukünftige Prüfungen und Revisionen.

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Immer schnellere Technologiesprünge, immer kürzere Produktzyklen und die zunehmende Vernetzung von Menschen, Maschinen, Produkten und Geschäftsprozessen — die Digitalisierungswelle hat die produzierende Industrie längst erreicht. Digitale Fertigungsprozesse sind jedoch nur eine Seite der Medaille, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Erfahren Sie mehr über Doxis4 für den Maschinen- und Anlagenbau in unserer Broschüre.

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Mit der Doxis4 iECM-Suite profitieren Banken und Kreditinstitute von effizientem, transparentem und ökonomischem Dokumenten- und Geschäftsprozess-Management. Vom Posteingang über die Antrags- und Fallbearbeitung bis hin zu Prozessoptimierung, Compliance und revisionssicherer Archivierung unterstützt Doxis4 alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse der Banken und Finanzdienstleister. Die Doxis4 Kreditakte garantiert hohe Unterlagenqualität und eine schnelle, unkomplizierte Bearbeitung.

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Das neue, standardisierte Rechnungsformat ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne digitale Signatur. Damit lassen sich Rechnungsdaten in strukturierter Form (XML) in einer PDF-Datei übermitteln, automatisiert auslesen und verarbeiten. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat baut bürokratische Hürden ab, spart Ressourcen und Kosten. Eine Software-Lösung von SER gibt es bereits hierfür: Doxis4 ZUGFeRD-Connector

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In der Industrie findet das Dokumenten- und Daten-Management (DMS) heute in diversen Anwendungen und Systemen (CAD, Office, PDM etc.) statt. Ist ein technisches Teil in einer Anlage an zehn verschiedenen Stellen verbaut, sind die zugehörigen Spezifikationen oder Datenblätter an zehn unterschiedlichen Stellen abgelegt – teilweise sogar in mehreren Systemen. Ändern sich diese Dokumente, müssen jene Änderungen an zehn Stellen synchronisiert werden, obwohl es sich um ein und dasselbe Produkt handelt. Das bedeutet zugleich einen zehnfachen Arbeitsaufwand! Kennen Sie das aus Ihrem Unternehmen? Sie möchten wissen, wie Sie Dokumente und Daten aus Elektronik, Mechanik und IT zentral zusammenführen, managen und ortsunabhängig darauf zugreifen? Sie wünschen sich eine lückenlose Dokumentation über ihre Fertigungsprozesse?
Erfahren Sie, wie Sie dies mit einem modernen DMS und digitalen Maschinen-, Produktions- oder Lebenslaufakten realisieren und Ihre Dokumente und Daten im Lebenszyklus von Ihren Maschinen und Anlagen zusammenhängend und kontextbezogen managen.

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Wie Sie diesen Szenarien entgegenwirken, zeigen wir Ihnen in unserem kostenfreien Webinar. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Business Process Management (BPM) in Kombination mit Enterprise Content Management (ECM) Ihre Projekte einfacher & schneller planen, koordinieren und umsetzen – und das über Länder- und Sprachgrenzen hinweg.

Konkret demonstrieren wir Ihnen dies praxisnah am Beispiel der Eventplanung, ausgehend von einer Aufgabenliste in Excel. Sie erfahren, wie Sie vorhandene Vorgänge aus Excel heraus problemlos in eine BPM-Software überführen und dokumentenbasierte Geschäftsprozesse – ad hoc und standardisiert – selbstständig modellieren, verwalten, optimieren und ausführen können.

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In unserem kostenfreien Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) und mobilen Applikationen/Clients jederzeit auf das gesamte Unternehmenswissen sicher zugreifen und Geschäftsprozesse beschleunigen können.

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Sie möchten den Papierkram oder gar ein elektronisches Altarchiv loswerden? Die gesetzeskonforme Archivierung steht dabei für Sie an oberster Stelle! Sie möchten wissen, wie Sie jederzeit auf Knopfdruck zu jeder Transaktion den richtigen Beleg im richtigen Geschäftsprozess-Kontext finden? Sie möchten Wirtschafts- und Betriebsprüfern direkt geforderte Belege bereitstellen?

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Belegarchivierung mit einem modernen ECM-System strukturiert und effizient managen sowie revisionssicher und compliance-konform während steuer- und handelsrechtlich festgeschriebenen Fristen aufbewahren.

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Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einem modernen Enterprise Content Management-System (ECM) und elektronischen Akten dafür sorgen, dass chaotische Ordnerstrukturen in Fileverzeichnissen sowie Papierordnern der Vergangenheit angehören.

Zielgruppe: Bereichs- und Abteilungsleitung: kaufmännische Verwaltung, Einkauf, IT und Organisation

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Erfahren Sie, wie Sie ortsunabhängig und strukturiert auf Informationen Ihrer Kunden, Lieferanten und Partner in Form von elektronischen Akten zugreifen können und damit stets auskunftsfähig bleiben.

Dieses kostenfreie SER-Webinar vermittelt Ihnen außerdem unter anderem, wie Sie mit flexiblen Workflows aus Standardprozessen „ausbrechen“ können und agile Prozesse sowie Aufgaben, beispielsweise im Beschwerdemanagement, handhaben.

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Erfahren Sie, wie Sie den Produktionsfaktor Information nutzen und für eine hochgradige Vernetzung Ihrer wertschöpfenden Prozesse sorgen – Ihr entscheidender Wettbewerbsvorteil im Zeitalter der Industrie 4.0.

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Erfahren Sie in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie ein ECM-System bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften unterstützt.

Sie erhalten nicht nur einen pragmatischen Überblick zum Thema Compliance, sondern erfahren auch, was im Hinblick auf Betriebsprüfung und Wirtschaftsprüfung bei der elektronischen Archivierung zu beachten ist.

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Wer abseits vom Self Management-Trip Aufgaben und Vorgänge managen und überwachen möchte, stößt gerade bei abteilungsübergreifender Zusammenarbeit mit Excel an Grenzen. So wird z.B. häufig nicht ersichtlich, welche Aufgaben von wem gerade in Bearbeitung sind. Auch automatisierte Benachrichtigungen etwa über noch offene Aufgaben kann Excel nicht leisten. Die Folge: Fristen werden nicht eingehalten und Prozesse geraten ins Stocken.

In diesem kostenfreien Webinar erfahren Sie, wie Sie mithilfe von adaptiven Business Process Management (BPM) in Kombination mit Enterprise Content Management (ECM) – ohne vordefiniertes Prozessmodell – Aufgaben und Vorgänge situativ planen und adaptieren.

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Erfahren Sie in unserem kostenfreien Webinar, wie die Universität Wien ihr Verwaltungswesen mit Hilfe digitaler Prozesse modernisierte. Schon beim SER4U Netzwerktreffen gab die Universität Wien in exklusivem Rahmen fundierte Einblicke darüber. Ansprechpartner der Universität für Bodenkultur Wien, der Universität Innsbruck, der Technischen Universität Wien, der Medizinische Universität Wien sowie der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien informierten sich vor Ort über die Digitalisierungslösungen der Universität Wien.

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Prozessautomation als Instrument für einen besseren Kundenservice – darauf setzt die ikw, Anbieter im Bereich professionelles Forderungsmanagement.

Verwirklicht wurden unternehmensweit durchgängige digitale Prozesse vom Posteingang bis zum Outputmanagement. Dadurch haben sich die Bearbeitungszeiten in allen Phasen des Forderungsmanagements verkürzt sowie die Auskunftsbereitschaft an allen Standorten erhöht.

Erfahren Sie in diesem kostenfreien Webinar, wie unser Kunde ikw diese Ziele sowohl mit der Automatisierung der Posteingangs- und ausgangsverarbeitung als auch der informationsgesteuerten, elektronischen Sach- und Vorgangsbearbeitung erreichte.

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Wo von vornherein klar ist, dass ein gut strukturierter Geschäftsprozess automatisiert werden soll, kann dieser in einem Prozessmodell vordefiniert werden. Häufig scheitern diese Projekte jedoch an der mangelnden Flexibilisierung, wenn vom Standard ad-hoc abgewichen werden muss.

Wir zeigen Ihnen in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie mithilfe von Business Process Management (BPM) in Kombination mit Enterprise Content Management (ECM) den Grad der Standardisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse flexibel bestimmen können und Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten minimieren.

 

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Erfahren Sie, wie Sie mit einer modernen Software-Lösung den Informationsaustausch in der digitalen Zusammenarbeit (Collaboration) von Teams managen und die Fähigkeit erlangen, Informationen nicht nur zu speichern, sondern auch zu nutzen. Und das über Sprach- und Ländergrenzen hinweg!

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Bis 2017 werden laut Gartner 70 Prozent der Geschäftsmodelle auf vorsätzlich instabilen Prozessen beruhen. Diese Aufgaben sind fallorientiert und erfordern das Know-how der Wissensarbeiter. Wie soll das gehen?

In diesem Webinar erfahren Sie, wie Sie in jedem Prozessschritt von wissensbasierten Vorgängen Aufgaben verteilen, verfeinern, ergänzen und delegieren können. Auf dieser Basis können Sie wissensbasierte Prozessentscheidungen treffen.

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In diesem kostenfreien Webinar präsentieren wir Ihnen 12 gute Gründe, warum Sie mit dem digitalen Arbeitsraum der Zukunft – dem Doxis4 Digital Workspace – die wissensbasierte Zusammenarbeit über Unternehmens- und Sprachgrenzen hinweg fördern.

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In Ergänzung zur Auftragsabwicklung in der Warenwirtschaft bzw. im ERP zeigen wir Ihnen in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie auf Basis eines modernen ECM-Systems Prozessoptimierung und -automatisierung für eingehende Kundenaufträge erreichen.

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Von den GoBD ausgehend stellt dieses kostenfreie Webinar die wichtigsten Anforderungen an den Umgang mit geschäftlichen E-Mails dar und gibt Ihnen zudem zahlreiche Tipps zum elektronischen Austausch und zur gesetzeskonformen Aufbewahrung. Über den Tellerrand der GoBD hinaus erfahren Sie, wie Sie geschäftsrelevante E-Mails im Kontext der Geschäftsprozesse und Aktenlagen ablegen und jederzeit darauf zugreifen können.

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Wir zeigen Ihnen in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie – gegenüber der Vertragsaufbewahrung in Schränken und Ordnern und der Verwaltung in Excel-Listen – mit einem modernen Vertragsmanagement auf Basis eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) alle Vertragsunterlagen zentral, strukturiert, revisionssicher und Compliance-gerecht managen.

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Unternehmen erhalten und erzeugen tagtäglich unzählige Dokumente wie z.B. E-Mails, Zeichnungen, Schriftverkehr oder Belege. Diese unterschiedlichsten Dokumente zu archivieren und in die eigenen Geschäftsprozesse einzubinden ist eine Herausforderung, die Unternehmen mit einem modernen, unternehmensweiten und prozessgesteuerten Dokumentenmanagement begegnen können, das sowohl Medienbrüche beseitigt als auch Geschäftsprozesse optimiert.

Wir zeigen Ihnen, wie Ihr digitaler Schreibtisch der Zukunft aussehen wird!

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Erfahren Sie in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie diesem Chaos entfliehen und mit einem modernen Enterprise Content Management-System (ECM) dafür sorgen, dass chaotische Ordnerstrukturen in Fileverzeichnissen der Vergangenheit angehören.

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Papierrechnungen sind ein echter Kosten- und Zeitfresser! So müssen Unternehmen im Durchschnitt ganze 13 Euro pro Rechnung aufwenden. Dieser Betrag setzt sich aus den Arbeitskosten für das mühsame, manuelle Erfassen, Prüfen, Verbuchen und Ablegen der eingehenden Rechnungen zusammen.

Genau hier lauert ein riesiges Einsparpotenzial!  Wir zeigen Ihnen in diesem Webinar, wie Sie mit der vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP rund 50% Kosten einsparen, die Liquiditätsplanung verbessern sowie Transparenz erhöhen und Durchlaufzeiten minimieren.

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Dieses kostenfreie Webinar zeigt die Grenzen veralteter Archiv-, DMS- und Workflow-Systeme auf und vermittelt Nutzenpotenziale eines zukunftsfähigen ECM-Systems. Anhand von Praxisbeispielen demonstrieren wir Ihnen anschaulich, wie Sie Dokumente zuverlässig, fehlerfrei und revisionssicher migrieren und heterogene Anwendungslandschaften konsolidieren.

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Erfahren Sie in diesem Webinar, wie Sie mit einem modernen, ausbaufähigen ECM-System historisch gewachsene Informationssilos auflösen und die bereichsübergreifende, medienbruchfreie Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen sicherstellen.

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Was muss ein modernes ECM leisten und können, um nachhaltig die Business Transformation zu begleiten, die Digitalisierungsstrategie zu tragen und den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden?

Antworten darauf erhalten Sie in diesem kostenfreien Webinar. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl eines modernen ECM-Systems achten sollten.

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Dieses kostenfreie Webinar vermittelt Ihnen, wie Sie mithilfe eines durchdachten Migrationskonzeptes den ECM-Generationswechsel schnell, revisionssicher und ressourcensparend vollziehen, um so moderne ECM Apps mit einem Digital Workspace zu nutzen.

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Mobile Devices wie Smartphones und Tablets revolutionieren unsere Kommunikation und den Umgang mit Informationen. Sie sind essenzieller Teil des Digital Workplace und versetzen Mitarbeiter in die Lage, von „überall auf der Welt“ zu arbeiten. Gerade für Entscheider sind dabei die schnelle Verfügbarkeit sowie der Zugriff auf Unternehmensinformationen und Prozesse – unabhängig von Ort und Zeit – ein elementarer Wettbewerbsvorteil. Nur so sind sie jederzeit handlungs- und entscheidungsfähig!

Wir zeigen Ihnen in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) und mobilen Clients jederzeit auf das gesamte Unternehmenswissen sicher zugreifen und Geschäftsprozesse beschleunigen können.

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Exorbitant hohe Betriebskosten veralteter Mainframes belasten das IT-Budget vieler Unternehmen massiv. Dazu verschwindet die Generation der Mainframe-Spezialisten nach und nach. Alteingesessene Mitarbeiter und mit ihnen das notwendige Wartungs-Know-how scheiden zunehmend aus den Firmen aus!

Wir zeigen Ihnen in diesem Webinar, wie Sie mit einem durchgängigen Migrationskonzept Millionen von Dokumenten und Daten schnell und sicher auf eine zukunftssichere ECM-Plattform migrieren.

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Viele Unternehmen stellt die Masse an unterschiedlichem Schriftgut und geschäftsrelevanten Dokumenten sowie deren strukturierte Dokumentation und Ablage tagtäglich vor große Herausforderungen.

In diesem Webinar zeigen wir Ihnen wie Sie diesen Herausforderungen mit einem ECM-System begegnen, systematisch Ordnung für alle Arten von Daten, Dokumenten und Geschäftsvorgängen schaffen und eine transparente, digitale Schriftgutverwaltung in Form von eAkten realisieren.

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Wer im Rahmen von unternehmensweiter Collaboration gemeinsam an Projekten arbeitet, benötigt eine transparente und stets aktuelle Informationsbasis. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Projektteilnehmer an veralteten Dokumenten arbeiten, wodurch sich ein Projekt empfindlich verzögern oder in Schieflage geraten kann.

Wir zeigen Ihnen in unserem Webinar wie Sie mithilfe eines ECM-Systems eine kollaborative Informationsplattform realisieren, mit der Mitarbeiter standortübergreifend, ohne Medienbrüche und stets auf dem aktuellen Informationsstand zusammenarbeiten.

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Der elektronische Rechnungsversand hat mit ZUGFeRD ein einheitliches und gesetzlich anerkanntes Format erhalten, mit dem Unternehmen die Bearbeitungszeit von Ein- und Ausgangsrechnungen deutlich reduzieren. Hinzu kommt, dass Firmen mit dem ZUGFeRD-Format Erfassungskosten sparen – laut dem BMWi 9,27 Euro pro Rechnung.

Wir zeigen Ihnen in diesem kostenfreien Webinar, wie Sie E-Mail-Rechnungen gesetzeskonform und automatisiert verarbeiten und dadurch die Fehlerquote der Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten senken.

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Die EU und die USA haben sich auf ein Safe Harbor-Nachfolgeabkommen geeinigt: das „Privacy Shield“. Es soll für einen sicheren Datenaustausch personenbezogener Daten zwischen der EU und den USA sorgen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Webinar, wie Sie trotz der nach wie vor unsicheren Rechtslage einen sicheren Datenaustausch in Ihrem Unternehmen realisieren – auch in der Cloud.

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Die Compliance-Anforderungen an Unternehmen aufgrund von Dokumentations- und Nachweispflichten sind enorm. Sie erfordern eine hohe Professionalität von Menschen und Informationssystemen und stellen Unternehmen vor Herausforderungen.

Erfahren Sie, wie Sie mit einem elektronischen DMS sensible Dateien sicher verwalten und mithilfe elektronischer Akten dafür sorgen, dass die Informationen strukturiert abgelegt und damit auffindbar und anwendbar sind.

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Innerhalb eines Unternehmens lassen sich mit elektronischen Akten bereits einfache Genehmigungs- und Freigabeprozesse abbilden. In Kombination mit Postkörben und Workflows liefern sie transparent alle geschäftsrelevanten Informationen an die zuständigen Mitarbeiter zur unmittelbaren Bearbeitung.

In diesem kostenfreien Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem ECM-System und eAkten eine medienbruchfreie und strukturierte Informationsversorgung entlang der Geschäftsprozesse sicherstellen.

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Eine Besonderheit der TGW-Lösung ist die Integration von CAD-2D-Dokumenten, womit Doxis4 auch als Produktdatenmanagement-System (PDM) Verwendung findet.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen derTGW Logistics Group GmbH und SER.

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Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungseingangsverarbeitung wollte bofrost* den Belegfluss beschleunigen und den Zeitbedarf für den Zahllauf reduzieren, so dass Skontofristen effizienter eingehalten werden können. bofrost* entschied sich für automatisiertes Invoice Management mit Doxis4 und einer tiefen SAP-Integration und setzt so seinen hohen Anspruch an die Qualität auch in der Rechnungsbearbeitung um.

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Alle Bauprojekte der Siedlungswerk GmbH im Wohnungs- und Städtebau, sind mit einer hohen Anzahl an Dokumenten verbunden und müssen bereichsübergreifend bearbeitet werden. Mit der ganzheitlichen ECM-Lösung Doxis4 verbessert Siedlungswerk den Projektablauf und die interne Dokumentablage, die Planverwaltung und die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Siedlungswerk GmbH und SER.

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Vor der Doxis4- Einführung gab es lediglich einfache revisionssichere Ablagen von Dokumenten und SAP-Daten. Die Fachbereiche benötigten aber ein international einsetzbares Dokumentenmanagementsystem wie Doxis4, das strukturierte und unstrukturierte Daten effektiv und schnell unter verschiedenen Sichtweisen miteinander verbindet.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Phoenix Contact und SER.

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Die Raffinerie Heide setzt ihre Doxis4 iECM-Lösung auch als Plattform zum Ablauf von dokumentengestützten Geschäftsprozessen ein. In diesem Rahmen wurde der Prozess zur Genehmigung von Projekten aller Art mit Doxis4 BPM sicherer und effektiver gestaltet.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Raffinerie Heide und SER.

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Im Rahmen der Neuentwicklung des über 12 Jahre alten elektronischen Antragssystems sollen neue, effektivere Sollprozesse in der Abteilung Förderung umgesetzt und dazu verstärkt Standardprodukte integriert werden. Als wesentliche Komponente der Gesamtlösung ist ein DMS vorgesehen, um die antragsbegleitenden Dokumente ausschließlich elektronisch ablegen zu können.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Aktion Mensch und SER.

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Das neue Klinikhandbuch sollte den Beschäftigten der LWL- Kliniken möglichst alle in schriftlicher Form fixierten Arbeitsgrundlagen in elektronischer Form an einem Ort bereitstellen. Dazu gehören nicht nur Prozessdarstellungen, sondern auch weitere benötigte Hilfsdokumente wie z.B. Vordrucke, Geschäftspapier-Vorlagen etc. Außerdem sollten die QM-Beauftragten bei der Erstellung, Veröffentlichung und Pflege der QM- Handbücher unterstützt werden. Der Aufwand bei der Vorbereitung der regelmäßigen Rezertifizierungen durch die KTQ sollte ebenfalls minimiert werden.

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Durch die Einführung eines DMS-Systems sollte das Datenvolumen in SAP verringert sowie eine Performance-Steigerung des SAP-Systems erzielt werden. Ähnlich war die Ausgangssituation auf dem Microsoft Exchange Server, der mit knapp 60 GB Datenvolumen zum damaligen Zeitpunkt an seiner äußersten Kapazitätsgrenze angekommen war.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen KNIPEX und SER.

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Bedingt durch Expansion sowie die stark zunehmende Dokumentenmenge stieß das eingesetzte Archivsystem funktional an Grenzen, weshalb man sich 2011 nach einer moderneren, zukunftsfähigeren Alternative umschaute. Aufgrund der jahrelangen ECM-Expertise fiel die Wahl auf SER und Doxis4.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Duravit AG und SER.

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Ziel der Eissmann Group Automotive ist es, sämtliche Informationen entlang der Geschäftsprozesse wirtschaftlich, transparent und ohne Medienbrüche in jedem Prozessschritt zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen setzte sich das ambitionierte Ziel, SAP ERP und Doxis4 InvoiceMaster parallel einzuführen, um ein symbiotisch aufeinander abgestimmtes Vorgehen in beiden Teilprojekten zu ermöglichen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Eissmann Group und SER.

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Das Papierarchiv hatte seine Kapazitätsgrenzen erreicht und der geplante Abriss von Gebäuden würde den Archivraum weiter verringern – in dieser Situation suchte das Centre Hospitalier de Meaux nach einer elektronischen Alternativlösung für die Ablage der Patientenakten, die bis dahin in Papierform aufbewahrt worden waren. Der Zugriff auf die Papierakten war sehr kostspielig gewesen, da die gewünschte Akte manuell im Archiv gesucht werden musste. Zudem war das Papierarchiv zuvor nur an Werktagen und zu den üblichen Arbeitszeiten nutzbar sowie außerhalb dieser Zeiten kaum zugänglich. Das Ziel bestand darin, alle aktiven Patientenakten zu digitalisieren, um sie den Benutzern per Mausklick zur Verfügung zu stellen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen des Centre Hospitalier de Meaux und SER.

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Die Abwicklung von Baumaßnahmen im Bereich der Stadtwerke Bielefeld ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten und einem hohen Dokumentaufkommen.  Als Grundlage für eine einheitliche, strukturierte Dokumentenablage, den jederzeitigen Zugriff und die gewünschten Prozessverbesserungen wurde die elektronische Bauakte (EBA) auf Basis von Doxis4 eingeführt. Sie ist mit SAP PM (Instandhaltung) und FelixX (Abrechnung) eng integriert.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Stadtwerken Bielefeld und SER.

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Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 von SER als unternehmensweite ECM-Plattform. In den vergangenen 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut. Mittlerweile arbeiten ca. 500 Westfalen-Mitarbeiter in nahezu allen Abteilungen mit Doxis4. Mehr als 27 Millionen Belege werden zurzeit im Doxis4 Archiv verwaltet, das tief in SAP integriert wurde. Außerdem im Einsatz: automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit Doxis4 InvoiceMaster.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Westfalen Gruppe und SER.

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Gesucht wurde ein optimales Integrationsinstrument für die Etablierung weltweit einheitlicher Prozesse. Die AUGUST STORCK KG entschied sich 1994 für die Einführung eines zentralen SER-Archivs für die Buchhaltung und hat seither viele weitere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen mit SER-Software unterstützt.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der August Storck KG und SER.

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Die Stadt Göttingen setzt auf eGovernment und hat mit Unterstützung von SER in den ersten Organisationseinheiten die elektronische Aktenführung eingeführt. Statt Papierakten zu wälzen, bearbeiten die städtischen Bediensteten ihre Akten elektronisch. Eingesetzt werden die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV), eine Fachverfahrenslösung mit Schnittstelle zum Fachverfahren Open/Prosoz und eine Beschwerdemanagement-Lösung; alle Lösungen sind mit dem Produkt Doxis4 von SER umgesetzt.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Stadt Göttingen und SER.

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Vor zehn Jahren kam in der Rechtsabteilung der BAUHAUS AG die Idee von einer elektronischen Akte auf, die die herkömmlichen Papierakten überflüssig machen und gleichzeitig die bisherigen Kommunikationswege berücksichtigen sollte. Immerhin mussten pro Jahr 1.500 neue Akten in Papierform angelegt und verwaltet werden. Zu viel Papier, uneinheitliche Aktenführung und volle Schränke behinderten die zügige Abwicklung der unter hohem Fristendruck stehenden Rechtsfälle und der Immobilienverträge.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Bauhaus AG und SER.

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Der Medizintechnik-Spezialist Dürr Dental AG hat die Verarbeitung seiner Lieferscheine und Eingangsrechnungen automatisiert. Die Integration des Doxis4 InvoiceMaster mit dem führenden ERP-System IFS Applications beschleunigt die Rechnungserfassung des schwäbischen Traditionsunternehmens und sorgt für eine effiziente, jederzeit nachvollziehbare Rechnungsprüfung.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Dürr Dental und SER.

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Im HistoryCenter der AUGUST STORCK KG lagern Materialien und Medien aus der über 100- jährigen Geschichte des Unternehmens. Sie stellen einen unschätzbaren ideellen Wert für das Unternehmen mit seinen westfälischen Wurzeln dar. Um diesen Wert über weitere Jahrzehnte zu bewahren, wurde neben einer Umstrukturierung/Optimierung der Aufbewahrung (Lagerort, Klima etc.) der physischen Originale auch ihre Digitalisierung vorgenommen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der August Storck KG und SER.

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Die Konzernleitung der Deutschen Bahn verfolgt seit einigen Jahren das Ziel, verbindliche Standards für die von den Konzerngesellschaften nachgefragten IT-Anforderungen zu etablieren. Angesichts einer Vielzahl von parallel betriebenen DMS- und Archiv-Systemen wurde 2009 als strategisches Ziel die Schaffung einer einheitlichen und zeitgemäßen standardisierten ECM-Basis zur bahnweiten Dokumentenverwaltung über den kompletten Lebenszyklus definiert.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der DB Systel GmbH und SER.

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Rund 2.500 Randstad- Mitarbeiter sind deutschlandweit mit der Vermittlung von Arbeitskräften beschäftigt. Dreh- und Angelpunkt der Geschäftstätigkeit ist der Bewerber- und Mitarbeiterpool. Der jederzeitige, direkte Zugriff auf alle Personaldokumente ist geschäftskritisch für den Personaldienstleister.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Randstad Deutschland und SER.

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Mit bis zu 500.000 Dokumenten pro Projekt – mit Plänen, Verträgen, Abnahmen, Rechnungen, Bilddokumentation, Spezialformaten wie PDF-Karten etc. – und einer zunehmend dezentralen Organisation waren die Dokumente und zugehörigen Prozesse immer schwerer zu managen. Mit der Einführung einer leistungsstarken ECM-Plattform sollten Informationssilos aufgelöst und der begonnene Wandel zur digitalen Arbeitsweise weiter vorangetrieben werden – mit klarem Fokus auf die Abbildung von Geschäftsprozessen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen DEGES und SER.

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Massendatenverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung - bei DER Touristik wird dies seit neun Jahren erfolgreich praktiziert. Mithilfe des Doxis4 InvoiceMaster verarbeitet die Unternehmensgruppe Jahr für Jahr mehr als eine halbe Million Eingangsrechnungen automatisch und spart dabei viel Zeit und Geld. Bereits seit 1999 werden bei DER alle Rechnungsbelege im SER-Archiv revisionssicher abgelegt.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen DER Touristik und SER.

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Der Autofinanzierer FCA Bank Deutschland GmbH, vormals FGA Bank Germany GmbH, ist SER-Kunde seit 1996. Im SER-Archiv wurden seitdem alle Kreditverträge und dazugehörigen Dokumente, Schriftverkehr etc. des Endkundengeschäftes aufbewahrt. Das Mikrofiche-Archiv wurde damals abgelöst. 2014 sollten mit dem Umstieg auf die neueste SER-Produktgeneration Doxis4 auch drei SAP- Systeme (CRM, ECC, BS) an das SER-Archiv angebunden und die elektronische Händlerakte eingeführt werden.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der FCA Bank Deutschland GmbH und SER.

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DHL setzt bereits seit langem auf elektronische Dokumentenarchivierung, vor allem, um diese weltweit zeitnah zur Verfügung zu haben. Das vorhandene Altarchiv bot allerdings keine konsistente Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente und war nur eingeschränkt funktional erweiterbar. Daher beschloss DHL 2010 die Einführung einer einheitlichen, unternehmensweiten DMS-Lösung auf Basis von Doxis4, um mit dem Partner HP eines der größten kommerziellen Dokumentenarchive weltweit aufzubauen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen DHL Express und SER.

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Die Objektverwaltung der EDEKA Nord bildet eine eigene Abteilung mit ca. 30 Mitarbeitern in den Bereichen Bestandsführung/Facility Management, Betriebsberatung sowie Standortsicherung. Zu jedem Objekt gibt es eine Akte, die bei großen Märkten sehr umfangreich sein kann, mit Plänen, Abnahmen, Verträgen, laufenden Rechnungen etc. Ziel war es daher, die Dokumente in elektronischen Objektakten schnell und unkompliziert papierlos bereitzustellen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen EDEKA Nord und SER.

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Ein unternehmensweit einheitliches Informationsmanagement war das Ziel, als sich die Eissmann Group Automotive 2010 für Doxis4 von SER entschied. Bisher realisiert sind die unternehmensweite Archivierung, elektronische Lieferantenakten und die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit workflowgesteuerter Rechnungsprüfung. Weitere Projekte werden zurzeit umgesetzt, z.B. elektronisches Vertragsmanagement und Gelangensbestätigung.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Eissmann Group und SER.

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Die Zusammenarbeit mit einem Großkunden und die Kooperation mit dessen hausinternen Abteilungen machte für die ikw dann einen standortübergreifenden Prozessablauf und Zugriff auf Dokumente nötig, damit die Auskunftsbereitschaft an den unterschiedlichen Standorten jederzeit gewährleistet werden kann. Die SER- Lösung sollte die elektronische Sach- und Vorgangsbearbeitung unterstützen und für eine dauerhafte Aufbewahrung der Dokumente in den elektronischen Debitorenakten sorgen.

Lesen Sie in unserem Short Best Practice alles über die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der ikw und SER.

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Vor der DMS- Einführung im Vorstandsressort gab es eine redundante Datenhaltung in Gruppenlaufwerken, Lotus-Notes-Datenbanken und Drittanwendungen. Der Dokumentenaustausch erfolgte per E-Mail-Korrespondenz. Um die Zusammenarbeit und Kommunikation im Ressort zu verbessern, sollte ein bereichsübergreifend einheitliches ECM-System zur strukturierten, elektronischen Ablage und Recherche von Dokumenten eingeführt werden. Das System unterstützt aktiv die Arbeit aller Führungskräfte und Mitarbeiter in den vier Themenfeldern des Ressorts.

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Der Landschaftsverband Westfalen Lippe (LWL) hat sich für den umfassenden Einsatz der Doxis4 iECM-Lösungen sowohl im Bereich der LWL-Kliniken als auch in der Verwaltung entschieden. Ein Schwerpunkt im medizinischen Bereich war der Aufbau eines Qualitätsmanagement-Handbuchs für die LWL-Kliniken. Um die Pflege des Handbuchs zu erleichtern, wurde es in elektronischer Form auf Basis des Doxis4 QM-Handbuches von SER aufgebaut.

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Vor Einführung des optischen Archives kam die komplette Post der LBS Rheinland-Pfalz als Papier in die Sachbearbeitung - täglich 50 bis 100 Papierpostkorbeingänge. Das Suchen nach Papierdokumenten in den herkömmlichen umfangreichen Aktenordnern war zeitaufwendig und lästig. Heute befinden sich 43 Mio. Dokumente im Doxis4-System von SER. Zahlreiche elektronische Akten wurden eingeführt, z.B. Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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8.500 niedergelassene Ärzte vertrauen bei der Abrechnung ihrer Privatliquidationen auf fast 90 Jahre Erfahrung der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen (PVS). 2008 entschied sich die PVS für ein elektronisches Archiv von SER, da das Bestandssystem nicht skalierbar war und nicht mehr adäquat weiterentwickelt wurde. Mittlerweile nutzt die PVS Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, Workflow, Capture und SmartOfficePlus aus der Doxis4iECM-Suite.

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Mit der Loslösung von der damaligen Konzernmutter Shell wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Der Neustart als eigenständiges Unternehmen innerhalb der Klesch-Gruppe erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft mit SAP- und ECM-System.

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Die perfekte Symbiose! ECM trifft BPM – auf einer Plattform

Wie können Sie mit nur einer Lösung Ihre Daten und Dokumente besser in Ihre Geschäftsprozesse einbinden und dabei jederzeit flexibel auf Veränderung reagieren?
Antworten darauf erhalten Sie in unserem neuen Video! Erfahren Sie, wie Doxis4 Informationen und Vorgänge auf nur einer Plattform vereint!

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Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

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Die eAkte – Mehr als nur digitale Papierordner

Elektronische Akten beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen. Erfahren Sie, wie elektronische Akten in Doxis4 von SER Ihre tägliche Arbeit erleichtern.

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Adaptive Case Management - Was ist das?

Wir zeigen Ihnen in unserem praktischen Erklärvideo, was Adaptive Case Management ist und wie es Ihrem Unternehmen hilft, Prozesse situationbedingt anzupassen.

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SAP SE bestätigt hiermit, dass die ABAP-Schnittstellensoftware für das Produkt InvoiceMaster 8.3 für die Intergration mit SAP NetWeaver 7.40. über das SAP-Integrationsszenario ABAP Add-On Deployment für SAP Enterprise Resource Planning zertifiziert wurde.

Dieses Zertifikat bestätigt die technische und syntaktische Konsistenz des Add-Ons gemäß dem SAP-Zertifizierungsverfahren.

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SAP SE bestätigt hiermit, dass die Schnittstellensoftware für das Produkt Doxis4 HCS 07.02 für die Intergration mit SAP NetWeaver über das SAP-Integrationsszenario BC-AL 6.20 zertifiziert wurde.

Dieses Zertifikat bestätigt das Bestehen von Produktmerkmalen gemäß dem SAP-Zertifizierungsverfahren.

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SAP SE bestätigt hiermit, dass die Schnittstellensoftware für das Produkt DOXiS4 webDAV Connector for ILM 01.00 für die Intergration mit SAP NetWeaver über das SAP-Integrationsszenario BC-ILM 3.0 zertifiziert wurde.

Dieses Zertifikat bestätigt das Bestehen von Produktmerkmalen gemäß dem SAP-Zertifizierungsverfahren.

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